母集団形成とは？手法と20の解決策、企業の改善事例をご紹介

採用活動で「母集団形成」に悩む、経営者・人事・採用担当者が増えています。母集団形成とは、自社の求人に応募する学生・求職者を集めることです。集めた母集団がその後の選考に進むため、採用成否を左右する重要な採用プロセスと言えます。

しかし、ここ数年で中小企業だけでなく、大企業ですら母集団形成が上手くいかないという声が増えているのをご存じでしょうか？

本記事にたどり着いた方の中にも、「思うように求人に応募が集まらない」「以前と比較して応募が集まりづらくなって計画通りに採用できない」「応募があっても求める人材は少ない」とお悩みの方も多いと思います。

そこで今回は、「母集団形成」の基本的な用語解説から、母集団形成に役立つ10種類の採用手法や母集団を改善した20の解決策、実際の企業事例までご紹介します。母集団形成の悩みをまとめて解消できるノウハウが満載となりますので、ぜひご参考ください。

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母集団形成とは？

採用活動における母集団形成とは、「自社求人に応募してくれる人」を集めることです。新卒採用における母集団形成では学生を集め、中途採用の母集団形成では経験者や異業種からの転職希望者を集めることになります。

母集団形成に悩みがある場合、大きく分けて「数」と「質」の2種類に分けられます。

母集団形成の「数」に課題

母集団形成の数で悩んでいる場合は、シンプルに「求人への応募数が少ない」という課題です。応募者を集め、書類選考し、通過した人が面接を受け、内定へと進んでいくことになるので、最初のステップである「母集団形成」ができないと、その後の採用プロセスに進む人が少なくなり、採用成功するのが難しくなります。

以下は母集団形成ができている場合と、できていない場合のモデルケースです。

母集団形成が上手くいっている場合は2～3名が入社しているのに対し、母集団形成が上手くいかなかった場合は0～1名。場合によっては0名で採用できないケースもあるということです。このように、各採用工程の通過率が同じだったとしても、母集団形成によって採用の明暗が分かれるため、改善が非常に重要になります。

母集団形成の「質」に課題

どれだけ応募を集めても、求める人材がいなければ意味がありません。また応募の間口を広げすぎた結果、採用できない人からの応募が増えて、選考のために経営者・人事・採用担当者の負担が増えるといったリスクも考えられます。

そのため、自社の求める採用要件・採用基準を満たす人材の母集団形成を最大化することこそが重要です。

母集団形成の重要度が高まる理由

母集団形成の重要度が高まっている理由は、一言で言うと「以前より採用が難しくなっているから」です。採用が難しくなっている背景には多くの要因が関与していますが、特に大きな理由は「少子高齢化・労働人口の減少」と「選考辞退の増加」の２点です。

少子高齢化・労働人口の減少

日本は少子高齢化の傾向が著しく、それに伴って労働人口が減り続けています。これはつまり、「人材の希少化」が進んでいるということです。人材の希少化が進むことは、「求職者」にとっては有利なことです。厚生労働省が発表している有効求人倍率の推移をご覧ください。

 
この値が「1.0倍」を超えると、求職者に有利な売り手市場と言われています。長年、有効求人倍率は1倍以上を推移しています。コロナ禍で求人が減った時期でも、1倍を割ることはありませんでした。

「人材」よりも「人材を必要としている企業」が多くなれば、応募の取り合いになります。有効求人倍率は上昇を続けているため、母集団形成に悩む企業も増えているというわけです。

選考辞退の増加

「人材の希少化」が進むということは、1人の求職者が複数社から内定をもらうケースが増えるということでもあります。求職者は複数社の中から1社を選んで内定を承諾するため、残りの企業は選考辞退となります。

直近1年以内で中途採用を行なった企業にアンケートを実施したところ、約9割の企業で選考辞退が発生しているという結果に。さらにその2社に1社で、以前に比べて選考辞退が増えていることがわかりました。

 
面接辞退率・内定承諾率が低下しているということは、採用プロセスのどこかの値を引き上げなければこれまで通りの採用人数は確保できません。そのため、多くの企業で以前に増して「母集団形成」が重要課題となっています。

母集団形成を行なう5つのメリット

母集団形成には、以下の5つの重要なメリットがあります。

採用成功率の向上

これまで解説してきた通り、母集団形成は採用工程の最初のステップ。応募がどれだけ集まるかによって、その後の採用成否が大きく左右されます。採用の成功率を高めるためにも母集団を集めることが、何よりも重要です。

