【面接官の基礎知識】面接の進め方と押さえておくポイント

面接を受ける女性


採用活動で行う面接には、自社が求める人材にマッチする応募者を見極めたり、会話を通して企業と応募者がお互いの理解を深めたりする目的があります。

効率的かつ精度の高い面接を行うには、応募者の本音や適性を把握するための質問と、魅力づけ行うための情報を提供することが重要です。

面接官を担当することになった人事・採用担当者のなかには、「どのような流れで面接を行うのか」「質問や評価を行うときに押さえておくポイントはあるのか」などと疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、面接官向けの基礎知識として、基本的な面接の進め方と押さえておくポイントについて解説します。


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目次[非表示]

  1. 1.採用面接の基本的な進め方
    1. 1.1.①アイスブレイク
    2. 1.2.②企業や求人に関する説明
    3. 1.3.③応募者による自己PR
    4. 1.4.④企業から応募者への質疑応答
    5. 1.5.⑤応募者から企業への質疑応答
    6. 1.6.⑥クロージング
  2. 2.面接の際に押さえておくポイントとコツ
    1. 2.1.①面接官としての心得を意識する
    2. 2.2.②評価項目・基準を統一する
  3. 3.まとめ


採用面接の基本的な進め方

1対1で実施する採用面接では、応募者との質疑応答が中心となります。事前に質問や流れの想定シナリオを考えておくことがおすすめです。

一般的な採用面接の流れは、以下のとおりです。


①アイスブレイク

応募者と最初に顔を合わせた際に、アイスブレイクを実施します。アイスブレイクとは、初対面の人との緊張をほぐすためのコミュニケーションのことです。

選考に関する質問をする前にアイスブレイクを取り入れることで、応募者の緊張がほぐれて話しやすい雰囲気をつくれるようになります。その結果、応募者とのコミュニケーションを活発にしたり、本音を引き出したりする効果が期待できます。


▼アイスブレイクの例

  • 「今日はとても暑い(寒い)ですね」
  • 「ここ(面接会場)までに道に迷わなかったですか?」
  • 「今日は電車で来られたのですか?」


②企業や求人に関する説明

質疑応答を始める前に、企業や求人の趣旨について簡単に説明をします。

企業や求人の内容について応募者との認識をすり合わせておくと、「思っていた仕事と違った」というミスマッチを防げるようになります。

また、面接官の自己紹介を併せて行うことで、そのあとコミュニケーションで応募者が心を開きやすくなると期待できます。


▼最初に説明しておくとよい内容

項目

内容

面接官の情報

  • 面接官の氏名
  • 所属部署
  • 勤続年数
  • 普段の業務内容

会社の概要

  • 事業内容
  • 営業店舗数
  • 取り扱っている商材

求人募集の目的

  • 退職に伴う人員補充
  • 事業拡大に伴う増員
  • 新ポジションの採用

募集内容

  • 採用する職種や役職
  • 入社後に担当してもらう業務


③応募者による自己PR

面接官の自己紹介と企業や求人の説明が終わったあとは、応募者に自己PRをしてもらいます。その際は、履歴書や職務経歴書の内容と相違がないかを確認するとともに、論理的な話し方ができているか、募集する仕事内容に応じた自己アピールが出来ているかなどもチェックすることがポイントです。


▼自己PRの質問例
「簡単で構いませんので、これまでの経歴も踏まえて自己紹介をお願いします」


④企業から応募者への質疑応答

応募者による自己PRを終えたら、面接官から応募者への質疑応答を行います。

質疑応答では、応募者の職務への適性・能力・人柄・価値観などを知るための情報を引き出す必要があります。一問一答で終わらせずに、「なぜ」の質問を繰り返して本音を深掘りしていくことが重要です。

質問する内容には、志望動機や前職での職務内容、退職理由、希望とする働き方、キャリアプランなどを含めるようにします。


▼企業から応募者への質疑応答の例

  • 「なぜ当社に応募したのですか?」
  • 「差し支えなければ、前職を退職された理由をお聞かせいただけますか?」
  • 「前職では主にどのような業務をされていたのですか?」
  • 「働くうえで何を重視されますか?」
  • 「将来のキャリアプランをお聞かせください」


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⑤応募者から企業への質疑応答

面接官による質疑応答のあとは、応募者からの質問に回答する時間を設けます。

応募者からの質問は、あいまいにせず正直に回答するとともに、質問内容に合わせて自社の魅力を盛り込むことがポイントです。

質問に対してプラスαの回答をすることで、自社で働くメリットや魅力が伝わり、入社意欲の醸成につながると期待できます。


また、面接で入社意欲を高める重要な要素として「面接官の態度」があげられます。面接官の態度で気を付けたいポイントについては以下の記事で解説しておりますので、あわせてご覧ください。


▼面接官の態度で気をつけることは? 応募者からの好感度を高める4つのポイント

  面接官の態度で気をつけることは? 応募者からの好感度を高める4つのポイント 採用活動の一環として行う面接は、応募者との直接的なやり取りを通じて相互理解を深める機会となります。面接官の態度に問題があり、応募者に不快な思いをさせてしまった場合には、会社のイメージ低下につながり優秀な人材を逃してしまう可能性があります。応募者を逃がさないためにも、いかに会社に対してよい印象を持ってもらえるかが重要です。この記事では、人事・採用部門の担当者さまに向けて、面接官の態度で気をつけることや、好感度を高めるポイントについて解説します。 エン・ジャパン株式会社



