失敗しない採用計画の立て方|ポイントを詳しく解説

タイトル


  • 「採用活動って、そもそも何から始めたらいいの?」
  • 「採用計画は、必ず立ててから進めた方がいいの?」

といったことをお考えの採用担当や経営者のみなさまを対象とした記事です。採用計画の立て方から気をつけるポイント、計画を立てるメリットまで、詳しく説明していきます。



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CHECK!

本記事では「精度の高い採用計画を立てるポイント」をご紹介しておりますが、すべて一人で考えるのは非常に大変です。

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目次[非表示]

  1. 1.採用成功率を高める「採用計画」とは?
    1. 1.1.採用計画とは何か
    2. 1.2.なぜ採用計画が必要なのか
    3. 1.3.欠員募集でも採用計画を立てるべきか
  2. 2.採用計画を立てるメリット
    1. 2.1.採用成功確率が高められる
    2. 2.2.求める人材を採用しやすくなる
    3. 2.3.採用活動の進捗に応じて対策できる
  3. 3.失敗しない「採用計画」を立てる手順
    1. 3.1.採用体制の構築
    2. 3.2.採用目的のすり合わせ
    3. 3.3.採用要件のすり合わせ
    4. 3.4.選考・評価方法の決定
    5. 3.5.採用スケジュールをシミュレーション
    6. 3.6.採用手法の検討
  4. 4.「採用計画」の精度を高めるコツ
    1. 4.1.直近の「採用市況」を把握する
    2. 4.2.自社の「採用力」を把握する
    3. 4.3.「採用上の競合」を調べてみる
    4. 4.4.「企業クチコミサイト」を調べてみる
    5. 4.5.無料でも構わないので「採用サイト」を用意する
  5. 5.「採用計画」を簡単に立てる方法

採用成功率を高める「採用計画」とは?

何ごとも、見切り発車で進めてしまっては、成功する確率というのは低くなってしまいます。それは、採用活動も同じこと。まず大切になるのが「採用計画」ですが、ただ計画を立てればいい訳ではありません。正しい準備を行ない、綿密なプランを立てることができて、きちんと採用成功につながるのです。

採用計画とは何か

採用計画とは、いわば「採用活動の指標となる計画」のこと。どの部署に、いつ、何人、どのような人を、どのような方法で採用するのか…といった点を決定します。

ポイントは、自社の経営方針や事業計画を正しく把握した上で計画を立てること。採用計画は、人材の採用や配置を適切に行なうことで“事業の成功”を目指す計画なので、事業計画とのすり合わせが大切になります。

なぜ採用計画が必要なのか

ヒトコトで言うと、人材を獲得する競争が激しくなる中で、採用成功の確率を高めるために、採用計画が欠かせないからです。まず、下の「有効求人倍率」についての画像もご覧ください。



有効求人倍率


有効求人倍率とは、「求職者1人あたり何件の求人があるか」を示すもの。2023年の記事執筆時点で1.32倍。1.32倍とは、求職者1人につき1.32件の求人があるという意味。つまり、求職者よりも求人数のほうが多いため、“求職者有利”の時代なのです。新型コロナウイルスの影響で一時的に有効求人倍率は低下していますが、それでもまだ1倍を超えています。

現在の日本は少子高齢化が進んでおり、今後は特に、若手の採用はさらに厳しくなることが確実と言われています。求人を出す企業の間で応募者の取り合いが激しくなっていくからこそ、採用を成功させるためには、綿密な採用計画を練ることが大切なのです。

 

欠員募集でも採用計画を立てるべきか

欠員募集の場合でも、採用計画は立てるべきでしょう。なぜなら、退職した人と全く同じ経験・スキルを持つ人を採用できるとは限らないからです。例えば、そこそこ経験やスキルを積んでいる即戦力の人であれば、多くの企業がこぞって欲しがる存在であることが多く、競争は激しいです。

では、未経験の人を採用して育てていこう…と決めたとして、入社後に「誰が教えるのか」「教育する余裕はあるのか」などを考えないまま採用してしまうと、せっかく採用できても現場で上手く回らず、結果として入社者の退職につながってしまいかねません。