優秀な人材を採用しやすい

人材の厳選は応募が集まらなければできません。「母集団が形成できなかったが、採用しないことには現場が成り立たない」という場合は、採用要件・採用基準を下げてでも内定を出すケースもあると思います。自社で活躍する優秀な人材を採用するためにも、厳選できるだけの応募数を集める必要があります。

採用のミスマッチ防止につながる

「経験・知識・能力・スキル」だけでなく、「性格」や「価値観」なども考慮して採用することで、早期離職を防ぎ、入社後の活躍率や定着率を高められます。こうした性格・価値観とのマッチングも、応募が集まって初めて実現できることです。より精度の高い見極めを行なうためにも、まずは母集団を集める必要があります。

採用計画を最適化できる

母集団形成ができると、過去の採用プロセスの歩留まりから採用人数を試算できます。例えば、【1章：母集団形成とは？】の歩留まりの場合、母集団が30名なら、入社するのは2～3名といったイメージです。
 
こうした母集団形成を把握していると採用計画の進捗と照らして、早期に改善の手を打ちやすくなります。母集団が足りない場合は、改善に取り組んだり、他の採用手法との併用を検討したり、進捗が悪い採用手法・採用媒体からの乗り換えを検討したりできます。

経営目標を達成しやすくなる

経営目標を達成するために必要な「採用戦略・人事戦略」を立てるのも、人事の役目です。優れた採用戦略は、「いつまでに、どの部署で、どんな人を、何名採用する必要があるか」だけではなく、「どのようにその採用成功させるか」まで練られています。
 
採用戦略を立てられるようになれば、母集団も形成しやすくなり、自ずと経営目標の達成にも近づきます。
 
採用戦略の立て方の詳細は、以下の記事で解説しておりますのでご参考ください。

 
▼採用戦略とは何か？│戦略の立て方とメリットを徹底解説！▼

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母集団形成における新卒採用と中途採用の違い

母集団形成は、新卒採用と中途採用においてポイントが異なります。特に重要なのが「時期」と「訴求」です。

 
時期の違い

新卒採用は「学生」を対象にしています。近年は「就活ルール」に縛られない採用活動が展開されていますが、基本的には学生の就活にあわせて行ないます。そのため周りの動き出しに遅れないように、いかに自社を知ってもらうかが、新卒採用における母集団形成のポイントです。

一方で中途採用は、企業が必要なタイミングで、1年中いつでも採用活動を行なうことができます。しかし、中途採用市況には時期によって特色があり、採用開始のタイミングによって母集団形成の難易度が異なります。

中途採用を行なう際は、こうした時期による求職者・求人募集企業の動きの違いを押さえておきましょう。中途採用の時期による違いの詳細は、以下の記事で解説しておりますので合わせてご参考ください。
 
▼中途採用に最適な時期とは？｜効果が出やすいタイミングを徹底解説！

訴求の違い

新卒採用の採用ターゲットは企業によって異なるものの、「学生」という点では同じです。そのため、「学生」をターゲットにしているため、求人の訴求軸が似通うケースが少なくありません。同じ学生というターゲットに、いかに自社の魅力を伝えるかが重要になります。

一方で中途採用の場合は、採用で狙うターゲットの選択肢が広がります。ターゲットが幅広いということは、それに合わせた訴求の選択肢も多く、選択次第で母集団が大きく変わります。

例えば、「職種未経験者」を採用で狙うなら、自分でも通用するのか教育制度が気になるはずです。反対に「職種経験者」を採用で狙うなら、「前職と比較して何が変わるのか」が気になるポイントになります。

また、転職市場にいる人の多くは「1度は社会を経験者したことがある人」です。仕事が楽しいことばかりではないことを知っているため、仕事の厳しさを理解している人に、いかに自社を選んでもらうのかが採用成功を左右します。そのため、中途採用では情報の量や信ぴょう性（クチコミ）等がより重要になります。

母集団形成に役立つ10の採用手法

様々な採用手法の中から自社に合ったものを選択する、もしくは複数の採用手法を併用するのも、母集団を形成する上で有効です。
 
そこで、代表的な採用手法を10個に絞り込んでご紹介します。

求人サイト（新卒採用サイト・転職サイト）

新卒採用向けの就活サイトや、中途採用向けの転職サイトが、求人サイトにあたります。求人サイトはご紹介する10の採用手法の中でも、母集団形成に特に適しているサービスです。Web上で募集エリア近隣の方はもちろん、UIターンを考えている不特定多数の大人数に、貴社求人を見てもらえるチャンスがあります。そのため、上手く活用することで大量の母集団を形成できる可能性があります。

