求人応募の電話対応で好印象につなげるポイントと注意点

2023-12-04面接改善

採用活動を行っていると、求職者から応募や問い合わせの電話がかかってくることがあります。求職者にとっては初めて企業担当者と接する機会となるため、対応の良し悪しが企業のイメージにも直結すると考えられます。

自社によい印象を持ってもらい、その後の選考へとつなげるには、スムーズかつ丁寧な対応を心がけることが重要です。また、採用担当者以外が電話に出る可能性がある場合には、ほかの担当者でも電話対応ができる体制を整えておく必要があります。

人事・採用担当者のなかには「求職者に好印象を与えるにはどのような対応が求められるのか」「電話対応で注意しておくことはあるのか」などと気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、求職者に好印象を与える電話対応のポイントと注意点、会話例について解説します。

なお、選考フローにおける電話連絡についてはこちらの記事で解説しています。

【例文つき】採用活動時の電話での連絡をスムーズに行うための準備と押さえておくポイント採用活動時に電話連絡をする際、時間帯や応募者への対応で企業と採用担当者の印象が左右されるため、スムーズかつ丁寧な対応が求められます。本記事では、応募者への電話連絡をスムーズに行うための準備や押さえておくポイント、対応例について解説します。エン・ジャパン株式会社

目次[非表示]

1.求職者に好印象を与える電話対応のポイント

1.1.①親身で丁寧な対応を心がける
1.2.②聞き取りやすい声で話す
1.3.③正確な情報を伝える

2.求人応募の電話対応をする際の注意点

2.1.担当者による対応のばらつきをなくす
2.2.社内の採用担当者内で求人情報を共有しておく
2.3.応募後は選考に関する連絡を迅速に行う

3.【会話例】電話で求人応募があった場合の対応
4.まとめ

求職者に好印象を与える電話対応のポイント

電話で求人の応募または問い合わせがあった際には、分かりやすく丁寧な言葉づかいを意識するとともに、疑問や不安が残らないように情報提供を行う必要があります。

①親身で丁寧な対応を心がける

求人広告を見て電話をかけた求職者への対応は、企業の第一印象となります。

事務的な対応や急かすような対応は、威圧的に感じられる可能性があるほか、求職者に「応募を歓迎されていない」と捉えられることも考えられます。

求職者との接触機会を無駄にしないためにも、心のこもった親身かつ丁寧な対応をとることが大切です。

▼対応のポイント

明るい声で挨拶をする
硬すぎず、丁寧で柔らかい言葉遣いをする
応募に至った場合はお礼の言葉を伝える

②聞き取りやすい声で話す

応募者への電話対応の際は、聞き取りやすい声で話すことを意識します。

電話では、対面のコミュニケーションとは異なり相手の表情が見えないほか、周囲の雑音で声が聞こえにくくなることがあります。電話対応の声が小さかったり、早口だったりすると、話の内容をうまく聞き取ってもらえないことがあります。

また、電話をかけている求職者が緊張している場合には、聞き返すことができず、不安を抱かれてしまう可能性もあります。

▼対応のポイント

ゆっくりと落ち着いて話す
はっきりとした発音を意識する
話を終えたあとに、うまく聞き取れたか、また内容を理解できたかどうかを確認する

③正確な情報を伝える

求職者から求人に関する質問があった場合には、正確な情報を伝えることが重要です。曖昧な回答は、求職者に不信感を抱かれる可能性があります。正確な情報をはっきりと伝えることで、求職者の持つ疑問や不安の解消を図れます。

▼対応ポイント

「おそらく」や「たしか」などの濁した言葉を使わない
その場ではっきりした情報が分からない場合は、確認して折り返すことを伝える

求人応募の電話対応をする際の注意点

求職者によい印象を持ってもらうには、社内で対応内容を統一して、次のステップへ進むための案内へとスムーズにつなげる必要があります。

担当者による対応のばらつきをなくす

電話対応をする採用担当者や、受付をした担当者によって回答内容・対応にばらつきが生じると、求職者との認識に相違が生まれたり、社内の情報共有がうまくいかなくなったりする可能性があります。

