【企業側】書類選考の合否連絡をメールで行う5つのポイント

2023-12-04辞退防止

求人広告や採用サイトから応募があった際には、書類選考の合否連絡を行います。書類選考の合否連絡は、合格者の意欲を醸成して次の選考へと進める重要なステップとなります。自社に対してよい印象を持ってもらうには、合否の結果にかかわらず誠実かつ迅速な対応を心がけることが重要です。

人事・採用担当者のなかには、メールで書類選考の合否連絡を行う際に「よい印象を持ってもらうにはどのような文面にするとよいのか」「メールでの対応で気をつけるポイントはあるのか」などと気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、書類選考の合否連絡をメールで行う際のポイントや例文について紹介します。

なお、採用連絡を行う方法についてはこちらの記事で解説しています。

採用連絡を行う3つの方法と伝え方。入社意欲を高めるポイントとは？採用連絡とは、採用の合否を候補者へ伝えることです。内定承諾と入社へつなげるには、合格した採用者に対して迅速かつ丁寧な対応を心がけるとともに、入社意欲の維持・向上を図ることが重要です。また、不採用者に対してもよい印象を持ってもらうための対応が求められます。この記事では、採用連絡を行う3つの方法と選考結果の伝え方、入社意欲を高めるポイントについて解説します。エン・ジャパン株式会社

目次[非表示]

1.書類選考の合否連絡が自社への印象を左右する
2.書類選考の合否連絡をメールで行うときのポイント

2.1.①ひと目で分かる件名をつける
2.2.②応募に対する感謝を伝える
2.3.③自社の気持ちを添える
2.4.④シンプルで読みやすい構成を意識する
2.5.⑤今後に必要な情報を記載する

3.書類選考の合否連絡に使えるテンプレート

3.1.合格者へのメール
3.2.不合格者へのメール

4.まとめ

書類選考の合否連絡が自社への印象を左右する

求人の応募者にとって、最初の選考プロセスとなるのが書類選考です。書類選考の合否連絡に関するメールの対応は、自社または採用担当者の印象に直結します。

特に書類選考から面接実施までのフェーズについては、歩留まりが低下しやすいといわれています。応募者の印象を悪くしてしまったり、連絡が遅れたりすると、入社意欲が低下して離脱される可能性があります。また、合格者だけでなく不合格者からの印象を悪くすると、会社のイメージに影響を及ぼすことも考えられます。

応募者によい印象を持ってもらうには、スピーディに合否連絡をするとともに、丁寧かつ誠実な対応が伝わる文面に配慮することが重要です。

なお、採用の歩留まりについてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

採用の歩留まりは各フェーズ20～30％！改善につなげるためのポイント「応募後から面接までつながらない」「内定を出したあとに辞退されてしまう」などのように入社までうまく進まない企業では、平均的な歩留まりと比較して問題があるフェーズでの改善を図ることが重要です。この記事では、採用活動における歩留まりの求め方や平均的な数値、改善を図るポイントについて解説します。エン・ジャパン株式会社

書類選考の合否連絡をメールで行うときのポイント

書類選考の合否をメールで伝える際は、必要な情報を分かりやすく記載するとともに、応募者の気持ちに配慮した言葉を添えることがポイントです。

①ひと目で分かる件名をつける

メールの件名には、書類選考の合否連絡であることがひと目で分かる文言を記載する必要があります。

応募者のなかには複数の求人に応募している場合もあるため、差出人（企業）が分からない件名はほかのメールに紛れてしまい、見てもらえない可能性があります。

応募者が「自分に宛てたメールだ」と分かるように、メールの件名には企業名や応募職種を記載することが重要です。

▼件名の作成例

書類選考結果のご連絡 | 株式会社〇〇 △△職採用担当

②応募に対する感謝を伝える

書類選考の合否にかかわらず、応募に対する感謝を伝えるようにします。

応募者は、求人の応募に至るまでに求人広告や採用サイトを確認したり、エントリーシートを作成したり、自社のために時間を割いています。

不合格の場合でも、自社に興味を持ってくれたことや応募してくれたことへの感謝の言葉を伝えることが大切です。応募者に感謝の気持ちを示す姿勢は、自社に対するよい印象につながると考えられます。

▼感謝を伝える文面例

「この度は弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました。」
「多くの企業のなかから弊社に応募いただきましたこと、感謝申し上げます。」

③自社の気持ちを添える

合否連絡のメールには、応募者に対する自社の気持ちを添えることもポイントの一つです。

メールの文面では、対面のコミュニケーションとは異なり、表情や口調などが相手に伝わりにくいことから、事務的で固い文章よりも柔らかい表現の言葉を用いることが望ましいといえます。応募者を気遣う一文を添えると、親切で丁寧な印象を持ってもらいやすくなります。

また、応募者一人ひとりに対して個別のコメントをつけ加えることで「自分のことをしっかりと見てくれている」と感じてもらい、信頼や安心感の醸成につながると考えられます。

▼自社の気持ちを添える文面例

対象者	文面例
合格者	「〇〇さまのご経歴やプロジェクトの経験が当社にとって魅力的と感じました。」
不合格者	「慎重な選考を行った結果、残念ながら今回はご希望に添えないこととなりました。〇〇さまの今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。」

④シンプルで読みやすい構成を意識する

書類選考の合否をメールで伝える際は、シンプルな文章を用いて視覚的に読みやすい構成にする必要があります。

一文が長すぎたり、難しい漢字を多用したりした文章は応募者が読みづらくなるため、一文の長さや段落などの構成を見やすく調整することがポイントです。

▼見やすい構成にするポイント

本文が長くなる場合は、2～3行で改行を入れる
挨拶・本文・追記情報・連絡先の項目で段落を分ける
面接日程の候補日や連絡先などは箇条書きで記載する

⑤今後に必要な情報を記載する

書類選考の合格者に対しては、今後の選考に進むための情報を記載する必要があります。少ないやり取りで面接日程を調整できるように、必要な情報をまとめて記載します。

不合格者に対しては、応募時に受け取ったエントリーシートや履歴書の取り扱いについても記載することがポイントです。

▼合否連絡のメールに記載する情報

対象者	記載する情報
合格者	面接日程の候補日（3つほど）候補日の予定が合わない場合の連絡方法面接会場・アクセス方法面接時の持ち物面接の実施形式今後の選考の流れ採用担当者への連絡先
不合格者	エントリーシートや履歴書の破棄または郵送での返送についてメールの返信が不要なこと採用担当者への連絡先