【採用担当者必見】ダイレクトリクルーティングの返信率を上げる手法

転職サービスや人材サービスが多様化する今、企業のニーズにマッチした人材を採用するために、“ダイレクトリクルーティング”が注目されています。

ダイレクトリクルーティングを取り入れている企業のなかには、「送信したスカウトメールの返信率が悪い」「どうすれば効率的な運用を行えるのだろう」などの悩みを抱える採用担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、ダイレクトリクルーティングの平均返信率を踏まえつつ、返信率が低い理由、返信率を向上させる改善策について解説します。

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ダイレクトリクルーティングの返信率とは

ダイレクトリクルーティングの返信率とは、スカウトメールを送信した件数のうち、返信があった件数の割合を指します。

返信率は以下の計算式で算出できます。

▼返信率の計算式

返信率は、企業の知名度や送信件数、業種などによって異なりますが、一般的には10％程度といわれています。返信率が低い場合には、自社とマッチしにくい人材をスカウトしている可能性があると考えられます。

効率的にダイレクトリクルーティングを行うには、自社にマッチする人材を見極めて、返信につながりやすい母集団を形成することが重要です。

ダイレクトリクルーティングの返信率が低い原因

スカウトメールの返信率が低い要因には、主に以下の4つが考えられます。

①定型文になっている

一斉送信されたような定型文は、候補者が「自分のことだ」と認識しにくく、企業の熱意が伝わりづらいと考えられます。

そのほか、「自分が知りたい情報が記載されていない」「なぜ自分宛にスカウトが来たのかが分からない」といった理由から、候補者の興味を惹くことができていないといった原因も考えられます。

②文章が読みにくい

候補者の返信率が低い原因の一つとして、スカウトメールの文章が読みにくいことが挙げられます。

文字数が多い、改行が少ないなどといった読みにくい文章の場合、途中で読むのを止めてしまったり、企業が伝えたい内容がうまく伝わらなかったりします。

特に、文字数に関しては注意が必要です。担当者がパソコンで打ったメールを確認する際、多くの候補者がスマートフォン（以下、スマホ）を利用すると予想できます。何度もスクロールしなければならないような長文のメールは、「長すぎて読みにくい」と最後まで読んでもらえないことも考えられます。

③返信に躊躇する文章になっている

自社に興味を持ってくれている候補者であっても、スカウトメールの文面によって返信を躊躇（ちゅうちょ）してしまっている可能性も考えられます。

例えば、専門的な言葉やビジネス用語を使った“硬い文章”は、候補者が抵抗感を抱いたり、理解できなかったりして、返信しづらくなることがあります。

また、スカウトの時点で選考過程の説明や面接日のヒアリングをすると、候補者が身構えてしまい、返信を控えることも考えられます。

④候補者がサービスを使用していない

候補者が現在も就職活動・転職活動をしているか、という点には注意が必要です。

ダイレクトリクルーティングサービスに登録したものの、既に使用を止めていることも考えられます。

例えば、ほかの会社で採用が決まったにもかかわらず、サービスに登録したままの状態になっており、スカウトメール自体を見ていないケースも考えられます。

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また、ダイレクトリクルーティングには「返信率が低い」以外にも陥りやすい３つの課題があります。ダイレクトリクルーティングの課題と解決策については、以下の記事で詳細に解説しておりますので、あわせてご覧ください。

▼ダイレクトリクルーティングの3つの課題と解決策

ダイレクトリクルーティングの返信率を向上させる改善策

スカウトメールへの返信率が低い場合は、スカウトメールの送信時期や内容、利用するサービスを見直して、改善を図る必要があります。

具体的な改善策として、以下が挙げられます。

①曜日や時間帯を考慮する

返信率を改善するには、スカウトメールを送信する曜日や時間帯を考慮することが重要です。

スカウトメールの既読率は曜日や時間帯によって異なります。これは、通勤時間にメールを確認する人や、お昼の休憩時間にメールを確認する人、週初めや金曜日にはメールをあまり確認しない人など、人によってメールを確認するタイミングが異なるからです。

