面接の日程変更メール｜企業側が送るときのテンプレートとポイント
企業の採用活動は想像以上に多忙なもの。応募者と面接する際、事情があってどうしても日程を変更しなくてはいけない場面もありますよね。応募者から悪い印象をもたれないためにも、メールのやりとりは慎重に行なわなくてはなりません。
本記事では、企業側が面接の日程変更メールを送るときのテンプレートとポイントを紹介します。企業側から日程変更を申し出る場合と、応募者から日程変更を依頼された場合に分けてケース別に紹介するので、ぜひご活用ください。
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面接の日程変更はなるべくメールで行う
面接の日程を変更するときは、なるべく応募者とメールでやりとりしましょう。メールであれば、企業側と応募者のやりとりが証拠として記録に残るからです。
急遽予定を変更する必要が出て、本来の面接日まで時間に余裕がない場合は、日程変更を電話で行なうケースもあります。しかし電話だと、企業側と応募者のやりとりが文章として証拠に残らないため、「言った／言わない」などのトラブルが起こりやすくなるでしょう。
やむを得ず電話で面接日程変更の打診をする場合は、日程を確定させてから、変更後の日程をメールで送るのがおすすめです。
また上記に加えて、電話よりもメールの方が都合の良いタイミングで確認・返信できるという利点もあります。
面接の日程変更メールに記載する項目
面接の日程変更メールに記載するべき項目は、以下の7点です。もれなく記載し、誤字脱字や記載間違いがないよう注意しましょう。
項目 |
概要・注意点など |
件名 |
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宛先 |
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挨拶文 |
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本文 |
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日時・場所・URL |
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採用担当者名 問い合わせ先 |
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緊急連絡先 |
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面接の日程変更メールのテンプレート
ここからは、面接の日程変更メールのテンプレートを紹介していきます。面接の日程変更にかかわるメールには、下記3つのパターンがあります。
- 企業側から日程変更を申し出る場合
- 応募者から日程変更を依頼された場合
- 面接の日程変更に関するその他のメール
パターン別に紹介しますので、日時や文章などを自社に合うものへ適宜変更してご活用ください。
企業側から日程変更を申し出る場合
企業側から面接の日程変更を申し出る場合のメールテンプレートです。応募者に来社してもらって面接する対面面接と、Web会議ツールを使って行なうオンライン面接の文例を紹介します。
なお面接のスケジュール変更は、できる限り日にちではなく時間を変更して対応するのが楽です。面接の候補日時を提案するときは、企業側・応募者ともに、なるべく大幅なスケジュール調整をしなくて済むよう配慮すると、スムーズに日程変更できるでしょう。
対面で面接する場合の日程変更メール |
面接の候補日時 ※30~60分を予定しています。 候補日時）●月●日 （●） ●:●/●:●/●:●
なお、面接の形式は変更前と同様に対面面接となります。 |
オンライン面接の日程変更メール |
面接の候補日時 ※30~60分を予定しています。 候補日時）●月●日 （●） ●:●/●:●/●:● |
応募者から日程変更を依頼された場合
応募者側から面接の日程変更を依頼された場合のメールテンプレートです。「応募者の希望日程を了承する場合」と、「応募者の希望日程では企業側の都合が悪いため、再度面接の候補日時を提案する場合」の2パターンを紹介します。
応募者の希望する日程を了承する場合 |
■面接日時：●月●日（●） ●:●～ ※30~60分を予定しています。 |
応募者の希望する日程では企業側の都合が悪いため、再度日程を提案する場合 |
面接の候補日時 ※30~60分を予定しています。 候補日時）●月●日 （●） ●:●/●:●/●:● |
面接の日程変更に関するその他のメール
面接の日程変更にかかわるメールのうち、「日程変更の連絡に返信がなかった場合のPUSHメール」と「面接の前日に送るリマインドメール」を紹介します。必要に応じてご活用ください。
PUSHメールを送るときは、応募者をしつこく問い詰めないようにしましょう。より確実に返信をもらえるよう、返信期限を設けて返答を催促するのがおすすめです。
日程変更の連絡に返信がなかった場合のPUSHメール |
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面接の前日になったら、応募者が予定を忘れないようにリマインドメールを送りましょう。対面面接の場合と、オンライン面接の場合それぞれのメールテンプレートを紹介します。
面接の前日に送るリマインドメール（対面面接の場合） |
住所：（会社住所）
――――――――――――――――――――― |
面接の前日に送るリマインドメール（オンライン面接の場合） |
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面接の日程変更メールを送るときのポイント
ここからは、面接の日程変更メールを応募者へ送るときのポイントを解説します。以下4つのポイントを押さえておくと、日程変更をスムーズに行なえるでしょう。
応募者の都合に配慮し、候補日時を複数提案する
面接の日程変更をするときは、応募者の都合に配慮し、候補日時を複数提案しましょう。企業側が候補日時をいくつか提案し、応募者に選んでもらう方法がスムーズです。
また、企業の採用担当者と同じように、応募者も大学・専門学校の授業や、仕事などで忙しくしています。面接に参加できる時間は人によってさまざまなので、日中に予定を組むのが難しい場合もあるでしょう。
日中に面接を実施するのが難しい場合は、平日夕方～夜の時間帯や、土日祝日に面接できるようスケジュールを調整したり、対面面接からオンライン面接へ切り替えたりするなど、柔軟に対応しましょう。
面接の日程変更メールだとひと目でわかる件名にする
応募者へメールするときは、パッと見てすぐに「面接の日程変更メールだ」とわかりやすい件名で送りましょう。応募者は複数社と採用選考のやりとりをしている可能性があります。そのため、わかりにくい件名だと未読のままスルーされてしまう恐れがあるのです。
「●●株式会社 面接日程変更のお願い」など、ひと目で読む必要のあるメールだとわかる件名を書いて送りましょう。また、㈱などの機種依存文字をメールで使うと、正しく表示されず文字化けする可能性があります。応募者へメールするときは、通常の文字以外使わない方が無難です。
日程の変更理由はマイルドに伝える
応募者へメールする際、面接日程を変更する理由は、やんわりと伝えましょう。正直な理由をストレートに伝えるのではなく、「事情により」などのマイルドな表現で説明するのがおすすめです。
たとえば「ほかの応募者が日程変更を申し出ているため、それに合わせて前後の応募者の面接スケジュールも調整しなくてはならない」「採用担当者に面接以外の予定が入ってしまった」などの場合、理由を正直に伝えると応募者に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。
メールで連絡がつかないときは電話をする
応募者とメールで連絡がつかないときは、電話で確認をとります。電話で連絡がついたら、「面接の日程変更をしたかったが、メールで連絡がとれなかった」という旨を伝えましょう。
電話で日程変更のすり合わせをしたときは、念のために変更後の面接日時を応募者へメールしておくのがおすすめです。予定を変更したという証拠を文章で残しておきましょう。
応募者へ電話連絡しても応答がない場合、選考参加の意思がなくなっている可能性があります。何回か着信を残しても応答がなければ、選考辞退として対応するのがよいでしょう。
まとめ
面接の日程変更をするときは、応募者となるべくメールで連絡を取り合い、「言った／言っていない」などのトラブルが生じないよう気を付けましょう。
日程変更メールを送る際は、メールテンプレートが便利です。文章や日時を自社に合うよう適宜変更して、ぜひお役立てください。面接前日にリマインドメールを送ってあげると、応募者の予定忘れやドタキャンを防ぎやすくなります。
選考に参加した応募者から「対応が丁寧な企業だった」と良い印象をもってもらえるように、誠実なやりとりを心掛けましょう。
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