【採用担当向け】採用活動に便利なメールテンプレート12選｜メールマナーとコツも解説

●●様
 
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
本日は弊社の説明会にお越しいただき、誠にありがとうございました。
●●さんとお話しできましたこと、嬉しく思っております。
 
なお、選考開始の時期は●月予定です。
詳しい日程が決まりましたら、改めてご連絡いたしますので
恐れ入りますが、今しばらくお待ちください。
 
何かご不明点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
 
―――――――――――――――――――――
●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
 
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
営業時間：
―――――――――――――――――――――

●●様
 
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
 
選考に関する今後のご連絡については、
【●営業日以内】にお知らせ致します。
恐れ入りますが、今しばらくお待ちください。
 
何かご不明点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
 
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●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
 
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
営業時間：
―――――――――――――――――――――

●●様
 
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
この度は、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
 
いただいた履歴書をもとに検討いたしましたが、
残念ながらご希望に沿えない結果となりました。
 
限られた採用枠に対して多数のご応募をいただいており、
選考基準もかなり高いものとなった中で、慎重に選考を進め、
相対評価として結果を出しております。
 
誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解のほど、お願い申し上げます。
末筆ではございますが、今後のご健勝をお祈り申し上げます。
 
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●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
 
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
営業時間：
―――――――――――――――――――――

●●様
 
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
 
いただいた応募書類をもとに選考を行った結果、●●様には、
ぜひ次の一次面接に進んでいただきたいと考えております。
 
なお、一次面接はweb面接のみご案内しております。
※当日はオンラインで面接を行なえるツール「●●」を使って接続します。
面接当日は、以下のURLからアクセスしてください。
 
●事前に用意したオンライン面接の参加用URL●
 
※直前のトラブルを防ぐため、面接開始「数分前」には、
上記URLにアクセスしお待ち下さい。
 
※通信環境とカメラ付きのPC（もしくはスマートフォン）の
ご準備をお願いします。
また、周りが静かな場所で実施いただけますと幸いです。
 
面接当日は相互理解を深められる機会にできればと考えております。
今後どのような働き方をしていきたいのかお聞かせください。
 
●●様のご希望を考慮し、日程調整いたしますので、
お手数ですが、ご希望日時をご返答ください。
 
面接では質問のお時間も確保いたしますので、
気になることがあれば何なりとお聞きくださいませ。

１．一次面接のご案内 ※30~60分を予定しています。

候補日時）●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
　　　　　●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
　　　　　●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
 
3つほど候補のお時間をご返信いただければ幸いです。
上記日時が難しい場合は、それ以外のご希望日時も承ります。
下記テンプレートに沿ってお時間の候補をいただけますと幸いです。
 
［以下、希望日程返信用フォーマット］
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
［第一希望］　●月　●日（●）●時　～　●時の間
［第二希望］　●月　●日（●）●時　～　●時の間
［第三希望］　●月　●日（●）●時　～　●時の間
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
 
何かご不明点等ございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
 
―――――――――――――――――――――
●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
 
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
営業時間：
―――――――――――――――――――――

●●様
 
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
 
いただいた応募書類をもとに選考を行った結果、●●様には、
ぜひ次の一次面接に進んでいただきたいと考えております。
 
一次面接は当社へご来社いただいての面接になります。
 
面接当日は相互理解を深められる機会にできればと考えております。
今後どのような働き方をしていきたいのかお聞かせください
 
●●様のご希望を考慮し、日程調整いたしますので、
お手数ですが、ご希望日時をご返答ください。
 
面接では質問のお時間も確保いたしますので、
気になることがあれば何なりとお聞きくださいませ。

１．一次面接のご案内 ※30~60分を予定しています。

候補日時）●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
　　　　　●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
　　　　　●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
 
3つほど候補のお時間をご返信いただけますと幸いです。
上記日時が難しい場合は、それ以外のご希望日時も承ります。
下記テンプレートに沿ってお時間の候補をいただけますと幸いです。
 
