【文例あり】不採用通知の書き方と送り方・応募者への対応方法

不採用通知は、求職者にとってつらいものですが、企業の採用担当者にとっても、送るにあたり心理的負担があるものです。なるべく適切な内容・タイミングで不採用通知を送り、今後何かのきっかけで応募者と関わる機会ができたとき、不都合がないようにしたいですよね。
 
本記事では不採用通知の書き方や送り方、ポイントなどを解説します。不採用通知メールの文例・テンプレートも紹介しますので、採用選考シーンでお役立てください。
 
不採用通知を送るときも誠意のある対応をすれば、求職者から「良い会社だったな」「この企業に応募してよかった」と感じてもらえるでしょう。

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不採用通知を送るときに大切なポイント

最初に、不採用通知を送るときに押さえておきたいポイントを解説します。以下の3点を念頭に置き、不採用通知を作成しましょう。

不採用通知の重要性

不採用だからといって、応募者へずさんな対応をしてはいけません。不採用通知の書き方や送り方を誤ると、企業に対して悪いイメージをもたれてしまう可能性があるので、誠実な対応を心がけましょう。
 
今後、不採用とした応募者が、自社の顧客となる可能性も考えられます。別業務の求人を出す際、過去に不採用とした人材の力が必要になる場面もあるかもしれません。
 
何かのきっかけで不採用とした人材と再び関わる可能性があるため、応募者の気持ちに寄り添い、丁寧な対応を行なうことが大切です。
 
たとえ不採用だったとしても、エントリーから結果通知に至るまでの対応を丁寧に行ない、応募者に誠意が伝われば、「人材を大切にする良い企業」というポジティブなイメージをもってもらえるでしょう。

不採用通知を送るタイミング

不採用通知はなるべく早めに送付しましょう。通知を送るタイミングは、面接前であれば、応募から2～3日以内が推奨されています。
 
求人の文面や、応募後に送信される応募完了メールなどに、「応募から3日以内に合否連絡をします」などの記載をしておき、期日に間に合うよう送付するのもよいでしょう。

面接後の不採用通知は、遅くとも1週間以内には送ることが推奨されています。求職活動中の応募者は、企業から何日も連絡が来ないと不安になりやすいものです。対応を先延ばしにせず、丁寧かつ早めの対応を心がけましょう。

不採用通知の構成・内容

不採用通知は以下の構成・内容で作成しましょう。全体的にわかりやすく、簡潔に記載することを意識すると、シンプルで読みやすくなります。

 
不採用通知であっても、丁寧な言葉で作成しましょう。また、本文中に応募者の名前を適度に入れることにより、「応募者一人ひとりにきちんと向き合って作成している」という誠実な印象となります。

不採用通知を伝える方法

不採用通知を伝える方法には、メール・書面で郵送・電話が挙げられます。企業と応募者の間に人材紹介会社が入っている場合は、人材紹介会社へ不採用通知を行ないます。それぞれのケースについて、詳しく見ていきましょう。

メールで送る

メールは書類を郵送するよりも作業工数が少なく、送信後すぐに応募者へ届くのがメリットです。メールを送付すれば、不採用の旨がお互いのデバイスに文章で残るため、「言った／言わない」のトラブルを防止することにも役立ちます。
 
不採用通知をメールで送るときは、ひと目で「選考結果の通知だ」とわかる件名を付けて送りましょう。本文も簡潔にわかりやすく作成し、送り先を間違えないよう注意して送信します。

郵送で送る

現在は求人への応募から結果通知まで、オンライン上でやりとりするのが主流ですが、不採用通知を書面で郵送するケースもあります。
 
不採用通知を書面で郵送するときは、送り先を間違えないよう注意し、「親展」で郵送しましょう。応募書類を返送する場合は、不採用通知に同封します。
 
選考結果の通知は、不特定多数に知られるべきではないプライベートな連絡です。封筒の外側に「不採用通知」「選考結果通知」などの記載をするのは控えましょう。

電話で伝える

近年では少なくなっていますが、以前は選考結果の通知を電話で行なうケースもありました。しかし、電話は応募者・企業の担当者双方に、心理的負担が大きい通知方法です。
 
不採用通知の内容が文章で残らないため、「言った／言わない」のトラブルが生じる可能性もあるでしょう。なるべくメールか書類の郵送によって通知し、証拠に残る方法で対応するのがおすすめです。