求人誌

フリーペーパーなどに代表される採用手法が求人誌。新聞の広告欄や求人チラシも、紙媒体の求人広告という点で近しい存在です。求人誌が設置されるエリアが限定的なため、求人サイトほど母集団形成に適しているとは言えません。その反面、コストを抑えて、勤務地近隣にお住まいの方からの応募を集めるのには適しています。

合同説明会

転職フェアや大学向けの合同説明会などがあります。数社～数百社の企業がブースを出店し、求職者と出会うイベントです。人材サービスを営む会社が主催するフェア、地方自治体が主催するフェアなど、様々な団体が主催しています。また職種別・業界別フェアなど、特定分野に絞ったフェアなどもあるので、自社の狙う人材に適した合同説明会を選択すると、より効果的です。
 
母集団形成できるは、合同説明会自体の集客数や、自社ブースの集客力によって左右されます。母集団形成の難易度は高くなりますが、合同説明会では求職者に直に会い、企業の魅力をプレゼンできるため、文章以上に求職者の心を動かすことができます。

ハローワーク

ハローワークとは厚生労働省が管理する職業紹介事業です。企業（事業所）の住所を管轄するハローワークに申し込みを行なうことで、「求人票」をハローワークに掲載できます。
 
ハローワークの最大の魅力は、無料で利用できることです。ただその反面、求人掲載企業数＝ライバルの数も多く、多くの母集団を形成するのには向いていません。

採用ホームページ

自社ＨＰに求人情報を掲載する、採用専用のＨＰを作成するといった手段で、応募を募る方法です。求人サイトや求人誌、ハローワークなどは求人の項目が決まっているのに対し、採用ホームページは自社の持ち物なので、自由度高く会社や仕事の魅力をアピールできます。
 
ただし、自社の知名度がない限り、採用ホームページ経由で大量の母集団を形成するのは難しいでしょう。採用ホームページは、求人サイトや求人誌などにURLを記載することで、「求人では伝えきれなかった会社・仕事の魅力」を補足するツールとして活用するのが有効です。

人材紹介

人材紹介会社のエージェントに、求職者を紹介してもらうサービスです。人材紹介会社は、入社が決まった時に紹介料が発生する「成功報酬型」。相場は採用が決定した人材の年収金額の30％～35％ほどと他の採用手法と比較しても、費用は高まる傾向にあります。
 
そのため、人材紹介は母集団を大量に集めるというより、「求める経験・知識・能力・スキルが高い募集で、マッチ度の高い人材を厳選して集める」ことに向いています。

ダイレクトリクルーティング

近年のトレンドになりつつある採用手法であるダイレクトリクルーティング。求人サイト・求人誌・ハローワーク・人材紹介が「応募や紹介を待つ」サービスなのに対し、ダイレクトリクルーティングは企業が自社にマッチした人材に、直接スカウトメールなどでアプローチする「攻め」の採用手法だと言われています。
 
応募を集めるためには、企業の人事・採用担当者自身でスカウトメールを送る必要があります。そのためダイレクトリクルーティングで大量の母集団を形成しようとすると、人事・採用担当者の負担がかさみます。ダイレクトリクルーティングも自社とマッチ度の高い方を厳選して、母集団を形成するのに向いています。

リファラルリクルーティング

自社社員などから知人・友人を紹介してもらい、採用に繋げる手法です。昔で言うところの「縁故採用」に近いですが、より制度を整え、全社的な取り組みとして行なうのが、リファラルリクルーティングです。
 
リファラルリクルーティングは紹介者が自社の社員ですので、自社の風土、紹介する知人・友人の人間性をよく理解していることになります。そのため、自社に適した人材と出会える可能性が高くなります。ただその反面、採用計画通りに母集団形成できるかは自社社員の紹介数に依存するため、「紹介インセンティブ」の導入など適切な制度設計が必要です。

インターン採用

インターンシップとは、学生が希望する企業で職場体験することができる制度です。以前の就活ルールでは、インターンシップを採用選考に直結することは禁止されていました。
 
しかし、2022年6月にルールが改正。2023年から一定の基準（※）に準拠するインターンシップで得られた学生情報については、その情報を採用活動開始後に活用可能となりました。
 