増員募集、欠員募集問わず、まずは計画を立てることが重要なのです。


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採用計画を立てるメリット

採用計画を立てるメリットは主に3つあります。「採用成功確率が高まる」「求める人材を採用しやすくなる」「採用活動の進捗に応じて対策できる」です。以下では、それぞれの内容について詳しく解説していきます。

採用成功確率が高められる

例えばスポーツの世界でも、試合相手の存在を踏まえて、どのように勝負するかと戦略を練りますよね。採用活動も同じ。優れた採用計画とは、「採用上の競合」の存在も踏まえ、「どのような勝ち筋で採用するか」まで考えられているものなのです(その方法は、ページ下部で後述します)。

ここで言う採用上の競合とは、同業種だけとは限りません。業種はもちろん、職種や地域など、“ターゲットとする人材が希望する内容”によってあらゆる企業が競合となる可能性があるのです。数ある求人の中から、応募者に選ばれるためには競合のリサーチと分析は必要不可欠なのです。

求める人材を採用しやすくなる

採用計画を立てる段階では、「こんな人物を採用したい」という自社のニーズを明確にすることが欠かせません。そうすると、選考者の間で認識のズレがなくなり、活躍できると見込まれる人物の採用しやすくなります。

例えば、採用担当者は「特別な経験は必要ない」と考えているものの、社長は「営業経験は必須だ」と考えている…など、選考者の間で認識がズレていることもよくあります。「求める人材」のイメージが一致していない場合では、選考も上手くいきません。

採用活動の進捗に応じて対策できる

「今年の秋までに5名採用したい」といったように、採用計画の段階で「いつまでに、何人採用するのか」を決めておくことが大切です。そうすることで、立てた計画通りに採用活動が進んでいるのか、採用コストに無駄は生じていないかなど、計画とのズレを認識できます。また、進捗が悪い場合はいち早く対策も打てるようになるのです。

最終的なゴールを定めるのはもちろん、そのゴールを達成するために「○月までに○名採用しておく必要がある」とマイルストーンも設定することで、より軌道修正もしやすくなります。

 

失敗しない「採用計画」を立てる手順

採用計画

「採用計画を立てたはいいけど、上手くいかなかった…」という声も、採用の現場からよく聞きます。そうした場合、たいていは「計画の手順」で失敗している場合が多いのも事実。ここでは、採用現場に必ず知っておいてほしい、失敗しない採用計画の手順について述べます。


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採用体制の構築

手順の一つ目は、「採用体制」を整えること。ここで大切なのが、採用に関わる人を洗い出し、必要に応じて協力を依頼することです。

まずは、応募者と直接コミュニケーションを取る面接官やリクルーターを選定します。採用担当者や、配属先の部署の責任者、社長や役員など、色々な立場の人が想定されると思います。採用活動に関わる人のスケジュールを押さえておくためにも、事前に「経営層・役員の確認は必要か?」「現場社員・配属部署の上司・同僚を巻き込むか?」といった点を決めておく必要があります。

関わる人が決定したら、採用活動が本格的に始まる前の段階から関係者に協力を依頼。事前に理解や協力を得ておくことで、繁忙期やイレギュラーな事態にも対応できます。

採用目的のすり合わせ

採用目的とはすなわち、「採用によって何を実現したいのか?」ということです。採用目的をハッキリさせることで、どんな人物を採用するべきかも正しく把握できます。

例えば、以下をご覧ください。

採用目的の明確化

もし自社で「営業」を採用したい場合。採用目的はなんでしょうか?上記の図では、「売上拡大」が目的ですが、以下の例のように、目的を明確化していきましょう。

【採用目的の例 】

採用目的の例

つまり、この「新商品を開発したい」という目的を達成するためには、「積極的にアイデアを出せる人材」が必要だと分かりますよね。このように、採用目的を明確化することは、「採用すべき人材」をきちんと把握することに役立つのです。

そして、もう一つのポイントが、採用目的によって「募集職種」が変わることもあるということ。以下で見ていきましょう。

採用目的の例

この場合、採用目的は「来客対応数の最大化による売上アップ」でした。そして、そこから三つに分かれていると思います。「営業を増員しよう!」と結論を出すのは、やや早計。もし、現状で営業担当が事務作業に時間を取られているのであれば、「事務職」を採用することで解決できるかもしれません。