対応漏れや情報共有のミスを防ぐには、事前にマニュアルを作成して、電話で求人応募があった場合の対応・フローを社内で共有しておくことが重要です。

▼マニュアルで定めておく内容

電話があった日時
対応者
対応内容
応募があった場合は応募者の情報
折り返し連絡の有無

社内の採用担当者内で求人情報を共有しておく

社内の採用担当者が複数いる場合には、自社の求人情報や募集の条件について全員で共有しておく必要があります。

電話対応の際に、求人情報と電話で伝える内容が異なると、求職者とのトラブルや不信感につながる可能性があります。

電話対応をする従業員が求人情報を把握しておくことで、どの採用担当者が電話口に出ても統一した対応ができるようになります。

応募後は選考に関する連絡を迅速に行う

電話対応の際に求人の応募につながった場合には、その後の選考に関する連絡を迅速に行うことが必要です。

応募から連絡までに期間が空くと、応募したことを忘れられたり、求職者の不信感につながったりすることが考えられます。

応募後のキャンセルや音信不通を防ぐために、面接日程の案内については当日～3日以内に行うことが望ましいといえます。

なお、面接案内メールの書き方についてはこちらの記事で解説しています。

【採用担当者向け】面接案内メールの書き方とマナー。未返信と辞退を防ぐポイントとは？求人サイトや自社の採用ページから求人の応募があった際は、面接の日時を指定または調整するための面接案内メールを応募者に送信します。面接案内メールは企業の印象を左右するため、文面や送信するタイミングなどを考慮して、よい印象を持ってもらうことが重要です。この記事では、応募者に送る面接案内メールの書き方と基本のマナー、未返信と辞退を防ぐポイントについて解説します。エン・ジャパン株式会社

【会話例】電話で求人応募があった場合の対応

ここからは、電話で求人への応募や問い合わせがあった場合の対応を会話例とともに紹介します。

▼求人の応募があった場合の対応例

対応者	会話例
企業側	お電話ありがとうございます。株式会社○○の○○（名前）です。
求職者	○○と申します。求人サイトを見てお電話したのですが、担当者さまはいらっしゃいますか。
企業側	私が採用担当の○○でございます。求人のご応募でしょうか。（または採用担当者へ引き継ぐ）
求職者	○○職の求人に応募したいのですが、まだ募集は行っていますでしょうか。
企業側	お問い合わせありがとうございます。○○職は現在募集しております。応募いただける場合は、面接の受付をいたします。
求職者	ありがとうございます。宜しくお願いします。
企業側	フルネームでのお名前と連絡先のお電話番号をお教えいただけますでしょうか。
求職者	はい。○○○○と申します。電話番号は○○○-○○○○-○○○です。
企業側	復唱いたします。お名前が○○○○さま、電話番号は、○○○-○○○○-○○○で間違いないでしょうか。
求職者	間違いありません。
企業側	ありがとうございます。それでは面接の日程を調整いたします。メモをご準備いただけますでしょうか。
求職者	はい、大丈夫です。
企業側	（日時）は空いておりますでしょうか。
求職者	その日時であれば問題ございません。
企業側	ありがとうございます。面接場所は（場所や交通費の案内）です。履歴書をご持参のうえ、お越しいただいてもよろしいでしょうか。
求職者	かしこまりました。
企業側	ほかに、応募に際して何か疑問や不安点などはございませんか。
求職者	大丈夫です。
企業側	それでは、当日お会いできるのを楽しみにしております。ご応募ありがとうございました。

▼求人情報の問い合わせがあった場合の対応例

対応者	会話例
企業側	お電話ありがとうございます。株式会社○○の（名前）です。
求職者	○○と申します。求人サイトを見てお電話したのですが、担当者さまはいらっしゃいますか。
企業側	○○さまですね。私が採用担当の○○です。求人のご応募でしょうか。（または担当者へ引き継ぐ）
求職者	○○職の求人について質問したいことがあるのですが、お聞きしてよろしいでしょうか？
企業側	お問い合わせありがとうございます。なんでもご質問ください。
求職者	応募にあたって、必要な経験や資格などはありますでしょうか？
企業側	弊社では研修制度がございますので、未経験でもご応募いただけます。資格の取得支援制度もご用意しており、資格をお持ちでなくても問題ございません。
求職者	ありがとうございます。
企業側	ほかにご不明点・ご不安点はございませんか？また、ご応募いただけそうでしょうか？
求職者	はい、大丈夫です。ぜひ宜しくお願いいたします。
企業側	ありがとうございます。それではWebサイトより求人へご応募ください。今日または明日にはWeb履歴書を基に選考を行い、結果をお伝えいたします。
求職者	承知いたしました。宜しくお願いいたします。
企業側	ご応募いただきありがとうございました。