企業側は新卒採用開始前に優秀な学生を発掘したり、自社の魅力をアピールしたりできるメリットがあります。ただし、学生からすると同時に経験出来るインターンシップには限りがあります。そのため、数あるインターンシップ候補の企業から、自社が選ばれる工夫をしなければ、インターン採用で母集団を形成するのは難しいと言えます。

アルムナイ採用

一度、退職した社員を再び自社で採用する手法です。出戻り採用などとも言われています。元々、アルムナイとは「卒業生・同窓生」という意味の言葉で、転じて企業の退職者・OB・OGを指します。

元々、自社で仕事をしていた人材を再雇用するので即戦力としての活躍が期待できます。ただし、退職者だけで採用を賄うのは難しいので、アルムナイ採用は母集団形成には向いていません。他の採用手法と併用するのがオススメです。

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母集団形成できないときの20の解決策

母集団形成が上手くいかないときのために、具体的な解決策を20個ご紹介します。

1. 採用媒体を変える

求人サイトAから、求人サイトBに変えるなど、採用媒体を変えることで母集団形成が改善するケースは少なくありません。媒体によって保有している会員が違ったり、提供しているサービスが異なったりするため、まずは気軽に相談してみるのがオススメです。

2.採用手法を変える

求人サイトから人材紹介に変えるなど、採用手法そのものを変えてしまうという選択肢があります。採用手法ごとに特徴があるため、自社の求める人材に合わせた採用手法が何かを検討しましょう。

3.採用手法を併用する

採用人数によっては、複数の採用手法を同時に併用することも大切です。例えば、求人サイトとダイレクトリクルーティングを同時に利用して短期間で母集団を形成したり、無料で掲載できるハローワークで通年採用を行ないつつ、優先度の高い職種の採用は求人サイトを活用したりといったケースも考えられます。 

4.求人の露出量を上げる

求人の露出量とは、自社求人が求職者に見られる「頻度」のことを指します。利用プランによって求人の露出量が変わることも多いため、母集団が集まらない場合は、プランの見直しも検討しましょう。

5.求人の情報量を増やす

転職は人生において重要な決断。安心して勤務先を選ぶためにも、情報は多いにこしたことがありません。自社求人の情報が少ないと、他社に見劣りしてしまって応募が減る可能性があります。

6.求人の書き方を改善する

同じ会社・仕事でも、求人の書き方次第で応募数に数倍の差が出ることは珍しくありません。自社の魅力を以下に伝えるかが、母集団形成の改善においては特に重要です。
 
実際の求人項目別の応募が集まる求人の書き方は以下の記事でご紹介しておりますので、ぜひご参考ください。
 
▼求人広告の書き方│求職者にアンケート調査して分かった効果を出す方法

7.求人で狙うターゲットを明確にする

残業が少ない会社で働きたい人と、残業してでも稼ぎたい人を狙う場合とでは、求人で伝えるべき内容が異なります。自社の魅力を整理して、どんな人に魅力が刺さりそうか、求人で狙うターゲットを明確にしましょう。

8.社員アンケートで自社の魅力を整理する

求人で伝える魅力について迷ったら、社員アンケートを行なうのも有効です。特に社内の中途入社者を対象にアンケートを行なうと、「前職と比較した自社の魅力」を洗い出しやすくなります。

9.待遇を相場に合わせる

待遇が相場よりほんのわずかに低かった企業が、待遇を相場に合わせただけで、応募数が数十倍になったケースもあります。待遇の相場については、求人サイトを運営している採用支援会社や人材紹介会社に確認するのが早いです。

10.魅力的な福利厚生を追加する

給与と同様に、福利厚生も応募意欲を左右する要素です。住宅手当など、求職者や従業員満足度が高い福利厚生があれば、金額まで詳細に求人に記載すると採用を有利に運べます。
 
求職者人気が高い福利厚生については以下の記事でご紹介しておりますので、合わせてご覧ください。
 
▼採用強化につながる福利厚生とは？ 求職者に喜ばれる制度

11.求人で画像を効果的に活用する

画像は文字の「7倍」の情報を伝えられると言われています。例えば、画像で社員の仲の良さを伝えたり、商品画像で仕事理解を促したり。画像を効果的に活用しましょう。

12.求人で動画を効果的に活用する

動画は文字の「5000倍」の情報を伝えられると言われています。画像と比較しても動きがある分、文字情報では伝えにくい、会社の雰囲気・風土を伝えるのにも適しています。

