事務職を採用するコツは？採用成功確率を高めるポイントを大公開！

• 事務職を募集しても、なかなか応募が集まらない…。
• 応募は来るけど良い人を採用できない…。
• 採用成功確率を高めるポイントが分からない。
• 優秀な人材を見極めるコツってあるの？
• そもそも事務志望の求職者は一体何を考えているの？

そんな、お悩みを抱えてはいませんか？このページでは、これらの疑問に丸ごとお答えします。事務採用の効果に差が出る「求人を書くコツ」から、優秀な事務経験者から「内定承諾を増やすコツ」まで徹底解説しておりますので、ぜひ事務職を採用する上でのヒントにしてください！

POINT

本ページでご紹介している「事務職採用のコツ」をまとめた資料を、以下のページから無料でダウンロードいただけます。社内での検討・回覧にご活用ください。

事務の採用難易度は高い？低い？

まずは、事務職の採用難易度から見ていきましょう。

採用難易度を図る指標の1つとして役立つのが、厚生労働省が毎月発表している「有効求人倍率」。企業からの「求人数（有効求人数）」を「公共職業所（ハローワーク）に登録している求職者数（有効求職者数）」で割った数値のことです。

1倍を超えると、求職者数よりも人材を求める企業数のほうが多い……つまり求職者が希少な存在ということに。採用競争率が高く、求職者にとって有利な状態であることを示します。

全職種平均の有効求人倍率

2023年調査時点の有効求人倍率は「1.32倍」。一番高かった2019年と比較すると、「-0.29」ポイント減少しました。リーマンショック当時との大きな違いは、緊急事態宣言下で多くの企業が採用を控えたときですら、有効求人倍率が「1倍」を上回っていたということです。

採用は売り手市場が続いており、多くの職種で採用が以前より難しくなっています。

事務職の有効求人倍率

※エン転職に登録した事務職志望の求職者・掲載された事務職の求人をもとに、事務職の有効求人倍率を算出。

「事務職の有効求人倍率」を見てみると、2020年4月は「0.3倍」。

グラフの緑が「事務職として働くことを希望する求職者の数」。

グラフの青が「事務職を募集する求人の数」

求職者数が求人数を圧倒的に上回っていることが分かります。厚生労働省が発表している職業別のきゅく業別の有効求人倍率でも、2023年調査時点で「0.32倍」（パート除く／常用）と近い数字でした。

「全職種平均の有効求人倍率」と比較してみても、その差は歴然。事務は人気職。事務職を希望する人に対して、常に事務職の求人が不足している状況です。事務職は他の職種と比べて、遥かに採用しやすいことをお分かります。

事務から事務へ転職する理由とは？

「社会人経験のある男女10000人」を対象にエン・ジャパンは独自にアンケート（2020年1月30日～2020年2月1日）を実施。その中で、「事務職から事務職に転職した人」の転職理由をまとめてみました。「転職理由」とは、裏を返せば、これらを解消できる求人であれば、転職希望者にとって、魅力的に映るということです。

転職理由は「給与や待遇に不満がある」が1位。さらに、「土日祝に休みたい」「人間関係がうまくいかない」…と続きます。特に注目したいのは「人間関係」の問題。事務職はオフィスにいる時間が長いからこそ、一緒に働く人との人間関係がより重要になるのだと考えられます。

「給与が決して高くない…」「休みが多いとは言えない…」という事務職募集でも、「社員同士の仲の良さ」を伝えることができれば応募を集められるかもしれません。

エン転職には「人間関係」を打ち出して採用成功した事例がたくさんあります。他社の採用成功事例を見てみたいという方は、お気軽に以下お問い合わせ窓口からご連絡ください。

本ページでご紹介している「事務職採用のコツ」をまとめた資料を、以下のページから無料でダウンロードいただけます。社内での検討・回覧にご活用ください。

事務経験者が求人で見ているポイントとは？

上記のアンケートでは、「事務経験者が仕事で大事にしているポイント」もあわせて調査。すると、「プライベートな時間が十分確保できる」「働きやすいオフィス環境である」「組織の人間関係が良好である」といったものが上位にランクインしました。