このように採用目的の明確化次第で、採用の必要性や募集する職種まで変わることがあります。この「採用目的」がボンヤリしてしまっているために、「誰を採用すべきか?」が分からず、採用活動が前に進まないということも、採用現場の悩みのタネだとよく聞きます。

まず、募集職種ありきで動くのではなく、ほんの一手間、関係者を揃えて「採用の目的」を明確化して、認識をすり合わせましょう。

採用要件のすり合わせ

採用目的を明確化できたら、次は「採用要件」を明確化しましょう。採用要件とは、「採用する上で必須な経験・知識・資格・スキル」を指します。

採用目的の明確化

「採用要件の明確化って言われても、難しそう…」と感じた方もいるかもしれませんが、実は導き出すには“計算式”があります。以下をご覧ください。

計算式

「任せる仕事」と「入社後に教えられること」さえ分かれば、採用要件は導き出せるのです。事例をもとに見ていきましょう。

目的の例ー売上向上

ここで大切なのは、「入社者の教育を担当する人」に、「どこまで教えられるのか」を確認すること。イチから教えられる人がいるのであれば「未経験者」を採用して良いと言えます。逆に、「全く教えられる人がいない」のであれば、未経験者を採用しても、その方を育てていくことができませんよね。その場合は「経験者」を採用することがセオリーになります。

また、採用要件について、社内の関係者間であまり話し合わずに採用を行なうと、以下の図のような事態が発生する可能性があります。

三つ巴


経営者、人事、現場の社員…。それぞれの“目線”が揃っていないと、採用活動も上手く進みません。例えば、人事による一次面接を通過した人材が、経営者による二次面接で通過しない…というケースも想定され、無駄に採用に掛ける労力だけを費やすことになってしまいます。エン転職では、採用ノウハウに長けたディレクターやコピーライターが、適切な採用要件を見極めるところからお手伝いができます。

選考・評価方法の決定

失敗しない採用計画を立てるには、「選考方法」の決定も大切です。

選考方法とは、連絡を返すスピードなどの“対応ルール”や、面接で聞く質問、面接官が事前に押さえておくべき情報や、面接での応募者対応で気を付けること…などが該当します。

また、「評価」については、社内で評価の基準を標準化することが欠かせません。評価の仕方が社内で統一されていないと、「この人は合格、この人は不採用」と、個々人の判断で評価が決まってしまうことにもなります。

面接官の主観的な評価によって不公平・不適切な判断が下されないよう、評価方法の選定や評価シートの準備、面接官向けのトレーニングなどを、必要に応じて導入しましょう。

こうした準備が不足してしまうと、応募者の入社意欲を下げてしまうことになりかねません。例えば「応募者からの連絡を返す」期限を定めておらず、いつまでも連絡しないままだった…という事態や、評価基準が不透明なために、面接でどんなポイントを見極めればいいか分からない…という事態になってしまったりします。"

採用スケジュールをシミュレーション

採用スケジュールのシミュレーションでは、「いつまでに入社して欲しいか」という入社時期を事前に考えておくことが欠かせません。というのも、求職者も働きながら転職活動をしていることが多く、内定を出した後すぐに入社してくれるとは限らないのです。

この点を認識していないと、「内定後すぐに入社してくれないと困るけど、合格を出した人の入社可能月はもう少し先だった」という事態にもなりかねません。事前に「○月までに入社してもらいたい」が決まっていれば、応募者の入社可能月から、その人を採用するか否か、がスムーズに決められます。

また、求人を開始する時期を決める際も、「ゴールから逆算する」、つまり「入社してほしい時期」から考えましょう。内定承諾後に、現在勤務している会社で、退職交渉や後任への引き継ぎを行なうため、その期間も見越しておくことが大事です。

一般的に、求人掲載~入社まで「平均3ヶ月」かかると言われています。

採用スケジュール

例えば、「4月に入社してほしい」と考えているのであれば、2月初旬には求人掲載を開始したいところです。また、採用難易度が高いほど、入社までにかかる期間は長引く傾向があります。スケジュールに余裕を持たせて、求人掲載を開始すると良いでしょう。