13.スカウトメールを送る

求人サイトのスカウトメール機能を活用できていないのであれば、まずは送ってみましょう。求職者からの応募を待つだけではなく、自分からアプローチすることで母集団を増やせる可能性が高まります。

14.スカウトメールの文面を改善する

人手不足に悩む企業が増えているので、求職者のもとには多くのスカウトメールが届いています。数あるスカウトメールの中で自社のスカウトに興味を持ってもらうためには、件名や文面を工夫することが重要です。
効果的なスカウトメールの書き方は以下でご紹介しておりますので、ぜひご活用ください。
 
▼エン転職のスカウトメール機能とは？丨料金から効果的な文面の作り方まで解説

15.採用ページをつくる

大半の求職者が、就職活動中に、求人だけではなく企業の「採用ページも見る」と回答しています。「採用ページは見られる」という前提で、求人では伝えきれなかった会社・仕事の魅力を伝えると、採用を有利に運べるはずです。

16.企業クチコミサイトに自社のクチコミを投稿してもらう

求人、採用ページと合わせて求職者に見られているのが、企業のクチコミサイトです。飲食店を利用するとき、ネットで買い物をするときに「クチコミ」を参考にする人が多いように、就職・転職活動でも「社員・元社員のクチコミ」を調べることが当たり前になっています。
 
求職者へのアンケート調査では、企業クチコミサイトに応募検討中の企業のクチコミがないと応募をためらってしまうという声もありました。まずは企業クチコミサイトに自社のクチコミがあるかを調べてみましょう。

17.選考回数を減らす

求人の段階で面接回数が多いと分かると、応募意欲が低下してしまいかねません。1次面接・2次面接をまとめて行なうなど、選考回数を減らすことを検討しましょう。
 
目安として、応募から内定までの平均期間は2週間と言われています。2週間より早いほど、他社より先に内定を出して辞退を軽減しやすくなります。

18.紙の履歴書の提出をなくす

紙の履歴書の提出・郵送が必須の場合は、Web履歴書で代替できないか検討しましょう。紙の履歴書を購入して書かなければならない分、求職者の負担が増えて、応募をためらう懸念があります。

19.採用上の競合他社を分析する

自社勤務地と同じエリア・同じ職種で求人を掲載している、「採用上の競合他社」を調べてみましょう。待遇の相場や打ち出しを踏まえて、差別化を図ることで、母集団を形成しやすくなります。

20.リモートワークを取り入れる

ここ数年の採用トレンドとして、「リモートワーク（在宅勤務）」を希望する人が急増しています。コロナ禍の影響でリモートワークは急速に浸透しましたが、現在も自宅で働くことを希望する人が少なくありません。
 
任せる仕事内容にもよりますが、リモートワークを導入することで、勤務地も問わなくなり母集団形成の大幅な改善に期待できます。
 
最新の採用トレンドは以下でご紹介しておりますので、採用活動の参考にしてください。

 
▼【2023年版】最新の採用トレンドを分析！ これからの中途採用に求められる対応とは？▼

母集団形成に悩んでいた企業が解決した事例

以下で採用活動中の工夫により、「応募の数を改善した事例」、「応募の質を改善した事例」をまとめています。
 
実際に掲載された求人広告とその応募数や面接数、内定数、入社数も公開しておりますので、参考になる事例が必ずあるはずです。ぜひご覧ください。

▼応募の数を改善した企業事例▼

▼応募の質を改善した企業事例▼

まとめ

母集団形成は多くの企業にとって深刻な悩みですが、改善策は無数にあります。本記事でご紹介した母集団形成の解決策もほんの一部でしかありません。

一方で選択肢が多いだけに、「何から手を付けたら良いのか分からない」「自社にはどの解決策が適しているのか迷ってしまう」という方も多いと思います。

採用でお悩みであれば、ぜひ『エン転職』にご相談ください。『エン転職』は日本最大級となる1000万人の会員を保有する、中途採用向け求人サイトです。
  
 
エン転職は、ただ応募を集めるだけでなく、他社と差別化する方法や、貴社で活躍・定着する可能性が高い方からの応募を集める方法をご提案いたします。
 
 
エン転職を利用するかどうかは、採用戦略を考えてからご判断いただければと思います。まずはお気軽にご相談ください。

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