事務職から事務職に転職した人が大事にしているポイントということは、言い換えるなら、事務経験者が重視しているポイントということになるでしょう。

つまり、求人では「残業の少なさや、休日の多さ」「オフィスの様子」「一緒に働く人々の様子」といった情報を提示することで、事務経験者に向けて魅力をアピールできるのです。

ここでポイントとなるのが、「具体性」。例えば、求人に「和気あいあいとした職場です」と書いてあったとして、皆様が求職者だとしたら「この会社であれば人間関係が良さそうだ！」と信頼できるでしょうか。

おそらく難しいと思います。「人間関係の良さ」を伝える具体的なエピソードが必要です。

効果に差がつく、事務採用の事前準備のコツ

事務職に限った話ではありませんが、採用する際は、どんな人材なら自社で活躍してもらえるのか、きちんと分析することが大切。また、入社後の活躍が期待できるかどうか、履歴書や面接で見極めていく必要があります。

そのためには採用基準を明確なものとする「事前準備」が欠かせません。ここからは、事務職を採用する上での「事前準備」のコツをお伝えします。

「事務未経験者」の採用を検討する

どうせなら事務職の経験者を採用したい！と思うものですが、一度立ち止まって考えてみませんか？事務職未経験でも、活躍できる人材は数多くいます。

例えば、元営業なら、営業の業務の流れを知っているので、営業事務として活躍しやすいでしょう。営業の大変さを知っているからこそ、行き届いたサポートが期待できます。

元接客・販売スタッフなら、幅広い立場の人と接した経験が活きてくるはず。一般事務であれば、電話対応や来客対応など、人と接する場面でコミュニケーション能力を発揮しやすいでしょう。

経験者採用にこだわり過ぎず、幅広く検討しておくことが、採用成功のカギといえます。

「採用基準」の認識を揃える

採用基準について、社内の関係者間で話し合うことも大切です。認識のすり合わせをしておかなければ、以上の図のようなズレが生じてしまいます。

経営者、人事、現場がそれぞれ別の思惑のまま採用活動を行なってしまうと、人事による一次面接を通過した人材が、経営者や現場による二次面接以降を通過しない…なんて事態も。

採用の目的はもちろんですが、求める人材の経験・知識・資格・スキルまで、社内で目線を合わせておくことが大切です。

自社の魅力を整理する

「自社の魅力」を洗い出し、整理しておくことも採用活動を行なう上で重要となります。「うちの会社の魅力って……？」とすぐに思いつかない企業もいらっしゃるかもしれませんが、働いている人がいる以上、必ず魅力を感じている部分があるはず。

 思いついたままに列挙してしまうと、抜け漏れが発生する場合があります。そこで、まずは上記の表をもとに、魅力をカテゴリーごとに整理していきましょう。

ここで重要となってくるのが、「特徴」と「魅力」を分けて考えること。例えば、「社員数10名の会社」があったとします。これはあくまで企業の「特徴」であり、「魅力」でもなければ「欠点」でもありません。

「社員数10名だからこそ、少数精鋭組織で社員同士の仲が良い」ということであれば、初めて「魅力」と呼べるでしょう。

適性テストを活用して定量的な採用基準をつくる

優秀な人材を採用するためには、自社で活躍している事務職の社員にあらかじめ「適性検査」を行なっておくことも有効です。

例えば、以下の画像はエン・ジャパンが展開する適性検査『Talent Analytics（タレントアナリティクス）』の検査結果。

利用企業数10,000社を超える、オンライン適性検査『Talent Analytics（タレントアナリティクス）』は詳細はこちら。

このように、応募者の特性がひと目で分かるように。自社で活躍している事務職社員の検査結果と近しい人を採用すれば、勘に頼ることなく、活躍する可能性の高い人材を採用することができるのです。

適性検査は活躍人材の傾向がわかるので、事務募集に限らず、様々な職種で活用できます。適性検査にご興味をお持ちの方は、以下お問い合わせ窓口からお気軽にご連絡ください。

事務採用で応募を増やす求人を書くコツ

求人は、ただ情報を並べれば良いというわけではありません。転職経験がある方は心当たりがあるかもしれませんが、転職サイトには膨大な求人が掲載されています。求職者は、その1つひとつに、上から下まで隅々目を通しているかといえば、決してそうではありません。

