【文例あり】採用通知メールの好印象な書き方｜注意点も解説
近年では企業の採用活動において、選考の案内や選考結果などの通知をメールで行なうのが一般的になっています。
なかでも採用通知メールは、送るタイミングや文面の良し悪しが、内定を承諾してくれるか否かに影響するため、気を遣っている採用担当者が多いのではないでしょうか。
本記事では、採用通知メールの好印象な書き方・送り方を解説します。具体的な文例や、好印象なメールのポイントなども紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次[非表示]
- 1.採用通知メールの好印象な書き方・送り方
- 1.1.応募への感謝や歓迎の言葉を記載する
- 1.2.メールの文面で内定者をフォローする
- 1.3.なるべく早めに送付する
- 2.採用通知メールの構成内容
- 3.採用通知メールの文例・テンプレート
- 4.採用通知メールを送るときの注意点
- 4.1.誤字脱字に注意する
- 4.2.宛先を間違えないようにする
- 4.3.必要な情報を簡潔にわかりやすく書く
- 5.まとめ
採用通知メールの好印象な書き方・送り方
まずは、採用通知メールの好印象な書き方・送り方のポイントを見ていきましょう。以下の3点を意識すると、誠実で丁寧な印象のメールを送ることができます。
応募への感謝や歓迎の言葉を記載する
採用通知メールを書くときは、「自社求人に応募してくれたことへの感謝」や「入社を歓迎する言葉」を載せましょう。感謝や歓迎の言葉を添えると、応募者の入社意欲を上げられる可能性が高くなります。
▼感謝や歓迎の言葉の例
- 「この度は数ある企業のなかから、当社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました」
- 「●●様と一緒に働けることを社員一同、心より楽しみにしております」
- 「●●様の■■な点に感銘を受け、ぜひとも当社の一員としてお力添えいただきたいと思っております」
- 「面接を担当した弊社の■■も、●●様のご経験や物事に取り組む姿勢を高く評価しており、ぜひ弊社で尽力していただきたいと話しておりました」
メールの文面で内定者をフォローする
採用通知メールには、採用である旨を伝えるほかに、内定者の入社意欲を向上させる役割があります。メールの文面で内定者をフォローし、「この会社に入りたい！」という意欲を醸成しましょう。
内定者は基本的に、入社に対して不安や緊張を感じているケースが多いものです。「これからどうなるんだろう？」「わからないことを誰に聞けばいいんだろう？」などの不安や疑問を、採用通知メールの文面で解消することが大切です。
以下のような内容を記載して、内定者の安心感を醸成し、内定辞退を防止しましょう。
- 入社を歓迎・期待する言葉
- 内定から入社までのスケジュールや流れ
- 不明点があった場合の問い合わせ先と担当者名
また、メール以外で内定者をフォローする方法については、以下の記事で詳しく解説しています。内定辞退を防止するため、ぜひお役立てください。
▼内定者フォローで内定辞退を防ぐ！ フォロー内容やポイントを解説
なるべく早めに送付する
採用通知メールは、なるべく早めに送りましょう。スケジュールの都合もあるとは思いますが、できれば最終選考から2～3日以内に送付するのが理想的です。遅くとも1週間以内には送るようにしましょう。
求職者のなかには、複数の企業で同時に採用選考を受けている人もいます。そのような場合、採用通知が遅くなると「不採用だったんだな」と判断され、他社での内定を決めてしまう可能性があります。
また、通知が遅くなったことにより不安や不信感を覚えて、内定辞退される可能性もあるでしょう。求職者からスムーズに内定を承諾してもらうには、早めの連絡が肝心です。
採用通知メールの構成内容
採用通知メールの一般的な構成内容を紹介します。以下の構成に沿ってメールを作成しましょう。採用通知メールは、情報を簡潔に、わかりやすくまとめることが大切です。
件名 |
採用通知の連絡であるとすぐにわかる件名にする |
宛名 |
メールアドレス・氏名の漢字などを間違えないようによく確認する |
差出人 |
企業名・部署名・採用担当者名を記載する |
