面接の日程調整に便利な無料ツール5選！選び方のポイントも解説

面接は企業の採用活動において、自社に適した人材を見極める重要な場。しっかりと見極めるためにも、求職者とスケジュールを合わせて面接時間を確保する必要があります。
 
しかし、求職者と採用担当者で面接スケジュールがなかなか合わなかったり、面接参加者が複数いてスケジュールを見ながら予定を合わせるのが大変だったりしてお悩みの方も多いのではないでしょうか？
 
こうしたお悩みの解消に役立つのが、「面接日程調整ツール」です。採用担当者の負担を劇的に軽くすることができます。
 
本記事では、面接時に使える無料の日程調整ツールを5つ紹介します。ツールを選ぶときのポイントや、日程調整ツールを求職者へ送るときのメールテンプレートも記載しましたので、採用活動の効率化にお役立てください。

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面接の日程調整ツールとは？

面接の日程調整ツールとは、採用担当者と求職者が簡単にスケジュールをすり合わせられるツールのこと。多くの場合、日程調整ツールの専用URLをクリックすると、カレンダーアプリのような画面が表示されます。

Webに表示されたカレンダー上で、求職者が採用担当者の空き時間をチェックしたり、お互いの都合の良い日時を指定したりすることが可能です。Googleカレンダーなど、スケジュール管理ツールとリアルタイムで自動連携できるものもあります。

日程調整ツールは、複数人が参加する会議や商談など、面接以外のビジネスシーンでも活用されています。ツールによって操作方法や操作画面、機能などが少しずつ違うので、まずは無料版で試してから、使いやすいものを本格的に導入していくとよいでしょう。

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面接で日程調整ツールを使うメリット

面接で日程調整ツールを使う主なメリットは、「採用活動を効率化できること」「求職者の面接辞退を軽減できること」です。下記で詳しく解説していきます。

求職者に合わせて個別にメールを作らなくて済む

自社の求人に応募してくれた求職者が複数いる場合、1人ひとり個別にメールを作って連絡をとり、スケジュールをすり合わせるのは大変ですよね。提示した日程だと都合が合わず、ラリーが続くと採用担当者の負担が増えていきます。

面接日程調整ツールを使えば、求職者に合わせて個別にメールを作らなくてもよくなるので、採用担当者の業務効率化に役立ちます。

日程調整ツールは多くの場合、美容院をネット予約するときのように、特定のURLからネット上で面接スケジュールを一括管理することが可能です。採用担当者は予約ページのURLを求職者へメールするだけでよいので、相手に合わせて面接候補日を調べてメールを書き換える必要がなくなります。

求職者は採用担当者のスケジュールを見て自分で都合が合う日を予約してくれるので、スケジュールの都合が合わず、何度もやり取りを繰り返す負担から解放されます。

複数の求職者と簡単に日程調整できる

日程調整ツールを使うと、複数の求職者と簡単に予定をすり合わせられます。ツール内で面接用の予約ページをつくり、そのURLを複数の求職者へ一斉に送付して、簡単にスケジュール調整できるからです。

スケジュール情報はツール上でリアルタイムに更新されるため、ダブルブッキングの心配もありません。採用担当者は自身の業務負担を削減しつつ、安心して日程調整を進められます。

面接辞退を軽減できる

日程調整ツールを活用し、スムーズに面接日を決定すると、求職者の面接辞退を軽減させられる可能性が高くなります。求職者は複数の企業へ同時に応募しているケースが多いため、面接の日程調整に時間がかかると、その間に他社で内定が決まってしまうリスクがあるからです。

加えて、企業側との日程調整がうまくいかないことに不安や苛立ちを覚え、求職者が選考を辞退してしまう可能性も回避しやすくなります。

面接で日程調整ツールを選ぶときのポイント

日程調整ツールを選ぶときのポイントを3つ解説します。ツールによって使い方が異なるので、「自社に合った日程調整方法のもの」なおかつ「求職者側でも操作しやすいもの」を選びましょう。

ツールの型で選ぶ

面接の日程調整ツールには、大きく分けて「予約受付型」と「候補提案型」の2種類があります。

▼予約受付型
 
予約受付型は、採用担当者の空いている日時を求職者へ提示し、都合の良い日時を選んでもらうタイプです。採用担当者が日程調整ツールのカレンダーに予定を入力すると、自動で空いている日時が抽出されます。

Googleカレンダーなどの一般的なスケジュール管理ツールと連動できるサービスもあるため、普段使用しているスケジュール管理ツールを更新するだけで、自動的に面接日程調整ツールにも反映される手軽さ・負担の少なさが採用担当者にとっての魅力です。

求職者側も予約ページのURLから採用担当者の空き状況を確認し、都合がつく日時を選択するだけ。

簡単ではありますが、内容は求職者側に見えないとはいえ、採用担当者のスケジュール状況が求職者へ筒抜けになる点をデメリットだと感じる人もいるでしょう。

▼候補提案型
 
候補提案型は、採用担当者が空いている日をあらかじめ複数登録しておき、そのなかから求職者に都合の良い日を選んでもらうタイプです。求職者は予約受付型と同様に、予約ページのURLから都合がつく日を選択します。

採用担当者のスケジュール状況のうち、あらかじめ登録された日時だけが求職者へ提示されるので、スケジュールの空き情報が筒抜けになる恐れはありません。ただし、空いている日時を都度更新し続けなければいけないというデメリットもあります。

