【例文つき】採用通知メールの書き方と応募者の印象をよくするポイント
採用活動で最終選考に合格した応募者に対して、採用の結果を伝えるために採用通知メールを送ることがあります。内定の承諾につなげるには、速やかに連絡を行うとともに、丁寧かつ誠意のある対応を意識して入社の意思決定を後押しすることが重要です。
企業の人事・採用担当者のなかには「採用通知メールには何を書けばよいのか」「応募者の印象をよくするにはどのような対応が必要なのか」などと対応に悩まれている方もいるのではないでしょうか。
この記事では、採用通知メールの書き方と例文、応募者の印象をよくするための対応のポイントについて解説します。
なお、書類選考の合否連絡メールについてはこちらの記事をご確認ください。
目次[非表示]
- 1.採用通知メールの書き方
- 2.採用通知メールで応募者の印象をよくするポイント
- 2.1.①最終選考から1週間以内を目安に送信する
- 2.2.②歓迎や期待の言葉を添える
- 2.3.③書面や電話でも採用通知を行う
- 3.採用通知メールの例文
- 4.まとめ
採用通知メールの書き方
採用通知メールを作成する際は、選考に合格した結果と企業側の採用意思を応募者に対して明確に示す必要があります。文面によって企業の印象が左右されるため、簡潔で分かりやすく、誠意を感じられる文章にすることが重要です。
採用通知メールの基本的な構成は、以下のとおりです。
▼採用通知メールの基本的な構成と記載内容
項目 |
内容 |
件名 |
企業名や採用通知の連絡であることを一目で分かるようにする |
宛名 |
漢字やメールアドレスの間違いがないか確認して、応募者の名前をフルネームで記載する |
差出人 |
企業名・部署名・採用担当者名を記載する |
挨拶 |
差出人の名乗りと応募や選考を受けてもらったことへのお礼を伝える |
選考結果 |
選考の結果、採用が決定したことを簡潔に伝える |
入社までの流れ |
入社日や研修日、内定承諾書の送付・返送依頼について記載する |
連絡先 |
採用担当者の名前と連絡先を記載する |
結びの挨拶 |
応募者の入社を待ち望んでいることや喜びの気持ちを伝える |
署名 |
不明点や質問があった際の連絡先を記載する |
なお、採用連絡の方法と伝え方についてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。
採用通知メールで応募者の印象をよくするポイント
採用通知メールには、企業側の採用意思を明確に伝えるだけでなく、応募者の入社意欲を高めて内定の承諾を後押しする役割があります。よい印象を持ってもらえるように、連絡のタイミングや内容、言葉遣いなどに配慮することがポイントです。
①最終選考から1週間以内を目安に送信する
採用通知メールは、遅くとも最終選考から1週間以内に送信することが望ましいといえます。
応募者のなかには複数の企業で並行して選考を受けている人もいます。採用通知メールでの連絡が遅れると、不採用と判断されてほかの企業での内定を決めてしまう可能性があります。
また、連絡が遅くなると不安や不信感が募り、内定を辞退される可能性も考えられます。スムーズに内定の承諾につなげるには、採用が決まった段階でできるだけ早く採用通知メールを送信することが重要です。
②歓迎や期待の言葉を添える
応募者に安心感を持ってもらい入社意欲を喚起するために、歓迎や期待の言葉を添えることもポイントの一つです。
必要事項だけを記載した採用通知メールは、事務的な印象に捉えられてしまい、不安を感じる応募者もいます。「入社してほしい」という歓迎の気持ちや応募者への期待などが伝わる言葉を添えることで、熱意をアピールできます。
ただし、親しみやすさを出したいあまり、カジュアルで砕けた文章になってしまわないように注意が必要です。応募者の気持ちに寄り添い、丁寧な言葉遣いを心がけるようにします。
▼自社の熱意を伝える言葉の例
- 「ぜひとも当社の一員としてお力添えをいただきたく存じます。」
- 「一緒に働くことを社員一同、楽しみにしております。」
- 「（応募者）さまの○○に関するご経験を高く評価しており、ぜひ当社で尽力していただきたいと思っています。」
- 「さまざまな分野で挑戦し続ける姿勢に感銘を受けました。」
③書面や電話でも採用通知を行う
応募者へ採用通知を行う際は、メールだけでなく書面や電話を併用することがポイントです。
メールでの採用通知は、スピーディに応募者へ連絡できる利点がありますが、ほかのメールと埋もれて確認してもらえなかったり、軽い印象を与えてしまったりする可能性があります。
書面や電話を併用して通知することで採用の意思を明確に伝えられるほか、誠実で丁寧な印象を持ってもらいやすくなります。
なお、採用通知書の書き方についてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。
採用通知メールの例文
ここでは、採用通知メールに活用できるテンプレートを紹介します。
▼採用通知メールの例文
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件名：【選考結果のご連絡】株式会社○○ 採用通知
（応募者の名前）さま
株式会社○○ ○○部署の（採用担当者の名前）と申します。
先日はお忙しいなか弊社の採用面接にお越しいただき、
誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、（応募者の名前）さまを
当社社員として採用することが決定いたしましたので、お知らせいたします。
（応募者の名前）さまの○○職でのご経験を高く評価しており、
ぜひ当社でご尽力いただきたいと思っています。
つきましては、ご入社にあたって提出いただく書類を別途送付いたします。
内定承諾書に必要事項をご記入のうえ、返信用封筒で
○月○日までに返送いただきますようお願い申し上げます。
また、ご入社までの流れにつきましては、
別途同封している資料をご確認ください。
【内定承諾書の返送について】
返送期日：○○年○月○日
返送いただく書類：
返送先住所：
なお、別途採用通知書を郵送しておりますので、
併せてご確認お願いいたします。
ご不明な点がございましたら、（採用担当者の氏名）までご連絡ください。
この度は、弊社の採用選考にお時間をいただきましてありがとうございました。
社員一同、（応募者の名前）さまと一緒に働くことを心待ちにしております。
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株式会社○○ ○○部署 （採用担当者の名前）
住所：
電話番号：
メールアドレス：
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まとめ
この記事では、採用通知メールについて以下の内容を解説しました。
- 採用通知メールの書き方
- 採用通知メールで応募者の印象をよくするポイント
- 採用通知メールの例文
採用通知メールを作成する際は、企業側の採用意思が明確に伝わるように簡潔で分かりやすく、誠意を感じられる丁寧な文章にすることが重要です。
好印象を持ってもらうには、最終選考から1週間以内を目安にメールを送信するとともに、歓迎や期待の言葉を添えたり、書面・電話と併用して採用通知を行ったりすることもポイントとなります。
また、応募者の入社意欲を高めて内定の承諾につなげるには、採用連絡だけでなく、選考過程でのフォローも大切です。
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