内定通知書とは？ 記載内容やテンプレート、法的効力などを紹介

内定通知書とは、企業が採用選考の合格者に対し、入社意志の確認をとってから発行する文書のことです。内定通知書は、企業と求職者に「雇用の同意」がある状態で送付する必要があります。
 
本記事では内定通知書について、記載内容や送るタイミング、テンプレート、法的効力などを紹介します。内定通知書を送付するときのポイントも解説しますので、採用活動をスムーズに進めるためにも、ぜひお役立てください。

内定通知書とは？

内定通知書とは、企業が自社の採用選考を合格した求職者へ、内定を伝えるための文書です。基本的に「内定」は、企業と求職者に「雇用の合意」がある状態を指します。そのため内定通知書は、以下のようなステップで発行するのが一般的です。

1. 採用通知書を送付して求職者へ選考合格を伝える
2. 採用通知書への返信などによって求職者の入社意志を確認する
3. 入社意志があると確認できたら内定通知書を発行・送付する

 
前述したように、「内定」は、企業と求職者に「雇用の合意」がある状態を指すため、内定通知書を送付すると「労働契約が成立している状態」とみなされます。
 
そのため内定通知書を送付後、企業がむやみに内定を取り消すことはできません。企業側が一方的な理由で内定を取り消すと、「不当解雇」とみなされる恐れがあります。

採用通知書との違い

採用通知書とは、企業が採用選考の合格者に対し、合否結果を伝えるための文書です。「採用」は労働契約が成立する前段階であるため、採用通知書の目的はあくまでも、合否結果を伝えることのみ。採用通知書を送付したからといって、雇用の合意に至ったとはみなされません。
 
選考合格者に入社の意思があるかどうかは、採用通知書への返信や、電話連絡などによって確認します。企業は選考合格者から入社意志の確認が取れ次第、すみやかに内定通知書を発行・送付するという流れが一般的です。
 
「採用」と「内定」は似たような場面で使われますが、送付した時点で「労働契約が成立した状態とみなされるかどうか」という大きな違いがあります。求職者との間に不要なトラブルが生じるのを防ぐため、混同しないよう注意しましょう。
 
「採用」と「内定」の違いは、以下の記事でより詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
 
▼採用と内定の違い｜それぞれの目的や通知書の違い、文例を紹介

労働条件通知書との違い

労働条件通知書とは、労働条件を選考合格者へ伝えるための文書です。交付する際は、契約期間・勤務時間・就労場所・給与・雇用形態・福利厚生などの労働条件を漏れなく記載しなくてはなりません。
 
労働条件通知書は、労働基準法15条第1項によって、企業が労働者へ送付するよう義務づけられているものです。なお近年は通知書のデジタル化が進み、紙でなくPDFなどのデータ形式で、選考合格者へ送付する企業も多くあります。

内定通知書を送るタイミング

内定通知書は、入社意志の確認が取れてから1週間以内に送付するのが一般的です。選考合格者が、ほかの企業からも同時に内定をもらっている可能性があるので、できる限り早めに送りましょう。
 
また、内定通知書をすみやかに送付するためには、採用通知書も早く送らなくてはなりません。採用決定後、2～3日以内に採用通知書を送付（メールでも可）→入社意志の確認が取れ次第、すぐに内定通知書を発行・送付しましょう。

内定通知書に記載する内容

内定通知書には、法で定められた様式がないため、内容や送付形式が企業の裁量にゆだねられています。一般的に記載されている内容は、以下の通りです。

• 日付（内定が確定した日もしくは通知書を送付する日）
• 選考合格者の氏名
• 自社の会社名
• 代表取締役の氏名
• 選考参加へのお礼
• 内定が決定したことを通知する文章
• 内定取り消し事由
• 入社年月日
• 同封書類
• 内定承諾書などの提出期限
• 入社までのスケジュール
• 問い合わせ先（担当者の氏名・部署・連絡先など）

内定通知書の文例・テンプレート

続いて、内定通知書の文例・テンプレートを紹介します。新卒採用の場合と、中途採用の場合に分けてテンプレートを掲載しますので、ぜひ送付の際にご活用ください。

新卒採用の場合

中途採用の場合

内定通知書の法的効力

つぎに、内定通知書が法的にどのような効力をもつのか解説します。先にも述べたように「内定」は労働契約が成立している状態を指す言葉です。そのため内定通知書には、ある程度の法的効力があるとみなされています。

発行後の取り消しは「解雇」にあたる

「内定」は企業と求職者に雇用の合意があり、「労働契約が成立している状態」を指します。基本的に、内定通知書を発行・送付後の内定取り消しは「解雇」とみなされるため、企業がむやみに取り消すことはできません。

 
▼企業側の都合による内定取り消しが認められる場合
 
企業が一方的な理由で内定を取り消すと、「不当解雇」とみなされて、罰則の対象となる恐れがあります。ただし、厚生労働省が定める「整理解雇の4要件」をすべて満たしている場合は、企業側の都合による内定取り消しが認められます。
 
「整理解雇の4要件」とは、企業が人材を解雇するときに留意するべき、以下の4つの項目です。

使用者が、不況や経営不振などの理由により、解雇せざるを得ない場合に人員削減のために行う解雇を整理解雇といいます。これは使用者側の事情による解雇ですから、次の事項に照らして整理解雇が有効かどうか厳しく判断されます。
 
