【採用担当者向け】面接案内メールの書き方とマナー。未返信と辞退を防ぐポイントとは？
求人サイトや自社の採用ページから求人の応募があった際は、面接の日時を指定または調整するための面接案内メールを応募者に送信します。
面接案内メールは企業の印象を左右するため、文面や送信するタイミングなどを考慮して、よい印象を持ってもらうことが重要です。
人事・採用担当者のなかには、「面接案内メールを送信したものの返信がこない」「面接の日時を確定したあとに辞退されてしまう」などの悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。
この記事では、応募者に送る面接案内メールの書き方と基本のマナー、未返信と辞退を防ぐポイントについて解説します。
なお、求人サイトのスカウトメールについてはこちらの記事で解説しています。
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面接案内メールの基本的な書き方
面接案内メールを作成する際は、応募者が面接に関する内容を理解しやすいように、必要な情報を分かりやすく記載する必要があります。
▼面接案内メールに記載する基本情報
- 件名
- 採用担当者の氏名
- 応募者の氏名
- 応募いただいた求人の内容
- 面接の日時
- 面接の場所（住所・アクセス情報）
- 面接当日の持ち物
- 採用担当者の連絡先 など
すべての内容を文章で記載すると長文になって読みづらくなるため、面接の日時・場所・連絡先に関する情報は箇条書きや表を用いて記載することが重要です。
また、オンラインで面接を実施する場合は、Webツールの種類と使用方法などについても記載しておくと親切な印象を持ってもらいやすくなります。
面接案内メールを送る際のマナー
面接案内メールを送る際は、時間帯や文面に配慮することが重要です。押さえておく基本的なマナーは、以下のとおりです。
▼面接案内メールを送る際のマナー
- 応募後24時間以内の送信を心がける
- 早朝や深夜での送信は控える
- メールの冒頭に挨拶と応募のお礼を記載する
応募から日数が経過してしまうと、応募者が忘れてしまったり、ほかの求人に応募をして選考を進めたりする可能性があります。返信を促すには、応募の24時間以内にメールを送信することが重要です。
また、早朝や深夜にメールを送ると応募者から迷惑に感じられたり、不信感につながったりするおそれがあるため、避ける必要があります。勤務時間内に送ることを基本とし、とくに21時以降は避けることをおすすめします。
メールの文面には、企業名や採用担当者名を記載して挨拶をするとともに、応募に対するお礼を記載することで誠実な印象につながりやすくなります。
未返信や辞退を防ぐためのポイント
面接案内メールを送信する際は、応募者がスムーズに面接日の選択や返信対応ができるように文面を作成することが重要です。未返信や面接の辞退を防ぐポイントには、次の3つが挙げられます。
①複数の候補日を提示する
面接案内メールで面接日の調整を行う際は、候補日を3〜5つ提示することがポイントです。
候補日を複数提示することで、応募者が日程を選択しやすくなります。また、1通のやり取りで面接日が確定すると、応募者側の都合が合わないことで返信を控えたり、複数回のやり取りが面倒になって辞退されたりするリスクを防止できます。
さらに、提示した候補日で都合が合わない場合の返信方法まで記載しておくと、応募者が悩むことなく返信をしてもらいやすくなります。
②ひと目で内容が分かる件名にする
応募者のなかには並行して複数の求人に応募している人もいるため、何のメールかがひと目で分かる件名にすることがポイントです。
社名や面接に関するワードを含めた件名にすることで、ほかのメールと見分けやすくなり、応募者によるメールの確認・返信漏れを防げます。
▼件名の作成例
- 【株式会社〇〇】面接日程調整のご連絡
- 〇〇（求人名）にご応募いただいた〇〇（氏名）さまへの面接案内
③リマインドメールを送信する
面接の辞退を防ぐには、日程が決まったあとの確定通知メールだけでなく、リマインドメールを送信することも重要です。
応募者のなかには複数の企業で面接の予定を組んでいる可能性があり、自社の面接日時を忘れてしまうケースもあると考えられます。
面接日の1週間前や前日にリマインドメールを送信することで、応募者に面接があることを思い出してもらい、面接辞退またはドタキャンを防げます。
なお、エン転職には面接辞退やドタキャンを防ぐための機能が備わっています。詳しくは、こちらの記事をご確認ください。
面接案内メールの例文を3つのパターンで紹介！
ここからは、面接案内メールの例文を3つのパターンで紹介します。
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①面接の日程調整を行うメール