採用手法の検討

近年、採用手法はかなり多様化しています。『エン転職』のような転職サイトでの求人広告もあれば、求人誌、人材紹介、合同説明会、ソーシャルリクルーティング(SNSを活用して行なう採用手法)、ダイレクトリクルーティングなど、様々あります。

例えば、SNSの活用に強みを持つ企業であればソーシャルリクルーティングは適した採用手法である…というように、自社にあった選ぶ採用手法を選ぶことが大切です。また、そのためのコツとしては、「求める人物像に合わせた採用手法を選ぶ」ことが言えるでしょう。

一例を挙げますと、「経験を積んだミドル層・中堅クラス」の人材を採用したい場合に、20代の若手人材が多い転職サイトを選ぶのは、あまり有効的ではありません。逆に若手層を狙いたいのであれば、有効的でしょう。

『エン転職』なら、若手会員比率が業界№1。主要転職サイトの中で、最も若手(特に20代)に強いメディアです。会員数の72.1%が34歳以下など、若手求職者と出会える確率が高い転職サイトであると言えます。会社の将来を担う若手人材をお求めであれば、『エン転職』を選んで間違いありません。


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「採用計画」の精度を高めるコツ

採用計画の精度を高めることは、特別難しい話ではありません。直近の採用市況を把握する、自社の採用力を把握するなど、いくつかポイントがありますので、以下で解説していきます。

直近の「採用市況」を把握する

まずは採用市場全体の動向を把握することが大切です。市場業界が「売り手市場」なのか「買い手市場なのか」というのはもちろん、業種ごとに市況や景気などは異なっています。こうした業界のトレンドなどについても収集・分析を行なっていないと、自社が置かれている状況を客観的に把握することはできず、適切な採用計画も立てづらいのです。

例えば、需要が落ち込んでいる業界に属してる企業が、「早期に10名の入社を決定させたい」という採用計画を立てたとしても、それは難しいもの。市場の動向を見誤ってしまうと、採用計画に大きなダメージを与えかねません。

自社の「採用力」を把握する

「採用計画」の精度を高めるコツの二つ目は、「自社の魅力」を知ることです。

自社の魅力を整理することで、「採用に有利な立場なのか否か」を把握することができるためです。とはいえ、自社の魅力をどのように整理すればいいのか、迷ってしまう企業も多いのが現状です。そこで、まずは上記の表に沿って、魅力を「カテゴリー」ごとに整理してみましょう。

自社の魅力を整理

例えば、「従業員数10名」の会社の場合。これが魅力になるかどうか、分かりますか?

従業員数10名という情報は、そのまま魅力になるわけでもなければ、ネックになるわけでもありません。というのも、「捉え方」によっては、魅力にもネックにもなりうるからです。

従業員10名を特徴として捉えると、「少数精鋭の会社で裁量を持って働ける」「社員同士の距離が近くで、家族のような付き合いができる」といった魅力が見つかるかもしれません。しかし、最初に「従業員数10名」「会社として大きくない」と捉えてしまうと、この発想を出すのは難しいでしょう。

会社の特徴が、求める人材からどう見られるか。この点を考え、フラットな感覚で特徴を捉えることが大切になってくるのです。また、自社の魅力を洗い出す際には、自社の中途入社者にヒアリングをすることも有効的でしょう。

「何が魅力的で入社したか」「前職と比べてどこが魅力的だったか」など、そうした情報は、これから採用していく転職者の人にとっても同様に「入社したくなる魅力」である可能性が高いのです。

「採用上の競合」を調べてみる

採用上の競合とは、「求める人材」を取り合っていく他社企業のことを指します。「同業種の企業」とは限りません。例えば同じ飲食業界にいても、求める人材が「営業」と「経理」で異なるのであれば、それはライバルになりませんよね。

採用上の競合について調べていくことは、「相場観」を知ることが狙いとなります。相場観とは「だいたいこのくらいの水準」という基準のようなもの。ライバル各社の給与や待遇などの相場観を知っておかなければ、自社の魅力も適切に判断できません。