［以下、希望日程返信用フォーマット］
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
［第一希望］　●月　●日（●）●時　～　●時の間
［第二希望］　●月　●日（●）●時　～　●時の間
［第三希望］　●月　●日（●）●時　～　●時の間
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
 
何かご不明点等ございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
 
―――――――――――――――――――――
●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
 
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
営業時間：
―――――――――――――――――――――

●●様
 
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
先日は、web面接のお時間をいただきありがとうございました。
 
選考の結果、●●様には、ぜひ最終選考に進んでいただきたいと考えております。
面接を担当するのは（●●）になりますが、一次面接でお話いただいた思いを
変わらずお話しいただけますと幸いです。
 
最終面接も一次面接同様、web面接にて実施致します。
※当日はオンラインで面接を行なえるツール「●●」を使って接続します。
面接当日は、以下のURLからアクセスしてください。
 
●事前に用意したオンライン面接の参加用URL●
 
※直前のトラブルを防ぐため、面接開始「数分前」には
上記URLにアクセスしてお待ち下さい。
 
※通信環境とカメラ付きのPC（もしくはスマートフォン）の
ご準備をお願いします。
　また、周りが静かな場所で実施　いただけますと幸いです。
 
●●様のご希望を考慮し、日程調整致しますので、
お手数ですが、ご希望日時をご返答ください。

１．一次面接のご案内 ※30~60分を予定しています。

候補日時）●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
　　　　　●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
　　　　　●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
 
3つほど候補のお時間をご返信いただけますと幸いです。
上記日時が難しい場合は、それ以外のご希望日時も承ります。
下記テンプレートに沿ってお時間の候補をいただけますと幸いです。
 
［以下、希望日程返信用フォーマット］
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
［第一希望］　●月　●日（●）●時　～　●時の間
［第二希望］　●月　●日（●）●時　～　●時の間
［第三希望］　●月　●日（●）●時　～　●時の間
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
 
何かご不明点等ございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
 
―――――――――――――――――――――
●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
 
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
営業時間：
―――――――――――――――――――――

●●様
 
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
先日は、ご来社いただきありがとうございました。
 
選考の結果、●●様には、ぜひ最終選考に進んでいただきたいと考えております。
面接を担当するのは（●●）になりますが、一次面接でお話いただいた思いを
変わらずお話しいただけますと幸いです。
 
●●様のご希望を考慮し、日程調整致しますので、
お手数ですが、ご希望日時をご返答ください。

１．一次面接のご案内 ※30~60分を予定しています。

候補日時）●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
　　　　　●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
　　　　　●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
 
3つほど候補のお時間をご返信いただけますと幸いです。
上記日時が難しい場合は、それ以外のご希望日時も承ります。
下記テンプレートに沿ってお時間の候補をいただけますと幸いです。
 
［以下、希望日程返信用フォーマット］
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
［第一希望］　●月　●日（●）●時　～　●時の間
［第二希望］　●月　●日（●）●時　～　●時の間
［第三希望］　●月　●日（●）●時　～　●時の間
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
 
何かご不明点等ございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
 
―――――――――――――――――――――
●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
 
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
営業時間：
―――――――――――――――――――――

●●様
 
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
この度は面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
 
面接の内容をもとに慎重に検討いたしましたところ、
今回は残念ながら、ご希望に沿えない結果となりました。
 
限られた採用枠に対して多数のご応募をいただいており、
選考基準もかなり高いものとなった中で、慎重に選考を進め、
相対評価として結果を出しております。
 
誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願い申し上げます。
末筆ではございますが、今後のご健勝をお祈り申し上げます。
 
―――――――――――――――――――――
●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
 
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
営業時間：
―――――――――――――――――――――

