【例文つき】採用活動時の電話での連絡をスムーズに行うための準備と押さえておくポイント
採用活動を行うなかで、採用担当者が応募者に電話で連絡を取ることがあります。電話で面接の日程調整や選考の合格通知を行う際に「連絡が取れなくなる」「連絡は取れたものの、選考を辞退されてしまう」とお悩みの採用担当者さまもいるのではないでしょうか。
電話で連絡をとる際、時間帯や応募者への対応内容によって、企業と採用担当者の印象が左右されるため、スムーズかつ丁寧な対応が求められます。
本記事では、応募者への電話での連絡をスムーズに行うための準備や押さえておくポイント、対応例について解説します。
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目次[非表示]
- 1.応募者への電話での連絡をスムーズに行うための準備
- 1.1.担当者を決める
- 1.2.対応マニュアルを作成する
- 1.3.進捗状況を社内共有する仕組みをつくる
- 2.電話で連絡をする際に押さえておくポイント
- 2.1.①迅速な対応を心がける
- 2.2.②連絡する時間帯に配慮する
- 2.3.③丁寧かつ親切な対応を心がける
- 3.応募者への印象をよくする電話対応の例
- 3.1.面接の日程調整の電話
- 3.2.面接前日のリマインド電話
- 3.3.面接結果の合格通知
- 4.まとめ
応募者への電話での連絡をスムーズに行うための準備
応募者への電話での連絡をスムーズに行うには、人事・採用部門で対応の準備をしておくことが重要です。必要な準備には、以下が挙げられます。
担当者を決める
応募者への電話での連絡を行う担当者を事前に決めておく必要があります。
採用担当者は、求人媒体の管理や応募者の書類審査、面接の実施などさまざまな業務に対応します。ほかの業務に追われて、電話で連絡が必要な応募者に対して連絡が遅れたり、忘れたりすると、企業への不信感が生まれて選考の辞退につながる可能性があります。
選考プロセスに応じて、どの担当者が電話で連絡をするかを決めておくことで、連絡の遅延・漏れを防止できます。
対応マニュアルを作成する
選考プロセスごとの電話対応のフローを定めたマニュアルを作成することも重要です。
採用担当者が応募者に連絡を取る場合、人によって対応方法や伝える内容にばらつきが生じる可能性があります。
スムーズに採用活動を行うためには、電話での対応マニュアルを作成して、採用担当者間で共有することが必要です。
▼マニュアルに定める内容例
項目 |
内容 |
応募後の連絡期日 |
|
応募者に伝える項目 |
|
応募者にヒアリングする項目 |
|
担当者の不在時に応募者から電話が来た場合の確認事項 |
|
進捗状況を社内共有する仕組みをつくる
社内の情報共有ツールやコミュニケーションツールなどを用いて、電話での連絡について進捗状況を採用担当者間で共有できる仕組みをつくることが必要です。
進捗状況を共有していない場合、電話で連絡する担当者と面接担当者などの異なる担当者間での連携がうまくいかず、スケジュール漏れ・ミスが発生する可能性があります。また、担当者の不在時に対応した内容が共有されていないと、二重連絡や連絡漏れが発生することも考えられます。
応募者の取りこぼしや二重連絡を防ぐためには、以下の情報を担当者間で共有しておくことが重要です。
▼社内で共有しておく内容
- 電話対応日時
- 対応者
- 応募者の情報（氏名、連絡先、応募した求人媒体）
- 対応内容（面接日程の調整・変更、質問への回答など）
- 折り返し連絡の要否（要の場合は、希望の時間帯・曜日） など
電話で連絡をする際に押さえておくポイント
人事・採用担当者が電話で連絡を行う際は、連絡するタイミングや時間帯、対応方法などに配慮することが大切です。応募者の好印象につながる連絡のポイントには、以下が挙げられます。
①迅速な対応を心がける
応募者に電話で連絡する際は、迅速な対応を心がけることがポイントです。連絡までに時間が空くと、応募者がほかの競合他社の選考に進んだり、企業の印象が悪くなったりして、連絡が取れない、または選考辞退につながる可能性があります。
目安となる連絡期日は、以下のとおりです。
▼電話で連絡する期日の目安
目的 |
期日の目安 |
応募後の面接日程調整連絡 |
即日～3日以内 |
選考通過または内定の連絡 |
1週間以内 |
②連絡する時間帯に配慮する
中途採用では、現職に勤めながら就職活動を行う人もいます。そのため、応募者の都合や就業時間に配慮しながら、電話につながりやすい時間帯に連絡する必要があります。
一般的な連絡時間帯の目安は、お昼休みとなる12〜13時、終業後の17〜18時以降となります。ただし、応募者によって対応可能な時間帯は異なるため、求人募集の段階で、連絡がつきやすい時間帯を記入してもらうことが有効です。
③丁寧かつ親切な対応を心がける
丁寧かつ親切な対応を心がけることも重要なポイントの一つです。
電話で応募者とコミュニケーションを取る場合、表情が見えないため、声のトーンや言葉遣いでその人の印象が左右されやすくなります。暗いトーンや横柄な態度は、応募者が嫌悪感・不信感を抱いてしまい、辞退につながるリスクがあります。