例えば、「残業が月10時間ほど」という魅力も、「相場で見るとどうか?」という視点が大切です。採用上の競合の多くが「残業がほとんどない」という場合は、自社の残業の少なさは魅力になりえませんよね。応募者に選ばれるための魅力をアピールするには、競合のリサーチと分析が必要不可欠なのです。

※エン・ジャパンでは、自社で専任のコピーライターを雇用・育成。「採用上の競合と比較した上で勝算が見込める広告設計」のスキルを磨いてきたコピーライターが、エン転職に載っている求人のほとんどを制作しています。

「企業クチコミサイト」を調べてみる

求職者の情報収集

応募がこない企業には、「ホームページや採用サイトがない」「クチコミがない」という点が共通している場合が多いです。

上の図をご覧ください。これは、転職活動において、求職者が求人票以外にどのような手段で情報収集を行なっているかの調査結果です。大多数の人が、「ホームページ・採用サイト」「クチコミ」を確認していることが分かりますよね?でも、なぜなのでしょうか。

理由の一つが、求職者が転職先を選ぶのに慎重になっていること。大前提、「広告は良いことを言うモノ」なので、求職者側には「良いことばかりを言っていて、信用しにくい」という心理が働きます。

また、世の中には数多くの求人が溢れており、「安定した会社か」「社風は自分と合っているか」など、求人票だけではわからない情報をホームページで確認しようとします。先に述べたように、求人広告は信頼されにくいため、クチコミを活用するのが、求職者の間では当たり前になっています。

無料でも構わないので「採用サイト」を用意する

求職者が企業研究や情報収集を行なう場合、何を参考にするか。考えたことがありますでしょうか。その調査結果を見てみると…

情報収集


もっとも多く「確認する」と回答があったのは「企業サイト(ホームページ)」で89.2%。次点で、「採用サイト(企業ホームページ内の採用ページ)」74.5%でした。そして、3位は「口コミサイトや口コミ検索」69.6%という結果です。

ここから読み取れることは、「企業サイト」「採用サイト」「口コミサイト」が、求職者の貴重な情報収集もとになっているということです。逆に言えば、この3つを上手く活用して採用情報を発信できれば、求職者に自社の魅力をきちんと伝えられ、信用してもらうことができます。

企業サイトと採用サイト、どちらも必要なの?という声があるかもしれませんが、結論、両方揃っていた方がよいです。企業サイトは「顧客」から問い合わせをもらうために、採用サイトは「求職者」の興味を引くために…と、載せるべき情報が異なってくるためです。

きちんと応募を集めるのであれば、「求職者向け」の情報を発信する採用サイトが重要。数年前と比較して、求人を出しても応募が少なくなったという企業は、採用サイトがない場合や、更新が滞っていない場合などが、想定されると思います。

エン転職であれば、国内利用企業数No.1の採用支援ツール「engage」を使い、採用サイトを無料で作成することが可能。しかも、エン転職の求人と連携することができます。また、エン・ジャパンが運営するクチコミサイト「エン ライトハウス」にクチコミを掲載し、求人と連携させられます。

「採用計画」を簡単に立てる方法

精度の高い「採用計画」を立てるポイントを説明してきましたが、最も簡単なのは、まず採用支援会社に相談すること。エン転職の1番の特徴は、「入社後の活躍」まで考え抜いた転職サイトであること。人材を“採用して終わり”にせず、入社した人がしっかり活躍・定着することをゴールにする、という考え方を大切にしています。

転職サイトに求人広告を載せる=ゴールには決してせず、採用成功に向けて、企業と一緒に精度の高い採用計画を練ることも、エン・ジャパンの役目。エン転職を使うか使わないかは、採用計画を一緒に考えた後ご判断いただければいいので、まずはご相談ください。


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エン転職 採用ノウハウ編集部
エン転職 採用ノウハウ編集部
「エン転職 採用ノウハウ編集部」は、HR業界で活躍している複数のメンバーで構成されています。構成メンバーは、現役の人事労務、1000社以上の企業を支援してきた採用コンサルタント、10年以上の経験を持つ求人専門のコピーライターなど。各領域の専門的な知識に基づき、企業の経営者・人事・採用担当者のお役に立てるように記事を執筆しています。 ※「エン転職 採用ノウハウ」はエン・ジャパン株式会社が運営している情報サイトです。
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