その他：人材紹介会社へ伝える

企業と応募者の間に、人材紹介会社が入っている場合は、人材紹介会社へ不採用通知を行ないます。人材紹介会社によって採用／不採用通知に関する規約が異なるため、契約した会社の指示に従って通知しましょう。
 
また、人材紹介会社に不採用とした理由を伝えておくと、次回新たに人材を紹介してもらう際に役立ちます。どのような人材を紹介するべきかの参考になるため、人材紹介会社の担当者とよく打ち合わせておきましょう。

不採用通知メールの文例・テンプレート

不採用通知を郵送や電話で行なうケースもありますが、近年ではメールで送付する企業が増えています。ここからは不採用通知メールの文例・テンプレートを4パターン紹介します。

• 書類選考後に不採用とする場合（書類返却なし）
• 書類選考後に不採用とする場合（書類返却あり）
• 面談後に不採用とする場合（書類返却なし）
• 面談後に不採用とする場合（書類返却あり）

上記4つの文例・テンプレートを紹介しますので、通知を送る際にご活用ください。

書類選考後に不採用とする場合（書類返却なし）

書類選考後に不採用とする場合（書類返却あり）

面談後に不採用とする場合（書類返却なし）

面談後に不採用とする場合（書類返却あり）

この他にも、採用活動に役立てられるメールテンプレートは、以下の記事でご紹介しております。あわせてご確認ください。

不採用通知を送るときの注意点

ここからは、不採用通知を送るときの注意点を4つ解説します。

わかりやすく簡潔に書く

不採用通知は、わかりやすく簡潔な文章で書きましょう。前述した不採用通知メールの構成に沿って、伝えたい情報を簡潔に記載します。
 
本文は各項目2～3行でまとめるのがおすすめです。本文を書いたら第三者に文面を見せ、「余計な文章はないか」「重複表現はないか」などをチェックしてもらいましょう。

不採用の理由はやんわりと伝える

応募者へ不採用の理由を伝えるべきかどうか、判断に迷う採用担当者も多いでしょう。実のところ、企業が応募者へ不採用の理由を伝える義務は特にありません。
 
不採用とした理由を応募者へ正直に通知すると、角が立つ恐れもあるため、やんわりとオブラートに包んで伝えるのがよいでしょう。「限られた採用枠に対し、多数のご応募をいただいているため」と応募が多かった旨を記載し、競争率が高かったことを伝えると、角が立ちにくくなります。
 
また、「慎重に選考を進め、相対評価として結果をお出ししております」といった言葉を記載するのもよいでしょう。これにより、「あなた自身も魅力的な人材でしたが、ほかの応募者にさらに魅力的な人材がいました」という状況をやんわりと伝えられます。

送り先を間違えないよう注意する

不採用通知を送るときは、送り先を間違えないよう注意しましょう。万が一、ほかの応募者への通知メールを誤送信してしまうと、企業に対して不信感をもたれる可能性があります。
 
メールアドレスや氏名なども個人情報の一部です。「メールを誤送信すること＝個人情報を漏洩させてしまうこと」という意識をもち、「第三者から送り先をダブルチェックしてもらう」などの対策をとりましょう。

「タレントプール」の考え方で誠意ある対応をする

タレントプール（人材プール）とは、人材という意味をもつ「タレント」と、蓄えることを意味する「プール」を掛け合わせた言葉です。一度不採用とした応募者とも、良い関係性を保ってつながりを残しておき、自社に人材情報を蓄積させるといった考え方を指します。
 
タレントプールの考え方は、人材獲得競争が激化している昨今、注目を集めています。今回は不採用だとしても、違う業務の求人を出した際に、「あの時の応募者をスカウトできたらなぁ…」という状況になることも考えられるからです。
 
タレントプールの考え方を大切に、誠意ある対応を心がけ、応募者と良い関係性を保てるよう留意しましょう。不採用通知を送る際、下記のような工夫を行なうと、誠実かつ丁寧な印象のメールを作成できます。

• 本文に応募者の名前を適度に入れる
• 応募への感謝の気持ちを必ず記載する
• 少しだけでもよいので個別コメントを入れる
• 本文に応募者の気持ちに寄り添う言葉を入れる

まとめ

不採用通知の書き方や送り方、不採用通知メールの文例・テンプレートを紹介しました。不採用通知は、企業のイメージを左右する重要な通知です。誠意のある丁寧な対応を行ない、応募者の気持ちに寄り添った文面で通知することを心がけましょう。

 
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