▼応募者から企業への質疑応答の例

話し手

面接官

「聞いておきたいことや気になることはありますか?なんでもかまいません」

応募者

「残業は月にどれくらいあるのでしょうか?」

面接官

「平均〇時間ほどです。忙しい時期には事前に業務調整を行い、チームで

フォローできるようにしています」


上記の例では、平均的な残業時間を正しく伝えたうえで、業務調整やフォロー体制によって一人の従業員に負担が偏らないように配慮していることをアピールしています。


⑥クロージング

質疑応答が終わったら、最後にクロージングを行います。

クロージングでは、面接に来てくれたことのお礼の言葉を伝えたうえで、面接後の流れや選考結果の通知を行う日程・方法などを説明します。また、応募者が退出する際は、挨拶をしてお見送りを行うことも重要です。


▼クロージングの例

  • 「本日はお越しいただきありがとうございました、最後に聞いておきたいことはございますか?」
  • 「〇日までに電話(またはメール)で選考結果を通知いたしますので、ご確認お願いいたします」


なお、こちらの記事では面接に使える質問集を紹介しています。併せてご覧ください。

  【面接官必見】採用面接の質問100選!見極めたい能力別の質問を紹介 新卒採用・中途採用どちらにも使える面接質問を100個ご紹介します。コミュニケーション能力や主体性など人事が見極めたい能力別に質問をまとめました。面接で本音を引き出す質問テクニックやNG質問、面接官としてスキルアップする方法なども解説しています。 エン・ジャパン株式会社



面接の際に押さえておくポイントとコツ

面接を行う際は、面接官の言動や評価のばらつきに注意する必要があります。押さえておくポイントは、以下のとおりです。


①面接官としての心得を意識する

面接官は、企業の顔として応募者と接する人物となります。応募者への対応によって企業の印象が左右されるため、誠実な姿勢とマナーのある言動を心がける必要があります。

また、面接官個人の先入観で判断してしまわないように、公平で客観的な視点を持つことが重要です。


▼面接を行うときのポイント

  • 応募者の言葉を否定せず、傾聴の姿勢を示す
  • 対等な立場を意識して、相互理解を深めるためのコミュニケーションをとる
  • 先入観を排除する
  • NGとされる質問に注意する


なお、面接官の心得や聞いてはいけない質問については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

  【質問例つき】面接で聞いてはいけないこととは? 令和の時代で禁止されている質問例を紹介! 採用面接では、公正な採用選考が義務づけられており、厚生労働省は特定の質問事項について、人権尊重の観点から配慮すべきとしています。人事・採用担当者は、意図しない職業差別を防止するために、どのような質問が禁止されているのか理解を深めておくことが必要です。 禁止されている質問事項は細かく定められているため、「どのような質問をしてはいけないのか」「質問する際の注意点はあるのか」などと気になる方もいるのではないでしょうか。 この記事では、採用選考の基本姿勢を踏まえつつ、面接で聞いてはいけないことについて質問例とともに紹介します。 エン・ジャパン株式会社


②評価項目・基準を統一する

面接官の主観によって評価が左右されないように、あらかじめ評価項目・基準を決定しておくことが重要です。

面接評価シートを作成して評価したい項目と基準を設けることで、面接官による評価のばらつきを防止できます。また、評価項目・基準を統一すると、自社が求める人材を見極める精度が高まり、採用ミスマッチを防ぐことにもつながります。


▼面接評価シートに記載する項目

項目

内容

スキル

  • 資格
  • 同業種での勤務経験
  • 習得言語

ビジネスマナー

  • 身だしなみ
  • 言葉遣い

思考・行動力

  • 論理的思考力
  • 積極性
  • 協調性

人間性

  • ストレス耐性
  • 責任能力
  • 社風への共感性


なお、面接評価シートの作り方の手順と運用ポイントはこちらの記事で解説しています。

  面接評価シートとは? 採用に活用できる作り方の手順と運用のコツ 採用面接では、多くの応募者のなかから自社の人材要件にマッチする人材を見極める必要があります。 しかし、「面接官の勘や経験などの主観によって判断している」「求める人材の要件は定義しているものの、評価基準が曖昧になっている」といった状態では、面接官によって評価にばらつきが生じやすくなります。 面接官による評価基準を統一して、応募者を客観的に判断するためには、“面接評価シート”を活用することが有効です。 この記事では、面接評価シートの概要や作り方の手順、運用のポイントについて解説します。 エン・ジャパン株式会社


面接評価シートはこちらからダウンロードしていただけます。ぜひご活用ください。

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  エン転職|面接評価シート 面接の見極め精度を高める「面接評価シート」をご用意しました。見極め項目別で使える面接質問例もご紹介しています。ぜひダウンロードしてご活用ください。 https://info.employment.en-japan.com/original-lp-20220628-mensetsu-sheet-main-entrance.html


まとめ

この記事では、面接官の基礎知識について以下の内容を解説しました。


  • 採用面接の基本的な進め方
  • 面接の際に押さえておくポイント


採用面接を実施する際は、面接官と応募者の質疑応答だけでなく、本音を話しやすい雰囲気づくりや応募者の疑問・不安を解消するための情報提供が必要です。

また、応募者と直接コミュニケーションをとれるよい機会となるため、求人の内容や自社で働く魅力などを伝えてお互いの理解を深めることが大切です。

なお、面接時点でのミスマッチを防ぐには、求人募集の段階で企業情報を正しく伝えておくことも欠かせません。

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