採用候補者を見つけた際は、曜日や時間帯を変えてスカウトメールを送るといった工夫が求められます。

また、スカウトメールを送る曜日や時間帯によっては、時間外労働や休日労働が多い企業という印象を持たれてしまう可能性もあるため注意が必要です。

②魅力的な件名にする

ダイレクトリクルーティングの返信率を高めるには、メールを開封してもらうハードルをクリアしなければなりません。そのためには、採用候補者の興味を惹くような、魅力的な件名を設定する必要があります。

候補者が他人事ではなく「自分のことだ」と感じられるような特別感を出したり、競合他社のメールに埋もれないような差別化要素を取り入れたりすることがポイントです。

▼候補者の興味を惹く件名のポイント

• “限定”“非公開”というワードを盛り込む
• 候補者の氏名を記載する
• 候補者にとって魅力となる要素を加える
  （リモートワーク可、平均年収〇円以上、年間休日〇日以上　など）
• 返信ハードルを下げる特典を付与する
  （書類審査免除、一次面接免除、体験入社、食事会の設定　など）

③利用するダイレクトリクルーティングサービスを見直す

スカウトメールの送信時期や内容を見直しても返信率が改善しない場合には、利用するダイレクトリクルーティングサービスを見直すことも一つの方法です。

ダイレクトリクルーティングサービスには、すでにアカウントを利用していなかったり、最後のログインから時間が空いたりしているユーザーも登録しています。

返信率を高めるには、アクティブユーザー数が多いサービスを利用することが重要です。また、最終ログイン日やレジュメの更新日などを確認して、直近でサービスを利用しているユーザーを判断できるサービスを利用することもポイントです。

ダイレクトリクルーティングサービスには様々な種類があります。ダイレクトリクルーティングサービスの種類については以下の記事で解説しておりますので、あわせてご覧ください。

▼ダイレクトリクルーティングに種類はある？ サービスの選び方も併せて解説

④詳細かつ正直な情報を掲載する

自社について詳細かつ正直な情報をスカウトメールに掲載することも、返信率を改善するために有効な方法です。

スカウトメールに企業情報を掲載する際は、候補者が知りたい情報を選定することがポイントです。その会社で働くイメージができるような詳細な情報を正直に掲載すると、自社への信頼を得やすくなります。

また、候補者に興味を持ってもらい、返信につなげるには、基本的な事業内容や募集要項に加えて、自社の強み・魅力を伝えることも重要です。

スカウトメールに記載するとよい情報として、以下が挙げられます。

▼スカウトメールに記載するとよい情報

• 職場環境や日常風景が分かる画像・動画
• 採用担当者のプロフィール
• スカウトに至った理由
• 自社で活躍が期待できる業務
• 社員のキャリアモデル
• 社員に喜ばれていること（働き方、福利厚生、人間関係　など）
• 現状の課題と改善に向けた取り組み

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なお、ダイレクトリクルーティングで採用につなげるためのコツについては、こちらで詳しく解説しています。

まとめ

この記事では、ダイレクトリクルーティングの返信率について以下の内容を解説しました。

• 平均的な返信率
• 返信率が低い原因
• 返信率が低い場合の改善策

ダイレクトリクルーティングにおけるスカウトメールの返信率は、一般的に10%前後とされています。返信率が低い場合、候補者に「メールの文章が読みづらい」「返信のハードルが高い」などと思われている可能性があります。また、候補者が自社で利用するダイレクトリクルーティングサービス自体を利用していないことも理由として考えられます。

返信率を改善するには、送信曜日や時間帯を考慮する、魅力的な件名にする、アクティブユーザーの多いサービスに見直す、企業の正直な情報を記載することがポイントです。

ダイレクトリクルーティングサービスを検討するのが初めての方や、過去にダイレクトリクルーティングを導入したが上手くいかなかったという経験をお持ちの方は、『エン転職ダイレクト』を試してみるのがおすすめです。

　
エン転職ダイレクトは、業界最大級となる413万人（2023年12月末時点）の人材データベースを保有しており、豊富な人材にスカウトを行うことが可能です。スカウトメールには、スカウト理由を記載できる機能のほか、求人票に画像・動画を掲載する機能、採用担当者の顔写真・氏名・プロフィールを開示するといった機能もあります。

これらの機能を活用すると、企業の魅力を余すことなく伝えられるほか、候補者に興味や安心感を持ってもらい、返信率の向上につながると期待できます。

こちらの記事では、エン転職ダイレクトのサービスや特徴についてまとめています。併せてご一読ください。