はじめてのオンライン面接ガイド｜導入の流れや面接マナーまで解説！

新型コロナウイルスの影響で、採用活動に「オンライン面接」を取り入れている企業が急増しました。「導入したいけど、何から始めればいいかわからない」…そんなお悩みも、この記事を読めば一度に解決できるはず。

・そもそも、オンライン面接をどうやって導入すればいいの？
・対面面接と違って、気をつける点は？
・コストがかかるものなの？

…など、様々な疑問に答えます。

CHECK！
『エン転職』は新型コロナウイルスの影響が出る前から、オンライン面接を導入してきた実績アリ。さらに、『エン転職』は「求職者が選ぶ転職サイト」で6年連続No.１に選ばれた求人サイト。蓄積してきた実践的なノウハウをもとにオンライン面接を取り入れた採用のご相談にのることが可能ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

▼オンライン面接ツールの中でも特に企業からの人気が高いZoomを活用した「簡単！Zoomでオンライン面接入門」の資料を以下から無料でダウンロードいただけます▼ 

オンライン面接とは？

求職者が会社に訪問して行なう「対面面接」とは異なり、テレビ会議・Web会議システムといったツールを使って、オンライン（Web）上で行なう面接を「オンライン面接」と呼びます。

オンライン面接の形式は、大きく２種類。ひとつは、パソコンやスマートフォンのカメラを使い、求職者とリアルタイムで行なう「ライブ式」。もうひとつは、企業が用意した質問に求職者が回答する様子を動画で撮影する「録画式」があります。

オンライン面接が注目される背景

世間的にも急速に注目度が高まっているオンライン面接。導入企業も増えていますが、こうした動きの背景には大きく2つの理由があると考えられています。まずは背景をしっかりと理解して、世の中のニーズ、自社の採用ニーズに合った方法でオンライン面接を取り入れていきましょう。

テクノロジーの発達

まず挙げられるのは、『Skype』や『FaceTime』『Zoom』といったビデオ通話ツールの高品質化・普及といった、テクノロジーの発達です。

従来、採用の現場において、求職者との「距離」は大きな課題でした。面接のために時間をかけて長い距離を移動したり、そのために交通費をかけたり…。特に遠方の求職者にアプローチするためには、多大なコストや労力が必要だったのです。併せて、都市部での採用競争の激化といった問題も生まれていました。

オンライン面接は、この「距離」の問題を一挙に解決できる手法。PCやスマートフォンがあれば、「距離」に縛られずに面接を行なえることが大きなメリットとなっています。

新型コロナウイルスの影響

もうひとつの理由は、「新型コロナウイルスの感染拡大の影響」。オンライン面接はこれまでも一部の企業で実施されていましたが、社会情勢の変化により、導入企業が急速に増加したのです。

全国での緊急事態宣言発令以降、不要不急の外出自粛や「3密」を避ける行動の徹底等が求められるようになり、従来の対面面接を中心とした採用活動の実施が難しくなりました。

オンライン面接であれば、外出や移動の必要がないことはもちろん、自宅からオンラインで参加すれば、他人と個室＆対面で会話をすることもありません。オンライン面接は、安全かつスムーズに採用活動を継続する手段なのです。

データで見るオンライン面接の反応

ここまでで、オンライン面接に対するニーズや関心の高まり・背景はご理解いただけたかと思います。

しかしながら、実際のところオンライン面接はどの程度世の中に普及しているものなのか、また求職者側の感想や、対面面接と比べた際の採用活動に対する影響はないのか…などなど、疑問や不安はまだまだ尽きないはず。

そこで、実際の企業や求職者の反応や実態を、データから読み解いてみます。

オンライン面接（動画面接）に対する「企業」の反応

こちらは、エンワールド・ジャパン株式会社が企業の人事・採用担当者554名に行なったアンケート結果。2020年4月時点のアンケートですが、この段階ですでに61％の企業が「採用面接・面談のオンライン化」を実施しているのです。この比率は、現在ではさらに高まっていると思われます。

求職者にとっても、採用を行なう企業の人事にとっても、感染防止は非常に重要。ウイルスの脅威が続く限りは、双方の安全のためにもオンライン面接の導入・実施拡大は続いていくと考えられます。

オンライン面接に対する「求職者」の反応

「新型コロナウイルスの感染拡大に伴う選考・採用活動への影響調査」の一環として行なわれた、こちらのアンケート。回答した求職者のうち80％以上が、「オンライン面接に抵抗がない」旨を回答していることがわかります。

