応募資格を満たしていない人から応募があった場合のお断りメール

企業が採用活動をしていると、求人の応募資格を満たしていない人から応募が来るケースがあります。応募資格を満たしていない人から応募があった場合、どのようにお断りすればよいか、頭を悩ませる採用担当者も多いのではないでしょうか。
 
本記事では、応募資格を満たしていない人から応募があった場合の「お断りメール」について解説します。メールを送付するときの注意点や、メールテンプレートを紹介しますので、採用活動にお役立てください。

応募者へお断りメールをするときの注意点

応募資格を満たしていないからといって、応募者をないがしろにすると、トラブルに発展してしまう可能性があります。まずは、応募者へお断りメールをするときの注意点をチェックしておきましょう。

なるべく早めに送付する

お断りメールを送付するときは、なるべく早めに送りましょう。採用担当者が多忙な日々を送っているように、仕事探し中の求職者も忙しいものです。対応を先延ばしにせず、なるべく早めにお断りメールを送付して、求職者が次の求人へと仕事探しの幅を広げられるようにしましょう。
 
メールを送るタイミングは、求職者がエントリーを済ませてから2～3日後が最適です。応募したその日にお断りメールが届くなど、対応があまりに早すぎると、求職者から「内容をしっかり確認せず不採用にしているのでは…？」と不信感をもたれる可能性があります。
 
応募から2～3日後にお断りメールをすると、早めの対応であることに加えて、きちんと対応しているようにも感じられるれるでしょう。

わかりやすい件名で送付する

お断りメールは、必ずわかりやすい件名で送付するようにします。求職者のなかには、複数の求人へ同時に応募している人もいるため、わかりにくい件名だと見過ごされてしまう可能性があるからです。
 
メールの件名には差出人（企業名）と用件を必ず明記し、ひと目で「応募先からの合否連絡だ」とわかるような件名で送りましょう。

 
▼件名の例

• 選考結果のご連絡｜株式会社○○ 採用担当
• 書類選考結果のご連絡｜株式会社○○ □□職採用担当

お断りの理由はやんわりと伝える

採用選考において、企業が応募者へ不採用の理由を通知する義務は特にありません。応募資格を満たしていない場合も、「応募資格を満たしていないため」などと正直に通知するよりは、基本的にやんわりとお断りの理由を伝える企業が多いです。
 
「限られた採用枠に対して、多数のご応募をいただいているため」など、応募が多かったことを伝えると角が立ちません。
 
また、「慎重に選考を進め相対評価として結果を出しております」などの言葉を添えると「あなたも魅力的な人材だったが、ほかの応募者にさらに魅力的な人がいた」ということをやんわり伝えられるでしょう。

送り先をよく確認する

お断りメールを送付するときは、送り先を絶対に間違えないよう注意しましょう。ほかの応募者へのメールを誤送信してしまうと、企業への不信感につながる可能性があります。
 
応募者から「この会社は個人情報を適切に扱うことができない会社なんだな…」と思われないよう、送信前に第三者から送り先をダブルチェックしてもらうなど、対策を講じた方がよいでしょう。

応募資格を満たしていない人へのお断りメールの文例・テンプレート

お断りメールは以下の構成で作成しましょう。文章を書くときは、一文を長くしすぎないよう注意し、適度に空行を入れるなどの工夫をすると、シンプルで読みやすいメールになります。

 
不採用の通知であっても、誠意をもって対応することが大切です。お断りメールの文中に応募者の名前を適度に入れることで、「応募者一人ひとりにきちんと向き合っている」という誠実な印象になり、信頼感を醸成できるでしょう。
 
以降で、応募書類を返却する場合と、返却しない場合のお断りメールテンプレートを紹介します。応募者対応にぜひご活用ください。

お断りメールの文例・テンプレート｜書類返却ありの場合

お断りメールの文例・テンプレート｜書類返却なしの場合

応募資格を満たしていない人にお断りメールを作成するポイント

お断りメールを作成するときのポイントを3つ解説します。お断りメールをするときは、必要な情報をわかりやすく簡潔に記載しつつ、応募者の気持ちに配慮するのも忘れないようにしましょう。

わかりやすく簡潔な文章で書く

応募者へのお断りメールは、丁寧かつ簡潔な文章で書くことが大切です。前述したお断りメールの構成「挨拶→応募への感謝→選考結果→応募書類について→結びの言葉」に沿って、必要な情報をわかりやすく記載しましょう。
 
各項目に対し、2～3行の文章でまとめるのが一般的です。文章を書き終えたら、「重複表現はないか」「余計な文章はないか」などを第三者に確認してもらうとよいでしょう。

誠意ある対応を心がける

応募資格を満たしていないからといって、応募者をぞんざいに扱ってはいけません。応募者が今後、顧客や取引先として自社と関わる可能性もあるため、誠意のある対応を心がけましょう。

• 応募に対する感謝の気持ちを必ず記載する
• メールの文中に応募者の名前を適度に入れる
• 文中に応募者の気持ちに寄り添う言葉を入れる

上記のような工夫を行なうと、誠実かつ丁寧で、柔らかい印象のメールを作成できます。
 
また、少しでもよいので個別コメントをつけ加えると、応募者が「自分のことをしっかりと確認したうえで対応してくれている」と感じられるため、信頼感・安心感を醸成できるでしょう。

応募への感謝を伝える

世の中には数多くの企業が存在しています。応募者はさまざまな企業の求人情報を見たうえで、自社にエントリーしてくれているので、応募資格を満たしていないとしても、応募に対する感謝の気持ちはきちんと伝えましょう。
 
応募への感謝が記載されていると、メール全体の雰囲気があたたかくなります。応募者がメールを見たときに「不採用だったけど、この企業に応募してよかった」「対応がきちんとしていて信頼できる企業だ」と感じられる文章を心がけましょう。

まとめ

応募資格を満たしていない人から応募があった場合の「お断りメール」について、メール送付時の注意点や、メールテンプレートを紹介しました。
 
お断りメールは、応募から2～3日を目安に送付するのがおすすめです。必要な情報をわかりやすく簡潔に記載し、応募への感謝を述べるなど、誠実な対応を心がけましょう。

また、応募者が次の選考へと進む場合は、面接の日程調整などの対応が必要となります。採用業務の効率化・負担軽減をお考えであれば、ぜひ『エン転職』を利用ください。
 
エン転職は日本最大級となる1000万人の会員を保有する、中途採用向け求人サイトです。エン転職では、採用担当者の業務負担を軽減できる「面接アシスト機能」をすべてのプランに標準搭載しています。
 
管理画面から面接日時・面接場所を登録すると、自動で面接確定メールが送信されるほか、前日にはリマインドメールも自動送信。これにより、忙しい人事・採用担当者の負担を軽減しつつ、面接前の辞退や面接当日のドタキャン辞退を防止します。
 
採用でお悩みの際は、以下のエン転職お問い合わせ窓口よりお気軽にご相談ください。

ほかにもエン転職には採用を成功に導くさまざまな特徴があります。エン転職の料金表・パンフレットのダウンロードやサービスの詳細については、こちらからご確認ください。