面接の日程調整｜企業側がメールを送るときのマナーや5種類のテンプレート

選考が進むと、採用担当者は求職者と面接の日程調整をする必要が出てきます。日程調整がスムーズにできない場合、求職者から「対応の悪い企業だなぁ」と思われてしまう可能性があります。

また、面接の日程調整が遅れるほど、他社で先に内定が決まってしまうリスクも高まるので、なるべく円滑に行いたいものですよね。
 
本記事では、企業側から面接の日程調整メールを送るときのマナーやテンプレート、日程調整でよくある質問への回答などを紹介します。日程調整に便利な無料ツールもあわせて紹介しますので、採用活動にお役立てください。

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面接の日程調整をメールで行なった方がよい理由

面接の日程調整は、基本的にメールで行なった方がよいといわれています。メールだと重要な内容が文章としてお互いの端末に保存されるので、やり取りの証拠がきちんと残り、「言った／言っていない」というトラブルを防ぎやすくなるからです。

加えて、メールであれば都合の良いタイミングでメッセージの確認・返信ができるメリットもあります。メールをやり取りするなかで、お互いに日時や場所などを文面で何度も確認するので、「うっかり時間や場所を忘れてしまった」というミスも防ぎやすくなるでしょう。

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企業側が面接の日程調整メールを送るときのマナー

まず、企業側が面接の日程調整メールを送るときのマナーを3つ解説します。面接の日程調整をするにあたり、企業側と同じように求職者側も時間と労力を割いているので、滞りなく調整を進めていきましょう。

企業側が面接の候補日時をいくつか提案する

面接の日程調整は、求職者の予定に配慮しつつ、企業側がリードして進めましょう。まずは企業側で面接の候補日時を3つほど提案し、求職者に都合の良い日を選んでもらうのがスムーズです。候補日時を1日ずつ確認するよりも、メールのやり取りを最低限にできます。

候補日時を決めるときは、面接する人数と、面接以外の業務との兼ね合いを考慮しましょう。1日に複数回面接する場合は、業務が詰まっている日をなるべく避け、時間に余裕をもたせます。面接の終了時間が多少前後しても、あとの予定に影響しないようなスケジュールを組むのが理想的です。

面接日程のメールだとわかりやすい件名にする

求職者は複数の企業と同時に採用関係のやり取りをしている可能性があります。面接日程についてのメールだとパッと見てわかる件名で送り、見逃されないように配慮しましょう。

「●●株式会社 面接日程のご連絡」「●●株式会社 一次面接のご案内」など、送り主と内容がひと目でわかる件名がおすすめです。20文字以内に収めると、より簡潔でわかりやすくなります。

逆に「●●株式会社 ご案内」などのあいまいな件名にすると、面接とは関係ないメールだと思われてスルーされる恐れがあります。㈱などの機種依存文字も正しく表示されない恐れがあるので、使わないように注意しましょう。

面接前日に求職者へリマインドメールを送る

リマインドメールとは、相手に予定をきちんと思い出してもらうために送る予定確認メールのことです。求職者に面接を忘れられたり、面接当日にドタキャンされたりするのを防ぐため、前日にリマインドメールを送りましょう。

リマインドメールには面接の日時・場所・持ち物などの情報を盛りこみ、当日スムーズに面接を進められるようにします。リマインドメールのテンプレートも用意していますので、ぜひご活用ください。

面接の日程調整メールのテンプレート5選

ここからは、面接の日程調整メールのテンプレートを5つの目的別に紹介します。

・オンラインで面接する場合
・来社してもらって面接する場合
・日程が合わなかった場合の再調整依頼メール
・日程調整の連絡に返信がなかった場合のPUSHメール
・面接前日に送るリマインドメール

いずれも一般的な内容でテンプレートを作成しています。ご自身の会社に合うように、適宜情報を変更してご活用ください。

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オンラインで面接する場合の面接日程調整メールテンプレート

オンラインで面接する場合の日程提案メールと、日程確定メールのテンプレートです。

来社してもらって面接する場合の面接日程調整メールテンプレート

求職者に来社してもらって面接する場合の日程提案メールと、日程確定メールのテンプレートです。

日程が合わなかった場合の面接再調整依頼メールテンプレート

企業と求職者のスケジュールが合わなかった場合に使える、再調整依頼メールのテンプレートです。

面接日程調整の連絡に返信がなかった場合のPUSHメールテンプレート

求職者から日程調整の連絡に返信がなかった場合に使える、PUSHメールのテンプレートです。あまりしつこく問い詰めることはせず、返信期限を設けて返答を促しましょう。

面接前日に送るリマインドメールテンプレート

面接前日に求職者へ送るリマインドメールのテンプレートです。オンライン面接の場合と、来社してもらって面接する場合の文例をそれぞれ紹介します。

面接の日程調整に関するよくある質問

面接の日程調整をするときに採用担当者がよく感じる疑問や、起こりがちなトラブルを3つまとめました。日程調整を円滑に進められるよう、対応策を参考にしてみてください。

メールが送信できずエラーになるときは？

求職者にメールを送る際、入力したメールアドレスに間違がないにもかかわらず、送信エラーになってしまうことがあります。どうしてもメールが送れない場合は、電話で求職者に連絡をとってみましょう。
 