ツールの操作性で選ぶ

面接の日程調整ツールは、企業・求職者どちら側からも使いやすいものを選びましょう。せっかく業務効率化のためツールを導入したのに、操作画面がわかりにくかったり、操作方法が複雑だったりすると、かえって時間をロスしてしまいます。

求職者側にとっても、使いづらいツールを指定してくる企業は印象が良くないはずです。面接用の日程調整ツールを選ぶときは、簡単に使えて操作性の良いものを選びましょう。

マルチデバイス対応かどうかで選ぶ

面接で日程調整ツールを使う場合は、マルチデバイス対応のものがおすすめです。企業側・求職者側がどのような作業環境であっても円滑に使えるツールを選びましょう。

現在、多くの日程調整ツールがWebブラウザーでの操作に対応しています。専用URLにアクセスしてWeb上で日程調整を行うタイプであれば、スマホ・タブレット・PCなどいろいろなデバイスからアクセス可能なので使いやすいでしょう。

アプリ版をリリースしているツールもあるので、アプリ版を使う場合は、対応しているOSやデバイスをしっかりと確認してから導入しましょう。

無料のおすすめ日程調整ツール5選

面接で使える日程調整ツールには、無料版と有料版があります。ここではツールの導入を検討している方向けに、無料でも活用できるおすすめ日程調整ツールを5つ紹介します。

まずは無料の範囲で試し、必要な機能があれば有料版へ移行するとよいでしょう。

Microsoft Bookings

Microsoft Bookingsは、WordやExcelなどOfficeソフトでお馴染みのMicrosoft が提供しているスケジュール管理ツール。会社がMicrosoft 365に加入していれば、無料で使えます。

Microsoft 365をすでに利用している方や、Outlookカレンダーでスケジュール管理している方におすすめです。小規模なビジネス向けに予約受付と予約管理が可能で、この予約受付機能を面接の日程調整に活用できます。

面接官ごとに空き状況を設定でき、面接できる日時と予約状況をリアルタイムで更新可能な点がメリットです。共通のURLを送るだけで予約を一括管理できるので、求職者1人ひとりのスケジュールを確認しなくて済みます。

TimeRex

TimeRexは、ミクステンド株式会社が提供している日程調整ツールです。ビジネスシーンの日程調整に向いており、基本機能は無料で使えますが、無料版は登録できる面接官の予定が1人分のみとなっています。

TimeRexはGoogleカレンダーとリアルタイムで連携できるので、普段からGoogleカレンダーでスケジュール管理をしている方におすすめです。

採用担当者がログインして専用URLを作成すると、アカウントの設定と空いている日時にもとづいて、面接候補日を自動的にリストアップしてくれます。求職者は候補日から希望する日時を選択するだけで、簡単に面接官の予定を押さえられます。

eeasy

eeasyは株式会社E4が提供している予約受付型の日程調整ツール。多数の特許を取得しており、高機能性・多機能性が特長です。

eeasyは従量制の日程調整ツールで、月6回以上の調整が必要なユーザーのみ有料となります。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど、複数のカレンダーツールと連携可能。加えて、ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツールとも連携できます。

多機能ですが、操作画面はいたってシンプル。日程調整ツールを使い慣れていない人にもわかりやすい設計になっています。

jicoo

jicooは株式会社ジクーが提供する日程調整ツールで、予約受付型・候補提案型のどちらにも対応しています。無料版では1on1の日程調整が無期限で行えるほか、Google WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアと連携可能です。

有料版にすると、複数人でのグループ間日程調整が簡単に行えるようになります。カレンダーのデザインをカスタマイズすることも可能になるため、デザイン性の高さでも人気があります。

アイテマス

アイテマスは株式会社ArtBBが提供する日程調整ツールです。Webブラウザー版とアプリ版がリリースされており、現在は全機能無料で利用可能となっています。将来的には一部有料にする予定とのことですが、時期は未定です。（2023年10月記事執筆時点）
 
予約受付型と候補提案型の両方に対応。Googleカレンダーとリアルタイムで連携できるので、採用担当者のスケジュール状況をいつでも最新の状態にしておけます。
 
言語は日本語だけでなく英語にも対応。時差にも対応しているので、海外在住者とWeb面接をする際などにも使いやすいツールです。

面接の日程調整ツールを求職者へメールするときのテンプレート

最後に、面接の日程調整ツールを求職者へメールするときのテンプレートを紹介します。日程調整ツールを使う場合は、面接の候補日時をメール本文に記載する必要がありません。基本的に予約ページのURLを貼りつけておくだけでOKです。

あとは求職者が自分の端末からURLにアクセスし、都合の良い日を選ぶだけで面接日時を決められます。ツールを導入したら、以下のテンプレートを参考に求職者へメールを送ってみましょう。

▼面接日程調整以外にも、応募受付、内定通知など「27種類」の応募者対応メールテンプレートを以下から無料でダウンロードいただけます。ぜひ貴社の面接にお役立てください。

まとめ

面接で日程調整ツールを使うと、求職者とのスケジュールのすり合わせが簡単になり、採用担当者の業務効率化につながります。選考過程がよりスムーズになることで、求職者が面接までの期間に他社を選んでしまうリスクも軽減させられるでしょう。
 
日程調整ツールは無料版と有料版があり、メーカーごとに機能や操作性が異なります。まずは無料版で企業側・求職者側ともに使いやすいかどうかを確認し、より多機能性を求めたい場合に有料版を検討するとよいでしょう。
 
 
 
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面接アシスト機能を含め、エン転職が採用決定率アップに貢献できる理由はこちらの記事をご覧ください。
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