「最初は求人にザッと目を通す。その中で気になったものがあれば、詳しく見てみる」といったような手法で求人を探す人が多いのです。そのためには求職者の目にとまるよう、各項目を工夫して記載する必要があるのです。

ここでは、求人の項目ごとに、「イマイチな書き方」と「Goodな書き方」を解説していきます。

職種名

◆事務の職種名のポイント
職種名を記載する上で重要なのは、何の事務なのかパッと見ただけで分かるようにすること。

×イマイチな職種名の例
・一般事務
・営業サポート
・カスタマー担当

一見すると問題がないように感じられるかもしれませんが、求職者にとっては少々不親切。例えば、「一般事務」だけでは、「どんな会社で」「どんな仕事をするのか」イメージできません。

◎Goodな職種名の例
・精密機器メーカーの一般事務（書類作成や来客対応など）◎残業月5時間以下とほぼナシ！
・営業サポート（見積り書の作成や電話対応を担当）│未経験歓迎！
・アパレルECサイトのカスタマー担当　★土日祝休み！賞与年2回（3ヶ月分）！

実際に任せる仕事を少しだけピックアップすることで、グッと仕事のイメージがつきやすくなります。また、職種名の横に魅力となる装飾をつけると、より一層興味をひくことができるのです。

仕事内容

◆事務の仕事内容のポイント
事務職は、どこの会社でも同じような仕事内容だと思われがち。そのため、一般的な事務職の仕事内容を箇条書きにするだけ…ということも少なくないのでは？しかし大切なのは、「何をどのくらいやるのか」という内容・頻度・量をイメージしやすくすること。仕事内容の書き方を工夫するだけで、入社後のミスマッチが起こらないようにできるのです。

×イマイチな仕事内容の例
書類作成や来客対応、電話対応などをお任せします。

◎Goodな仕事内容の例
書類作成や来客対応、電話対応などをお任せします。

【具体的な仕事内容】
・見積り書の作成
1日10件ほどに取り組みます。営業からの指示に沿って対応しましょう。

・電話対応
1日20件ほど。要件を伺い、担当者につなぐ取り次ぎがメインです。

・来客対応
1日3件～5件ほど。来客スペースにご案内し、お茶出しなどを行ないます。

◎入社後は先輩社員と一緒に見積り書の作成からスタートし、仕事の流れを覚えていきます。3ヶ月ほどでひとり立ちとなる予定です。

このように、実際どのような仕事を、どのくらいの量・頻度で担うのか分かるように書いてみましょう。

応募資格

◆事務の応募資格のポイント
応募資格を考える上で、大切なポイント。それは「採用する上で必須となる経験・知識・スキル」と「あったら嬉しい・優遇される経験・知識・スキル」を分けて考えること。例えば、以下のような書き方は良くありません。

×イマイチな応募資格の例
・未経験歓迎！経験者優遇！

よく目にする書き方ではありますが、応募阻害につながっている可能性があります。というのも、未経験者と経験者の両方を記載してしまうと、「きっと未経験者より経験者が優遇されるんだろうな…」という印象を求職者に与えかねません。

未経験OKだけれど、できれば経験者にも応募してほしい…と思う気持ちもよく分かりますが、「未経験OK」と記載してあれば、おのずと「未経験者がいけるなら、経験者も応募できそうだ」と求職者は考えるはずです。

◎Goodな応募資格の例
・【職種・業種未経験、第二新卒、歓迎！】これまでの経験は問いません！事務デビュー応援します！
・基本的なPCスキル（Excelで表計算ができるレベル）をお持ちの方
・事務業務（顧客対応や簡単な入力業務）の経験をお持ちの方

事務を募集する際、「事務の経験をお持ちの方」と大きく絞ってしまうのも問題です。「経験」といっても会社によって必要とされるスキルは変わってきます。例えば、「ブラインドタッチができる」など、スキルで書くことで、求める人からの応募を集めることができるでしょう。

給与・年収例

◆事務の給与のポイント
給与を記載する上で大切となるのは、どれだけ詳細に記載できているか。時給・日給・月給・年俸制と、実際の支払方式に合わせて求人へ記載するのはもちろん、賞与や残業手当などを補足として記載するようにします。