件名 【株式会社○○】面接日程のご案内 本文 ××さま こんにちは。株式会社○○ 人事部採用担当の△△と申します。 この度は弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。 書類選考の結果、××さまにはぜひ面接にお越しいただきたく、 面接日程をご連絡いたしました。 面接は当社へご来社いただいての面接になります。 面接当日は相互理解を深められる機会にできればと考えております。 今後どのような働き方をしていきたいのかお聞かせください。 ××さまのご希望を考慮して日程調整をいたしますので、 お手数ですが以下の候補からご希望日時をご返答ください。 面接では質問のお時間も確保いたしますので、 気になることがあれば何なりとお聞きくださいませ。 署名 1．面接日時候補 ※30～60分を予定しています。 ----------------------------------------------------------- 候補日時）●月●日 （●） ●:●/●:●/●:● ●月●日 （●） ●:●/●:●/●:● ●月●日 （●） ●:●/●:●/●:● 3つほど候補のお時間をご返信いただけますと幸いです。 上記日時が難しい場合は、それ以外のご希望日時も承ります。 下記テンプレートに沿ってお時間の候補をいただけますと幸いです。 ［以下、希望日程返信用フォーマット］ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ［第一希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間 ［第二希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間 ［第三希望］ ●月 ●日（●）●時 ～ ●時の間 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【面接場所】 株式会社○○ 本社○階会議室 住所：東京都千代田区○○○○₋○₋○ ○○ビル○階 アクセス：○○駅より徒歩○分 【ご持参いただくもの】 ・履歴書 ・筆記用具 ----------------------------------------------------------- ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。 それでは、お返事をお待ちしております。 署名 |
②確定した面接日程を通知するメール
件名 【株式会社○○】面接日程確定のご案内 本文 ××さま こんにちは。株式会社○○ 人事部採用担当の△△です。 この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 下記日程で面接を確定いたしましたので、お時間をいただけますと幸いです。 【面接日程】 ○月○日（○） ○○：○○～○○：○○ ※所要時間は約○分程度です 【面接場所】 株式会社○○ 本社○階会議室 住所：東京都千代田区○○○○₋○₋○ ○○ビル○階 アクセス：○○駅より徒歩○分 【ご持参いただくもの】 ・履歴書 ・筆記用具 【受付方法】 1階受付より内線○番 △△宛てにご連絡ください。 緊急連絡先：000-0000-0000 ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。 それでは、当日お会いできることを楽しみにしております。 よろしくお願いいたします。 署名 |
③前日に送るリマインドメール
件名 【株式会社○○】○月○日の面接に関するご確認 本文 ××さま こんにちは。株式会社○○ 人事部採用担当の△△です。 明日の面接に関して、ご確認のご連絡をいたしました。 【面接日程】 ○月○日（○） ○○：○○～○○：○○ ※所要時間は約○分程度です。 【面接場所】 株式会社○○ 本社○階会議室 住所：東京都千代田区○○○○₋○₋○ ○○ビル○階 アクセス：○○駅より徒歩○分 【ご持参いただくもの】 ・履歴書 ・筆記用具 【受付方法】 1階受付より内線○番 △△宛てにご連絡ください。 緊急連絡先：000-0000-0000 当日に体調不良などのトラブルが発生した場合は、 人事部採用担当の△△（000-0000-0000）までご連絡ください。 それでは、明日お会いできることを楽しみにしております。 よろしくお願いいたします。 署名 |
まとめ
この記事では、面接案内メールについて以下の内容を解説しました。
- 面接案内メールの基本的な書き方
- 面接案内メールを送る際のマナー
- 未返信や辞退を防ぐためのポイント
- 面接案内メールの例文
面接案内メールを送信する際は、面接に関する内容を分かりやすく記載するとともに、応募後24時間以内の返信を心がけること、早朝・深夜の時間帯は避けること、応募に対するお礼を記載することが重要です。
また、未返信・辞退を防ぐには、複数の候補日を提示したり、ひと目で内容が分かる件名にしたり、リマインドメールを送信したりすることもポイントです。
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