採用通知書を送付する目的と書き方。スムーズな入社を後押しするポイントとは

採用通知書とは、求職者に対して企業の採用意思を正式に伝える書面です。採用活動での選考が終わり入社してほしい人材が決まったら、企業側から求職者へ採用通知書を送付します。送付の際は郵送を用いることが一般的です。

最終選考を通過した求職者が自社へ入社するかどうかを決定する重要なプロセスとなるため、迅速な通知と誠意のある対応が求められます。

企業の人事・採用担当者のなかには「採用通知書にはどのような目的があるのか」「どのような書き方をすればよいのか」と気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、採用通知書の送付する目的と書き方、スムーズな入社につなげるポイントについて解説します。

なお、採用連絡の方法と伝え方についてはこちらの記事をご確認ください。

採用通知書を送付する目的

採用通知書を送付する目的は、主に2つあります。

▼採用通知書の目的

• 企業側の採用意思を正式に伝える
• 自社への入社を後押しする

採用通知書は、採用が決定した求職者に対して、企業側の採用意思を正式に伝えることを目的に送付します。

採用決定の連絡方法には法律上の決まりはありませんが、企業が採用を決定した明確な意思を通知することで、最終選考に合格した証明として求職者に採否の結果を伝えられます。書面で通知すると手元に採否の結果が残るため、求職者との採用連絡をめぐるトラブルの回避にもつながります。

ただし、採用通知書を送付する時点では、求職者側の入社意思をまだ確認できていない状態となります。求職者側の入社意思を確認するには、別途内定承諾書や入社誓約書を返信してもらう必要があります。

また、求職者のなかには同時に複数の企業に応募して選考を進めている人もいます。採用が決まった段階で迅速に採用決定の意思を伝えることで、競合他社での選考を中断して、自社への入社を決めてもらえる可能性が期待できます。

内定通知書との違い

内定通知書は、内定が決定した段階で求職者に送付する書面です。採用通知書とは目的や通知のタイミングが異なります。

▼採用通知書と内定通知書の違い

ただし、どちらも法律上の明確な区別はなく、求職者の入社意思が確認できていない段階で内定通知書を採用通知書として送付するケースもあります。

求職者の誤解によるトラブルを防ぐために、自社における採用通知書と内定通知書の取り扱いを明確に示すことが重要です。

雇用契約書との違い

雇用契約書は、雇用契約に関する事項が記載された書面のことです。

企業が一方的に送る採用通知書とは異なり、2部作成して企業側と採用が決定した求職者の両者が捺印を行います。採用通知書とは、送付する目的や記載内容に違いがあります。

▼採用通知書と雇用契約書の違い

採用通知書を送付したあとに雇用契約書を取り交わすことが一般的ですが、採用通知書を兼ねて雇用契約書のみを送るケースもあります。

採用通知書の書き方

採用通知書には、企業と求職者の基本的な情報に加えて、採用の決定が明確に分かる内容を記載する必要があります。また、求職者側の入社意思を確認するための書面と返信用封筒を同封します。

▼採用通知書の記載項目・同封書面

▼テンプレート

採用通知書をはじめとする書面のフォーマットは、こちらからダウンロードしていただけます。ぜひご活用ください。

採用通知書でスムーズな入社につなげるポイント

内定の辞退を防いでスムーズに入社につなげるには、迅速な対応とともに誠心誠意に向き合う姿勢が伝わる採用通知書を送付することが重要です。

①感謝の気持ちや採用理由を伝える

採用通知書でよい印象を持ってもらうには、選考を受けてもらった感謝の気持ちや採用を決定した理由について伝えることがポイントです。

求職者一人ひとりに対して誠実に向き合っている姿勢を示すことができ、企業への信頼や入社の安心感につながります。また、自社への入社を決意してもらう後押しによって、採用通知の段階での辞退を防ぐことが期待できます。

▼感謝の気持ちや採用理由を伝える文面の例

• 「このたびは、弊社の求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。また、先日はお忙しい中、ご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。」
• 「厳選な審査の結果、〇〇様の〇〇に関するご経験やスキルを高く評価し、弊社社員として採用を内定することで決定いたしました。」

②電話やメールでの連絡を併行して行う

採用通知を行う際は、電話やメールでの連絡を併行して行うこともポイントです。

書面で採用通知書を送付するには、印刷・封入作業・郵送といったプロセスが発生するため、1〜2週間ほどの時間がかかります。選考が終わってから求職者へ通知するまでに期間が空くと、ほかの企業での選考が進み、先に内定が決定されてしまう可能性があります。

迅速に採用の決定を通知するために、電話やメールで連絡をしたうえで採用通知書を併せて送付することが重要です。電話やメールでの通知を行うことで、採用通知書の確認漏れや返信忘れなども防止できます。

なお、メールでの採用連絡についてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

③送付後にフォローを実施する

採用通知書の送付後、求職者の入社意思を確認して内定の合意形成を行うには、入社承諾書・入社誓約書を返信してもらう必要があります。期日までに返送がない求職者に対しては、フォローを実施することが重要です。

▼求職者へのフォロー方法

• 電話で連絡をして採用通知書が届いているか、不明点はないかなどを確認する
• 電話で連絡が取れない場合には、期限までに返信がないと採用決定が無効になる旨を記載したメールを送信する

また、求職者による辞退を防ぐために、内定が決定したあとの入社までの流れについてメールや採用通知書の同封書類などで伝えておき、入社に対する不安・疑問をなくすことも重要です。

まとめ

この記事では、採用通知書について以下の内容を解説しました。

• 採用通知書を送付する目的
• 内定通知書や雇用契約書との違い
• 採用通知書の書き方
• 採用通知書でスムーズな入社につなげるポイント

採用通知書には、企業側の採用意思を正式に伝えて、自社への入社を後押しする目的があります。求職者への感謝の気持ちや採用理由を伝えることで、誠実な姿勢が伝わり入社意欲の醸成につながります。

また、入社の合意形成と手続きをスムーズに進めるには、電話やメールでの連絡を併行して行ったり、送付後にフォローを実施したりする必要があります。選考過程での辞退を防ぐために、採否の連絡だけでなく面接前のフォローを行うことも重要です。

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