×イマイチな給与の例
■月給20万円以上
※経験・能力を考慮して決定します。

◎Goodな給与の例
■月給20万円以上
※別途賞与年2回（昨年度実績：3ヶ月分）、子ども手当（1人あたり：月1万円）、住宅手当（月2万円）
※経験・能力を考慮して決定します。

【月収例】
23万円／入社1年目／23歳

【年収例】
350万円／入社1年目／23歳
400万円／入社3年目／27歳
460万円／入社7年目／32歳

求職者が求人を見る際、必ずと言って良いほど目を通すのが給与です。そのため給与に関わる手当も給与欄に記載することで、魅力づけができるでしょう。

また、月収例や年収例をあわせて記載することを強くオススメします。自分が仮に転職活動をする際をイメージしていただくと分かりやすいかもしれません。「月給」の情報だけで転職を決意できるでしょうか？おそらく今の仕事と、月収・年収ベースでも比較すると思います。月収・年収を記載することで、将来の見通しを立てやすくすることも大切です。

休日休暇

◆事務の休日休暇のポイント
事務を志望している方は特にプライベートの時間を十分にとれるのか……という観点で仕事探しをしている場合が多くあります。

そこで大切なのが、長期休暇の日数や有給休暇の消化率などを詳しく記載すること。また、結婚・出産後も働きやすい職場であることをアピールするためには、産前・産後休暇や育児休暇の有無だけでなく、取得実績まで記載したほうが良いでしょう。

×イマイチな休日休暇の例
■土日休み
■祝日
■年末年始休暇
■夏季休暇
■GW休暇
■有給休暇
■産前・産後休暇
■育児休暇

◎Goodな休日休暇の例
＜年間休日125日以上！＞
■完全週休2日制（土、日）
■祝日
■年末年始休暇（8日　※昨年度実績）
■夏季休暇（5日　※昨年度実績）
■GW休暇（5日　※昨年度実績）
■有給休暇（消化率95％以上）
■産前・産後休暇（取得実績あり）
■育児休暇（取得実績あり）
└産休・育休を取得した社員はここ5年間で3名います！全員復帰し、時短勤務などを活用して活躍しています！

このように制度を羅列するだけでなく、補足を加えることで、より魅力的な項目に仕上げることができます。

事務の採用成功事例

ここでは、事務職の採用活動を成功させた企業の事例をご紹介します。ぜひ参考にしてください。

職種名：不動産会社の営業アシスタント
採用エリア：東京
給与：月給25万円以上
応募数：84名
内定：2名

職種名：ITサポート事務
採用エリア：大阪
給与：月給18万7000円以上
応募数：130名
内定：2名

職種名：オフィス用品メーカーの事務スタッフ
採用エリア：福岡
給与：月給17万円～20万5500円
応募数：66名
内定数：1名

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優秀な事務経験者から内定承諾を増やすコツ

業務を円滑にまわす上で、事務職は欠かせない存在です。事務職は他の職種と比べても採用しやすい職種とはいえ、経験豊富な求職者は競争率も高いでしょう。ここでは、優秀な人材に自社を選んでもらうコツをお伝えします。

採用サイトを充実させる

求人に興味を持った求職者はホームページを詳しく調べてみようと思います。このとき、情報が古かったり、求職者向けの情報がなかったりすると、働く姿をイメージできず、求職者が応募をためらってしまうことも。

また、選考を受ける優先順位が下がって面接を辞退してしまう……なんてこともあるでしょう。求職者の目線で、採用サイトを見直してみることが重要です。

クチコミを活用する

すっかりインターネットが浸透している今の時代、クチコミの影響も計り知れません。実際に、転職活動中にほとんどの人が企業のクチコミを確認しています。

ネット上でよくない評判や噂を見た求職者が、面接を辞退してしまうこともあるでしょう。そのため、自社のクチコミにどんなことが書かれているのか把握しておくことが重要です。

ときには、「すでに改善されている制度なのに、何年も前のネガティブなクチコミが残っている…」なんてことも。企業クチコミサイト『エンゲージ 会社の評判』では、社員・元社員から書き込まれているクチコミに対して、企業側から意思や考えを伝えることができるコメント機能を搭載しています。この機能を使って、求職者の不安払拭、ひいては辞退者の減少につなげることが大切です。