●●様
 
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
先日は面接のお時間をいただきありがとうございました。
 
ご提出いただいた履歴書と適性テストの結果も踏まえて
慎重に選考いたしました結果、「内定」となりました。
おめでとうございます！
 
このまま入社をご希望される場合は、その旨のご返信と
併せて条件面についてお話をするため、30分程度オンラインで
お時間をいただけますでしょうか？
 
以下の候補日より、なるべく幅広くご返信にて
ご指定いただけますと幸いです。
ご返信は●月●日（●）までにいただけますと幸いです。

１．面談のご案内

候補日時）
●月●日（●） ●：●-●:●の間/●：●-●:●の間/●：●-●:●の間
●月●日（●） ●：●-●:●の間/●：●-●:●の間/●：●-●:●の間
 
3つほど候補のお時間をご返信いただけますと幸いです。
上記日時が難しい場合は、それ以外のご希望日時も承ります。
下記テンプレートに沿ってお時間の候補をいただけますと幸いです。
 
［以下、希望日程返信用フォーマット］
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
［第一希望］　●月　●日（●）●●時　～　●●時　の間
［第二希望］　●月　●日（●）●●時　～　●●時　の間
［第三希望］　●月　●日（●）●●時　～　●●時　の間
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
 
お返事をお待ちしております。よろしくお願い致します。
●●様と一緒に働けることを楽しみにしています。
 
※お電話いただく際は以下の連絡先へお願いいたします。
 
―――――――――――――――――――――
●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
 
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
営業時間：
―――――――――――――――――――――

●●様
 
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
先日は面接のお時間をいただきありがとうございました。
 
ご提出いただいた履歴書と適性テストの結果も踏まえて
慎重に選考いたしました結果、「内定」となりました。
おめでとうございます！
 
このまま入社をご希望される場合は、その旨のご返信と
併せて条件面についてお話をするため、
一度ご来社いただけますでしょうか？
 
以下の候補日よりなるべく幅広くご返信にて
ご指定いただけますと幸いです。
ご返信は●月●日（●）までにいただけますと幸いです。

面談のご案内

候補日時）
●月●日（●） ●：●-●:●の間/●：●-●:●の間/●：●-●:●の間
●月●日（●） ●：●-●:●の間/●：●-●:●の間/●：●-●:●の間
 
3つほど候補のお時間をご返信いただけますと幸いです。
上記日時が難しい場合は、それ以外のご希望日時も承ります。
下記テンプレートに沿ってお時間の候補をいただけますと幸いです。
 
［以下、希望日程返信用フォーマット］
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
［第一希望］　●月　●日（●）●●時　～　●●時　の間
［第二希望］　●月　●日（●）●●時　～　●●時　の間
［第三希望］　●月　●日（●）●●時　～　●●時　の間
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

お持ち物：●●

場所：●●

 
お返事をお待ちしております。よろしくお願い致します。
●●様と一緒に働けることを楽しみにしています。
 
※お電話いただく際は以下の連絡先へお願いいたします。
 
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●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
 
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
営業時間：
―――――――――――――――――――――

●●様
 
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
この度はご丁寧にご連絡をいただき、ありがとうございます。
 
弊社としても誠に残念ではございますが、
ご辞退されるとのことで承知致しました。
 
なお、これまでお預かりしました履歴書等は
当社にて責任を持って破棄致します。
何卒ご了承ください。
 
ご連絡改めてお礼を申し上げるとともに、
今後の益々のご活躍をお祈り申し上げます。
 
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●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
 
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
営業時間：
―――――――――――――――――――――

●●様
 
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
この度は、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
 
先日、面接のご案内をお送りしましたが、その後ご状況はいかがでしょうか。
引き続き選考をご希望される場合は、改めてご希望の日時を
いただけますと幸いです。
 
●月●日（●）●時までにご連絡をいただけなかった場合には、
ご辞退をされたものとして対応致しますので、
ご確認・ご検討のほどよろしくお願いいたします。
 
―――――――――――――――――――――
●●●●●株式会社
（部署名）
（担当者名）
 
住所：（会社住所）
E-mail：●●●●●@●●●.com
携帯番号：●●●-●●●●-●●●●
代表電話：●●●-●●●-●●●●
営業時間：
―――――――――――――――――――――