【例文あり】採用通知・不採用通知メールの書き方とポイント

採用選考の応募者に対して、選考結果を伝えるため、採用通知メールや不採用通知メールを送ることがあります。企業として好印象を与えるには、速やかに連絡を行なうとともに、丁寧かつ誠意のある対応を意識することが重要です。
 
しかし、企業の人事・採用担当者のなかには「採用通知／不採用通知メールには何を書けばいいの？」「応募者からの印象を良くするには、どんな対応が必要？」とお悩みの方も多いでしょう。
 
そこで本記事では、採用通知メール・不採用通知メールの書き方や例文、応募者に好印象を与えるポイントなどを解説します。採用選考の結果通知をスムーズに行なうため、ぜひお役立てください。

採用通知メール・不採用通知メールの書き方

まずは、採用通知メールおよび不採用通知メールの基本的な書き方を紹介します。メールに記載すべき項目と、メールの構成を解説しますので参考にしてください。

採用通知メールの書き方

採用通知メールを作成する際は、選考に合格した結果と、企業側の採用意思を応募者にわかりやすく示す必要があります。文面によって企業の印象が左右されるため、簡潔で読みやすく誠意を感じられる文章にしましょう。
 
採用通知メールの基本的な記載項目と、メール構成は以下の通りです。

不採用通知メールの書き方

不採用通知メールを作成する際は、選考結果を簡潔に記載するとともに、応募者への感謝を伝えることが大切です。数ある求人のなかから自社に応募してくれたことへの感謝を述べ、不採用の理由はやんわりとオブラートに包んで伝えましょう。
 
不採用通知メールの基本的な記載項目と、メール構成は以下の通りです。

採用通知メールの例文

ここからは、採用通知メールと不採用通知メールの例文を2パターンずつ紹介します。まずは、新卒採用・中途採用における採用通知メールの例文をご覧ください。

新卒採用の場合

中途採用の場合

不採用通知メールの例文

続いて、不採用通知メールの例文を紹介します。
 
・書類選考後に不採用とする場合
・面接後に不採用とする場合
 
上記2パターンの不採用通知メールの例文を紹介しますので、結果通知にぜひご活用ください。

書類選考後に不採用とする場合

面接後に不採用とする場合

なお、不採用通知メールについては、こちらの記事でより詳しく解説しています。「メール例文をもっと知りたい」という方は、ぜひ併せてご覧ください。
 
▼【文例あり】不採用通知の書き方と送り方・応募者への対応方法

採用通知メール・不採用通知メールで好印象を与えるポイント

続いて、採用通知メールおよび不採用通知メールで、応募者に好印象を与えるポイントについて解説します。

採用通知メールのポイント

採用通知メールには、企業側の採用意思を明確に伝えるだけでなく、応募者の入社意欲を高めて内定の承諾を後押しする役割があります。よい印象を持ってもらえるように、連絡のタイミングや内容、言葉遣いなどに配慮することがポイントです。

①  最終選考から1週間以内を目安に送信する

採用通知メールは、最終選考から1週間以内を目安に送りましょう。応募者の中には、複数社の選考を並行して受けている人もいるため、採用通知メールの送信が遅れると、他社の内定を承諾してしまう可能性があります。

また、連絡が遅くなると不安や不信感が募り、内定を辞退される可能性も考えられます。スムーズに内定の承諾につなげるには、採用が決まった段階でできるだけ早く採用通知メールを送信することが重要です。

②  歓迎や期待の言葉を添える

応募者の入社意欲を喚起するため、歓迎や機体の言葉を添えましょう。採用通知メールに必要事項だけを記載すると、事務的な印象が強くなり、不安を感じる応募者もいます。企業側があたたかい言葉を添えることにより、応募者が安心できるでしょう。

▼自社の熱意を伝える言葉の例  

「ぜひとも当社の一員としてお力添えをいただきたく存じます。」
「一緒に働くことを社員一同、楽しみにしております。」
「（応募者）さまの○○に関するご経験を高く評価しており、ぜひ当社で尽力していただきたいと思っています。」
「さまざまな分野で挑戦し続ける姿勢に感銘を受けました。」

③  書面や電話でも採用通知を行う

採用通知をするときは、メールだけでなく、書面や電話を併用してもよいでしょう。メールでの採用通知は、スピーディに応募者へ連絡できる利点がありますが、ほかのメールと埋もれて確認してもらえなかったり、軽い印象を与えてしまったりする可能性があります。

書面や電話を併用して通知することで採用の意思を明確に伝えられるほか、誠実で丁寧な印象を持ってもらいやすくなります。なお、採用通知書の書き方についてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

▼採用通知書を送付する目的と書き方。スムーズな入社を後押しするポイントとは

不採用通知メールのポイント

不採用通知を受け取ると、誰もが残念な気持ちになるものです。不採用通知メールを送るときは、応募者の気持ちに配慮し、丁寧で誠実な文章を記載しましょう。

①  不採用の理由はやんわりと伝える

不採用とした理由を正直に伝えると、角が立つ恐れがあります。不採用の理由は、「限られた採用枠に対し、多数のご応募をいただいているため」などの表現を用いて、やんわりとオブラートに包んで伝えるとよいでしょう。  

また、「慎重に選考を進め、相対評価として結果をお出ししております」と記載するのもよいでしょう。「あなた自身も魅力的な人材でしたが、他者により魅力的な人材がいました」という状況をやんわりと伝えられます。

②  応募者に対する感謝の言葉を添える

不採用通知メールには、求人への応募や選考参加に対する感謝の言葉を添えることも大切です。応募者は数ある求人から自社の求人を選んで応募し、時間と労力を割いて採用選考に参加してくれています。最終的に不採用になったとしても、応募者への感謝は忘れないようにしましょう。

③  不採用であっても誠意ある対応を心がける

応募者が入社に至らなかったとしても、今後は取引先など別の形で自社と交流することも考えられます。  

また、違う職種の求人を出す際に、「あの時の応募者をスカウトできればいいのに…」という状況になるケースも考えられるでしょう。こうした状況になった際、応募者とぎくしゃくすることがないよう、最後まで誠意ある対応を心がけましょう。

まとめ

この記事では、以下の内容を解説しました。

• 採用通知・不採用通知メールの書き方
• 採用通知・不採用通知メールで好印象を与えるポイント
• 採用通知・不採用通知メールの例文

応募者に対してメールを作成する際は、企業側の意思が明確に伝わるよう、簡潔でわかりやすく、誠意を感じられる丁寧な文章を書くことが大切です。

好印象を持ってもらうには、最終選考から1週間以内を目安にメールを送信するとともに、感謝の言葉を添えて、応募者に寄り添うことも重要となります。

また、応募者の入社意欲を高めて内定の承諾につなげるには、採用連絡だけでなく、選考過程でのフォローも大切です。

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