採用連絡を行う3つの方法と伝え方。入社意欲を高めるポイントとは？
採用連絡とは、採用の合否を候補者へ伝えることです。内定承諾と入社へつなげるには、合格した採用者に対して迅速かつ丁寧な対応を心がけるとともに、入社意欲の維持・向上を図ることが重要です。また、不採用者に対してもよい印象を持ってもらうための対応が求められます。
人事・採用担当者のなかには、「採用連絡はどのような方法で行うとよいのか」「選考結果をどのように伝えるとよいのか」などと気になる方もいるのではないでしょうか。
この記事では、採用連絡を行う3つの方法と選考結果の伝え方、入社意欲を高めるポイントについて解説します。
なお、面接案内のメールについてはこちらの記事で解説しています。併せてご覧ください。
採用連絡を行う3つの方法と伝え方
候補者へ採用連絡を行う方法は、主に電話・メール・郵送の3つです。選考による合否の結果や連絡方法の特徴を踏まえて選択する必要があります。
①電話
電話での採用連絡は、ほかの会社での選考状況や連絡時点での候補者の入社意欲など、リアルタイムな情報をその場で探りやすいことが特徴です。
入社を迷っている候補者に対しては、疑問や不安をその場で解消して、入社意思を固めてもらうための一押しを行えます。ただし、相手に都合のよいタイミングを見計らって電話をかける必要があります。
なお、電話での連絡は採用者への合格通知で行われるケースが多く、不採用者に対しては電話ではなくメールで行われることが一般的です。
▼電話による採用連絡のトークスクリプト
採用連絡の流れ |
会話例 |
1.企業名・部署・担当者の名前を伝える |
お世話になっております。○○株式会社採用担当の○○です。 |
2.候補者の本人確認を行う |
△△さまのご連絡先でお間違いないでしょうか。 |
3.相手の都合を確認する |
ただいま、お時間よろしいでしょうか。 |
4.応募への感謝と採用の意向を伝える |
先日は弊社の採用面接をお受けいただきありがとうございました。社内での審査の結果、△△さまの採用を決定いたしました。 |
5-a.（内定承諾の場合）入社までのフローを案内する |
ありがとうございます。つきましては入社手続きのために一度お越しいただきたいのですが、〇日から〇日まででご都合のよい日はありますでしょうか。 |
5-b.（内定保留の場合）今後の連絡や他社の選考状況について確認する |
かしこまりました。それでは〇日から〇日までに、お電話もしくはメールにて採用担当の（名前）までご連絡いただけますでしょうか。また、他社さまの選考状況について差し支えなければお聞かせください。 |
6.問い合わせ方法を確認する |
ご不明点等ございましたら、採用担当の（名前）まで、お気軽にお問い合わせください。 |
7.再度お礼を伝える |
本日はご多忙のなか、お時間をいただきありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします。 |
なお、採用活動全般の電話連絡についてはこちらの記事をご確認ください。
②メール
メールによる採用連絡は、候補者が自由な時間に確認ができるほか、資料の送付やURLの共有がしやすいことが特徴です。採用時・不採用のどちらの場合でも用いられる連絡方法となります。
メールの場合は、文章として履歴が残ることから、候補者との認識の行き違いを防ぎやすくなるほか、電話での連絡と比べて採用担当者の業務負担を削減できます。
ただし、候補者がメールを見落とす可能性も考えられるため、ひと目で採用連絡の内容が分かる件名をつけることが重要です。
▼【採用者宛て】採用連絡メールの例文
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件名：【○○株式会社】選考結果のご連絡
△△さま
お世話になっております。
株式会社○○の採用担当○○と申します。
先日はお忙しいなか、弊社の採用面接へとお越しいただき、
誠にありがとうございました。
社内での厳正な審査の結果、△△さまの採用を決定いたしました。
つきましては、ご提出いただく書類を郵送いたしましたので、
内容をご確認いただき、ご記入・ご捺印のうえ、
弊社までご返送くださいますようお願いいたします。
■ご提出いただく書類
・入社承諾書
・健康診断書
■ご返送期限
（日付）まで