年間5000万ユーザーが利用する日本最大の会社口コミプラットフォーム『エンゲージ 会社の評判』はこちら。

選考に「既存社員との質疑応答」を取り入れる

応募者からすると、社長や役員、人事担当者には聞きづらい質問もあるはずです。例えば「実際の残業時間」などは、面接の場では改まって確認しづらいでしょう。

そこで、実際に働く社員に自由に質問できる機会をもうけることで、入社前の不安解消につなげることが可能です。ただし、「質問しづらい雰囲気」があっては意味がありません。既存社員との質疑応答中、採用に関わる人は席を外すようにするなど配慮を行なうと、より効果的でしょう。

面接で応募者の悩みに寄り添う

面接の目的は「見極め」だけでは決してありません。求職者はさまざまな企業に応募しているので、人材を見極めると同時に、「魅力づけ」を行なう必要があります。求職者が複数社から内定をもらうことも少なくないため、自社を選んでもらうためにも選考での魅力づけは必要不可欠です。

「応募者の悩みに寄り添う」というのも、面接でできる魅力づけのひとつといえるでしょう。転職活動をしているということは、何かしら前職や現職に悩みを抱えている可能性が高いはず。

転職動機についてヒアリングした上で、自社でなら悩みをどう解決できるかを一緒になって考えていくことが重要です。 たとえば、応募者が「前職で評価制度の不公平さ」に不満を持っていたとすれば、自社の評価制度の詳細を説明し、「この会社に入社すれば正当に評価される」ということを伝えることで、魅力づけを行ない、内定辞退を防ぐことができるでしょう。

面接結果は可能な限り早く連絡する

ぜひ面接後は、いち早く結果を共有するようにしてください。どうしても入社して欲しいと思える優秀な人材と出会えたときは、面接を行なった当日に、電話をかけて内定の連絡をするというのも有効な手段です。

この時、「ぜひ自社に入社し、活躍してほしいと本気で思っている」という想いを伝えると、応募者の志望度をアップさせることができるかもしれません。

事務職の採用成功事例

実際のドライバーの採用成功事例を複数社、ご紹介します。ぜひ参考にしてください。

株式会社ここいえ

• 職種：事務スタッフ
• エリア：兵庫県
• 社員数：27名
• 応募効果：応募19、面接4、内定1、入社1

1名の採用予定に対して、面接実施した4名全員に内定を出したいほど、志望度の高い人材からの応募を集めることに成功しました。

▼事例の詳細、実際に掲載された求人広告は以下からご覧いただけます。

株式会社レック ラヴィ・ファクトリー

• 職種：接客事務
• エリア：全国
• 社員数：667名
• 応募効果：応募270、面接89、内定7、入社7

「仕事の価値と魅力」を最大化する求人で200名を超える応募が殺到。求人で入社意欲を高めることに成功したため、内定辞退0も実現。

▼事例の詳細、実際に掲載された求人広告は以下からご覧いただけます。

株式会社ジェイエーアメニティーハウス

• 職種：事務スタッフ
• エリア：神奈川県
• 社員数：271名
• 応募効果：応募26、面接3、内定1、入社1

「正社員×土日休み」の事務募集も多い中、同社は「契約社員×水＋土日いずれかがお休み」。条件面で勝てない中、求人の工夫とサイト機能をフル活用して26名もの応募を獲得し、採用に成功！

▼事例の詳細、実際に掲載された求人広告は以下からご覧いただけます。

この他にも、事務系の採用事例を、実際に掲載された求人画像と、その応募数とともに以下のサイトで紹介しています。是非合わせてご参考ください。

▼事務職の採用成功事例を集めたサイト▼

事務採用なら、まずはエン転職にご相談ください！

ここまで事務職の採用のコツをお伝えしてきましたが、採用担当者が1人きりで悩む必要はありません。事務は採用しやすい職種なので「人材紹介」などを使って高いコストをかける必要はなく、「求人掲載」がオススメです。

エン転職には取材のプロであるディレクターと、求人専門のコピーライターが在籍しています。さらに、エン転職にご相談いただければ採用サイトの作成やクチコミの活用なども丸ごとお手伝い可能です。事務職の採用にお困りなら、ぜひ1度ご相談ください。きっとお力になれるはずです。

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