・人員削減の必要性
人員削減措置の実施が不況、経営不振などによる企業経営上の十分な必要性に基づいていること
 
・解雇回避の努力
配置転換、希望退職者の募集など他の手段によって解雇回避のために努力したこと
 
・人選の合理性
整理解雇の対象者を決める基準が客観的、合理的で、その運用も公正であること
 
・解雇手続の妥当性
労働組合または労働者に対して、解雇の必要性とその時期、規模・方法について納得を得るために説明を行うこと

引用：厚生労働省「労働契約の終了に関するルール」

▼求職者側の都合による内定取り消しが認められる場合
 
以下のような状況が発生した場合、求職者側の都合により、内定取り消しが認められます。

• 内定承諾書など、雇用にあたって必要な書類を期限までに返信しなかった
• 履歴書などの提出書類に虚偽の内容があった
• ケガや病気などで働ける心身状態ではなくなった
• 求職者が犯罪行為や反社会的行為をしていたと判明した
• 求職者が暴力団・暴力団関係者と関わっていたと判明した
• 求職者がインターネット上で不適切な投稿をしていたと判明した
• 入社日の前日までに学校を卒業できなかった

内々定に法的効力はない

内定と似ている言葉に「内々定」があります。内々定は主に新卒採用で使われる言葉で、選考合格者に対し、企業が「〇月〇日以降にあなたへ内定を出します」と約束することを指します。
 
あくまでも約束という位置づけであるため、内々定を出しても労働契約が成立したとはみなされません。では、なぜ企業が内々定を出すかというと、経団連が「採用選考に関する指針」によって、新卒採用における内定を出せる日について、ルールを定めているからです。
 
経団連が設けたルールを守りながら、より良い人材を確保するため、正式な内定通知を送付する前に「内々定」を出して人材をつなぎとめる企業が多いのです。

内定通知書を送付するときの注意点

内定通知書を送付するときの注意点を3つ解説します。優秀な人材をしっかりと自社につなぎとめ、採用から入社までをスムーズに進めるため、以下の3点を押さえておきましょう。

できるだけ早めに送付する

内定通知書は、できるだけ早めに送付します。選考合格者が他社からも内定をもらっていた場合、早めに対応しないと、せっかく見つけた人材を逃してしまう可能性があるためです。内定通知書は、入社意志の確認が取れ次第、1週間以内を目安に送付しましょう。
 
また内定通知書は、送付方法が法的に定められているわけではないため、データ形式でメール送付することもできます。
 
しかし、法的効力があると認められているので、書面で発行・送付するのが無難です。内定通知書を郵送する場合は、書類の紛失を防ぐため、配達記録が残る書留で送りましょう。

内定承諾～入社までのスケジュールを記載する

内定通知書を発行・送付するときは、通知書内に内定承諾から入社までのスケジュールを記載しておきましょう。具体的なスケジュールをわかりやすく記載して、内定者の不安感を解消し、内定辞退を防ぐ必要があるためです。
 
求職者は基本的に、入社に対して不安を抱えているケースが多いもの。「これからどうなるんだろう…？」という不安・疑問をあらかじめ解消することで、企業への安心感が醸成され、内定辞退を防ぎやすくなります。
 
内定者をフォローして内定辞退を防ぐ方法は、以下の記事で詳しく解説しています。内定通知書にスケジュールを記載する以外にも、さまざまなフォロー方法があるので、ぜひ参考にしてください。
 
▼内定者フォローで内定辞退を防ぐ！ フォロー内容やポイントを解説

非正規雇用の際にも送付した方がよい

内定通知書は、正社員を雇用するときだけでなく、非正規雇用の際にも発行・送付した方がよいでしょう。求職者をパートやアルバイト、契約社員として採用するときも、内定通知書を送付した方が、雇用の合意がきちんと取れていることを書面で残せます。
 
求職者にとっても、正式な書面を交付してくれる企業の方が「労働者を大切にする良い会社だ」と感じられて、安心できるでしょう。ただし、「契約期間がごく短期間」「内定から入社までの日数が極端に少ない」などのイレギュラーな場合は、求職者と合意のうえで内定通知書の送付を省くケースもあります。

まとめ

内定通知書とは、企業が自社の採用選考を合格した求職者へ、内定を伝えるための文書です。内定は企業と求職者に「雇用の合意」がある状態を指すため、内定通知書を送付すると、「労働契約が成立している」とみなされます。
 
企業側が一方的な理由で内定を取り消すと、「不当解雇」とみなされる恐れがあるので注意しましょう。
 
内定通知書は、入社意志の確認が取れてから1週間以内を目安に、なるべく早く送付します。選考合格者が、ほかの企業からも同時に内定をもらっている可能性があるので、見つけた人材を逃さないように、できるだけ早めに送りましょう。
 
 
 
また、内定承諾率を向上させて、良い人材を逃さないようにするには、求人で自社の魅力をしっかりとアピールしておくことも大切です。「応募者を自社に惹きつけたい」「内定辞退を防ぎたい」とお考えの方は、ぜひ『エン転職』をご利用ください。
 
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