応募者によい印象を持ってもらうには、敬語や丁寧語を用いて柔らかいトーンで話して、応募者からの質問に丁寧な受け答えをすることが重要です。また、質問があった際には、あいまいな回答をせずに正確に伝えることもポイントです。
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応募者への印象をよくする電話対応の例
応募者に電話する際に何を話してよいのか迷ってしまう方も多いと思います。そこで、応募者に好印象を持ってもらうための電話対応の例をまとめました。
応募後における「面接の日程調整の電話」と「面接前日のリマインド電話」、「面接結果の合格通知の電話」についての例は、以下のとおりです。
面接の日程調整の電話
電話で面接日程を打診する際は、「いつがご都合がよろしいでしょうか？」とあいまいに投げかけるのではなく、企業側から候補日時を指定しましょう。
対応者 |
会話例 |
採用担当者 |
「株式会社△△の人事課採用担当の◯◯と申します。☐☐さんのお電話番号でお間違いないでしょうか。」 |
応募者 |
「はい、⬜︎⬜︎です。お世話になっております。」 |
採用担当者 |
「面接日程の件でお電話いたしましたが、ただいまお時間よろしいでしょうか。」 |
応募者 |
「ご連絡いただきありがとうございます。大丈夫です。」 |
採用担当者 |
「ありがとうございます。先日は弊社の求人にご応募いただきありがとうございました。ご送付いただきました書類を社内で検討いたしました結果、ぜひ⬜︎⬜︎さまの面接を設定できればと考えております。 つきましては、×月×日×時に、弊社オフィスにお越しいただきたいのですが、ご都合はいかがでしょうか。」 |
応募者 |
「その日時で大丈夫です。よろしくお願いいたします。」 |
採用担当者 |
「ありがとうございます。それでは当日お会いできるのを楽しみにしておりますので、お気をつけてお越しください。失礼いたします。」 |
面接前日のリマインド電話
面接前日にリマインドで電話すると当日のドタキャン辞退を防止しやすくなります。その際に、会場へのアクセス、持ち物、服装など詳細に案内し、不明点がないか確認すると、求職者に好印象を与えやすくなります。
対応者 |
会話例 |
採用担当者 |
「株式会社△△の人事課採用担当の◯◯と申します。☐☐さんのお電話番号でお間違いないでしょうか。」 |
応募者 |
「はい、⬜︎⬜︎です。お世話になっております。」 |
採用担当者 |
「面接前日になりましたので、念のため参加確認でお電話しましたが、お時間よろしいでしょうか。」 |
応募者 |
「ご連絡いただきありがとうございます。大丈夫です。」 |
採用担当者 |
「ありがとうございます。明日は、×時から弊社オフィスにて面接のお約束をしておりましたが、その後予定にお変わりなく、参加いただけそうでしょうか。」 |
応募者 |
「はい、大丈夫です。明日は、よろしくお願いいたします。」 |
採用担当者 |
「ありがとうございます！
弊社オフィスへは●●駅まで電車でお越しいただき、●番出口からでていただくとスムーズです。当日は私服で構いません。
面接は、人事のわたくし●●と、募集いただいた職種の部長を務めている●●が担当します。●●は気さくな人なので、仕事や働き方で気になる点があれば遠慮なく聞いてください。
それでは、当日お会いできるのを楽しみにしておりますので、お気をつけてお越しください。失礼いたします。」
|
面接結果の合格通知
対応者 |
会話例 |
採用担当者 |
「先日は弊社の採用面接にお越しいただきありがとうございます！ 社内での検討の結果、ぜひ☐☐さんご入社いただきたいと考えております！ 特に⬜︎⬜︎さんの転職軸である××というお考えと、弊社が大切にしている〇〇という考えが非常にマッチしており、⬜︎⬜︎さんと一緒に働きたいと感じ、内定のご連絡でお電話いたしました。」 |
応募者 |
「ありがとうございます。」 |
採用担当者 |
まずは入社に際しての説明会にご参加いただきたいと思いますので、×月×日×時にお越しいただけますか。」 |
応募者 |
「承知いたしました。よろしくお願いいたします。」 |
まとめ
この記事では、採用活動における電話での連絡について以下の内容を解説しました。
- 応募者への電話での連絡をスムーズに行うための準備
- 電話で連絡する際に押さえておくポイント
- 応募者への印象をよくする電話対応の例
応募者への電話での連絡をスムーズに進めるには、担当者を決めて、対応マニュアルを作成するとともに、進捗状況を社内で共有することが重要です。また、よい印象を持ってもらうには、スピード感を持って対応することや、連絡する時間帯に配慮すること、丁寧かつ親切な対応を心がけることがポイントです。
ただし、電話での連絡は応募者側がリアルタイムに対応する必要があるため、タイミングによって電話がつながらないこともあります。応募後の面接日程調整をスムーズに行うには、Web上やメールでの対応が有効です。
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