挨拶 |
差出人が誰なのかを名乗る |
選考結果 |
選考の結果、採用となった旨を簡潔に伝える |
入社までの流れ |
内定者交流会・入社日・研修日など入社までのスケジュールを伝える |
問い合わせ先 |
不明点などの問い合わせ先を記載する |
結びの挨拶 |
内定者の入社を歓迎する言葉などを述べる |
署名 |
最後に企業名・部署名・採用担当者名・連絡先などをまとめて記載する |
採用通知メールの文例・テンプレート
ここからは採用通知メールの文例・テンプレートを紹介します。
- 新卒採用で入社後の条件面をオンライン会議する場合
- 新卒採用で入社後の条件面を対面でミーティングする場合
- 中途採用で入社後の条件面をオンライン会議する場合
- 中途採用で入社後の条件面を対面でミーティングする場合
上記4パターンの文例を紹介しますので、採用通知メールを送付するときにお役立てください。
新卒採用の場合
▼入社後の条件面をオンラインでミーティングする場合
件名：【選考結果について】今後の進め方（採用担当者名/株式会社●●） |
●● ●●様
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▼入社後の条件面を対面でミーティングする場合
件名：【選考結果について】今後の進め方（採用担当者名/株式会社●●） |
●● ●●様
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中途採用の場合
▼入社後の条件面をオンラインでミーティングする場合
件名：【選考結果について】今後の進め方（採用担当者名/株式会社●●） |
|
▼入社後の条件面を対面でミーティングする場合
件名：【選考結果について】今後の進め方（採用担当者名/株式会社●●） |
|
採用通知メールを送るときの注意点
ここからは、採用通知メールを送るときの注意点を3つ解説します。次の3点を意識してメールをブラッシュアップし、内定者に良い印象を与えられるようにしましょう。
誤字脱字に注意する
採用通知メールは、送る前に今一度よく見直し、誤字脱字のないように注意します。誤字脱字や重複表現など、不自然な日本語があると、内定者の信用を損ねてしまう可能性があるからです。
多くの求職者が、緊張や不安を抱えながら選考結果を待っています。採用通知を送付した段階では、相手が内定を承諾してくれるかどうかわからないものですが、入社の可否にかかわらず、丁寧で誠実な対応を心がけましょう。
宛先を間違えないようにする
採用通知メールを送るときは、宛先のメールアドレスや氏名を間違えないよう注意しましょう。ほかの応募者へ送るメールを誤送信したり、氏名が間違っていたりすると、「個人情報を適切に扱うことができない企業」というネガティブなイメージにつながってしまいます。
メールを送る前に、第三者から宛先や本文をダブルチェックしてもらうなどの工夫を行ない、間違いが起こらないようにしましょう。
必要な情報を簡潔にわかりやすく書く
採用通知メールは、必要な情報を過不足なく、簡潔にわかりやすく書くことが大切です。パッと見てすぐに「選考結果の通知だ」とわかる件名で送付し、未読のままスルーされないよう工夫しましょう。
また、本文は前述した構成内容に沿って記述し、各項目2～3行程度で簡潔にまとめます。内定者の気持ちに寄り添ったり、自社の考えを伝えたりすることも意識しつつ、くだけた印象になりすぎないよう注意し、丁寧な言葉でわかりやすく書きましょう。
まとめ
採用通知メールの好印象な書き方・送り方について解説しました。採用通知メールは、誠意の感じられる丁寧な文章で書き、必要な情報を簡潔に記載することが大切です。
メールの文面に応募者をフォローする内容があると、より好印象となります。応募者の入社意欲を上げられれば、内定辞退を防止できる可能性が高くなるでしょう。
また、応募者の入社意欲を高めるためには、採用通知を送付するときだけでなく、選考過程でフォローすることも重要です。選考過程で応募者を適宜フォローしつつ、採用業務の効率化も図りたいとお考えの方は、ぜひ『エン転職』をご活用ください。
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