ご不明点などございましたら、採用担当○○まで、お気軽に
お問い合わせください。
メールでのご連絡となり恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下担当連絡先）
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▼【不採用者宛て】採用連絡メールの例文
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件名：【○○株式会社】選考結果のご連絡
△△さま
お世話になっております。
株式会社○○の採用担当○○と申します。
先日はお忙しいなか、弊社の採用面接へとお越しいただき、
誠にありがとうございました。
面接の内容を踏まえて社内で慎重に選考を重ねた結果、残念ながら
今回はご希望に沿いかねる結果となりました。
メールでのご連絡で誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解いただきますよう
お願い申し上げます。
お預かりしました応募書類については
こちらで処分（または郵送での返却）いたします。
末筆ではございますが、△△さまの今後益々のご活躍を弊社一同
心よりお祈りしております。
（以下担当連絡先）
|
なお、書類選考の合否連絡をメールで行うポイントについては、こちらの記事で解説しています。
③郵送
郵送での採用連絡は、書類として手元に残ることから信頼性があり、候補者にも誠実な印象を与えやすいことが特徴です。
採用通知書に加えて、入社の際に必要な書類や返信用封筒についても同封することが可能です。ただし、電話やメールと比べると通知までに時間がかかりやすくなります。また、書類の印刷・郵送にはコストがかかるため、主に採用者への合格通知に用いられます。
▼採用通知書の例文
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（日付）
△△さま
株式会社○○ 人事部○○
タイトル：採用通知書
拝啓
この度は弊社求人にご応募いただき誠にありがとうございました。
また、先日はご多忙のなかご足労いただいたこと、重ねてお礼申し上げます。
厳正なる選考の結果、このたび貴殿の採用を決定しましたのでご連絡いたします。
つきましては、同封しております書類をご確認いただき、ご記入・ご捺印のうえ、弊社までご返送くださいますようお願いいたします。
敬具
【同封書類】
・添え状 1通
・入社承諾書 1通
・返送用封筒 1枚
提出期限：（日付）
質問やご不明点などがございましたら、下記までご連絡ください。
（以下担当連絡先）
|
採用者の入社意欲を高める採用連絡のポイント
採用連絡を行う際は、採用者の入社意欲を高めるための情報提供やフォローを実施することがポイントです。
▼採用者の入社意欲を高めるポイント
- 入社までのフローを説明する
- 合格者への採用連絡後もきめ細かなフォローを行う
採用者のなかには、入社までに何をすればよいのか疑問を抱えたり、職場環境や人間関係などに不安を持ったりする人もいます。合格通知を行ったあとは、入社までのフローを説明して疑問や不安が残らないようにする必要があります。
また、内定辞退を防ぐには、入社意欲を維持・向上させるためのきめ細かなフォローも欠かせません。採用者にはこまめに連絡を取るとともに、内定式や懇親会などの内定後でのコミュニケーションの場に参加してもらうことも一つの方法です。
まとめ
この記事では、採用連絡について以下の内容を解説しました。
- 採用連絡を行う3つの方法と伝え方
- 採用者の入社意欲を高める採用連絡のポイント
採用連絡を行う方法には、電話・メール・郵送の3つがあります。メールは採用・不採用のどちらの場合にも活用されますが、電話または郵送については主に採用者への連絡に用いられることが一般的です。
また、採用者の入社意欲を高めて内定辞退を防ぐには、採用連絡の際に入社までのフローを説明したり、こまめに連絡を取ったりすることがポイントといえます。
なお、選考過程での辞退やドタキャンを防ぐには、合否連絡のタイミングだけでなく、面接の選考過程でも細かなフォローを行う必要があります。
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