もし電話に出てくれたら「面接の日程調整をしたかったが、メールが送れなかった」という旨を伝え、メールアドレスが合っているか確認します。可能であれば、電話で話しながら日程を決めてもよいでしょう。
 
電話で日程調整した場合は、念のために後日改めて求職者のメールアドレスへ面接日時などをメールし、予定を組んだという証拠を残しておくのがおすすめです。
 
もし相手が電話に出ず、なおかつ折り返しもない場合は、面接の日程調整がしたい旨を書面で郵送します。その際、候補日時・場所・必要な物・企業の連絡先などをもれなく記載し、選考を進めるにあたって電話かメールで連絡をとりたいことも一緒に伝えるとよいでしょう。

どうしてもお互いのスケジュールが合わないときは？

企業側と求職者側のスケジュールがどうしても合わず、お互いに悩んでしまうケースは多いものです。とくに求職者側が在職中に転職活動をしている場合や、在学中に就職先を探している場合などに、すり合わせ困難な状況が起きやすくなります。
 
どうしてもお互いのスケジュールが合わないときは、以下の2点を企業側から打診してみましょう。
 
・就業前や就業後など、業務時間外に面接できないか
・対面ではなくオンライン面接にするなど、面接方法や場所を変更できないか
 
求職者へイレギュラーな打診をするときは、一方的な印象とならないよう「あなたの希望にできる限り柔軟に合わせますよ」という姿勢を見せて調整に臨みましょう。

求職者とのやりとりをスムーズにするには？

採用担当者が多忙など、メールだけで求職者との日程調整を完結させるのが難しい場合は、ツールを導入するのがおすすめです。
 
日程調整ツールを使うと、企業と求職者が短時間で円滑にスケジュール情報をやり取りできます。無料ツールと有料ツールがあるので、導入するかどうか迷っている場合は、まず無料のツールを利用してみるとよいでしょう。

面接の日程調整におすすめの無料ツール

最後に、面接の日程調整におすすめの無料ツールを紹介します。ツールを使うメリットは以下の2点です。
 
・求職者とのメールでのやり取りを最小限にできる
・複数人との日程調整を簡単に行える
 
日程調整ツールを導入すると、ダブルブッキングなどのトラブルを防ぎやすくなり、採用担当者の負担を軽減させられるでしょう。

Microsoft Bookings

Microsoft Bookingsは、WordやExcelなどのOfficeソフトを提供しているMicrosoft のスケジュール管理ツール。自社がMicrosoft 365のプランに加入していれば、すぐに使い始められます。
 
Microsoft Bookingsは「Microsoft 365を利用している方」「Outlookをスケジュール管理で使っている方」におすすめです。小規模なビジネス向けに予約受付と予約管理が可能で、この予約受付機能を面接の日程調整に活用できます。

Microsoft Bookingsのメリット

①    面接官ごとの空き状況を設定できる
②    面接可能時間帯と面接予約状況をリアルタイムで更新できる
③    共通のURLを送るだけで一括管理できるので、
　　求職者1人ひとりのスケジュールを確認しなくて済む

TimeRex

TimeRex（タイムレックス）は、ミクステンド株式会社が提供する日程調整自動化ツールです。ビジネスシーンの日程調整に向いており、基本機能は無料で使えます。

TimeRexはGoogleカレンダーとリアルタイムで連携できるので、普段からGoogleカレンダーでスケジュール管理をしている方におすすめです。
 
採用担当者がログインして専用URLを作成すると、アカウントの設定と空いている日時にもとづいて、面接候補日を自動的にリストアップしてくれます。求職者は候補日から希望する日時を選択するだけでOKです。

 
TimeRexのメリット

①    面接可能時間帯と面接予約状況をリアルタイムで更新できる
②    共通のURLを送るだけで一括管理できるので、
　　応募者1人ひとりのスケジュールを確認しなくて済む

※無料版は登録できる面接官の予定が1人分のみ

まとめ

面接の日程調整は「言った／言わなかった」のトラブルを防ぐためにも、お互いの端末に証拠が残るメールで行いましょう。
 
基本的には企業側が候補日時を3つほど提案し、求職者に都合のつく日を選んでもらうのがおすすめです。テンプレートを適宜活用しながら予定をすり合わせ、面接前日にリマインドメールを送って、求職者の面接忘れやドタキャンを防ぎましょう。
 
また、日程調整の作業が大変に感じる場合は、日程調整ツールを導入すると効率化できます。スケジュール調整を円滑に行い、求職者から「対応の良い企業だった」と感じてもらえるよう工夫していきましょう。

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管理画面から面接日時・面接場所を登録すると、自動で面接確定メールが送信されるほか、前日にはリマインドメールも自動送信。これにより、忙しい人事・採用担当者の負担を軽減しつつ、面接前の辞退や面接当日のドタキャン辞退を防止します。
 
採用でお悩みの際は、以下のエン転職お問い合わせ窓口よりお気軽にご相談ください。

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