「自宅から面接に参加でき、外出せずに済むので安心」「交通費がかからない」「遠方の企業の選考にも参加できるので、U・Iターンも視野にいれられる」など、求職者からもオンライン面接を支持する様々な声が寄せられています。

急速に広まったオンライン面接ですが、求職者にとってもメリットが多く、広く受け入れられていると言えそうです。

※参考：調査機関：株式会社スタジアム（有効回答：5193）

オンライン面接のキーワード検索推移

上記は、2019年4月14日～2020年5月14日の間に「Googleで『オンライン面接』『Web面接』というキーワードが調べられた回数の推移」を表したグラフです。

2019年4月・2020年4月時点で検索数を比較すると、「オンライン面接」については7.7倍、「Web面接」については16.7倍にも急増していることがわかります。検索回数が増えているということは、それだけオンライン面接・Web面接に関心を持ち、検索をかけている人が多いということです。

オンライン面接のメリット

「キーワード推移」のデータからもわかる通り、オンライン面接にここまで注目が集まるようになったのはごく最近のこと。採用を行なう企業にも、求職者にも、これほどスピーディに受け入れられているのは、様々な導入メリットがあるからです。

ここでは、具体的な「オンライン面接導入のメリット」について説明していきます。

新型コロナウイルス感染の心配がない

当然ながら、オンライン面接は「非対面」。採用を行なう人事と求職者が、個室で向かい合って言葉を交わす対面面接は「3密（密集・密接・密閉）」になりがちですが、オンライン面接ならその心配はありません。

また、PCやスマートフォンがあれば自宅から面接に参加できるため、公共交通機関等を利用した移動も不要。企業にとっても、求職者にとっても、新型コロナウイルスの感染防止を行ないながら、安全に活動を続けることができます。

場所にとらわれず面接できる

緊急事態宣言の発令以降、外出自粛が呼びかけられるようになったため、リモートワークや在宅勤務を実施している企業も増えました。人事担当者も就業場所にとらわれることなく、自宅等から面接を行なうことができます。

交通費・出張費などのコストを削減

全国に支社や店舗を構える企業等であれば、本社の人事が各地に出張して面接を行なうケースもあるかと思います。この場合、交通費や宿泊費といった出張費用がかかりますが、オンライン面接であればこうしたコストを削減することが可能です。

選考辞退リスクを軽減

辞退リスクには様々な要因が考えられますが、企業を訪問する時間や交通費などがネックになることも少なくありません。オンライン面接であれば、面接を受けるためのコスト・時間を大きく削減できるため、こうした理由をきっかけとした選考辞退の回避につながります。

求人への応募数アップの可能性

求職者のなかには「転職を機に転居を考えており、面接のたびに希望勤務地である遠方に行く費用がかさむ」「働きながら転職活動をしており、面接のために企業を訪問できる時間に制限がある」という方も。オンライン面接なら、こうした求職者からの応募獲得・面接実施率UPも狙えます。

企業のイメージアップ

「いち早く感染症対策を行なっていること」自体が、新たな転職先選びのポイントになりつつあります。オンライン面接を導入することは、求職者に対する配慮をアピールすることにもなるのです。

また、オンライン面接という新しい取り組みをすぐに取り入れる風土や体制そのものも、求職者にとって魅力的に映るはず。企業のイメージアップにつながります。

面接録画で冷静な分析が可能に

オンライン面接に使われるツールには、録画機能が搭載されている場合があります。この録画機能を使えば、面接の内容を面接担当者以外にも共有することが可能。面接担当者の所感だけで評価を決めるのではなく、第三者の意見も踏まえて採用活動を進めることができます。

面接録画で選考スピードアップ

面接に社長や役員等が参加する場合、日程の調整や多忙な役員のスケジュール確保に苦労することも少なくありません。「日程調整に手間取っているうちに、求職者から選考辞退を告げられてしまった…」という経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

オンライン面接なら、選考のスピードアップも実現可能。あらかじめ質問内容を決めておき、録画した面接を共有すれば、社長や役員も、実際に面接に同席せずとも選考に参加することが可能です。結果として、選考にかかる時間を短縮できます。

面接録画を面接官の教材に

面接での対応や見極めは、どうしても属人的なものになりがち。「スキルアップのために」と、面接担当者のほかに社員を同席させれば、人数が増えたことで今度は求職者が緊張・萎縮してしまい、選考に影響を及ぼしかねません。

こうした課題に対しても、オンライン面接の録画機能が役立ちます。録画された実際の面接の様子を見れば、面接官の質問の投げかけ方、求職者とのやりとりの流れ等を実践的に学ぶことが可能。面接官としてのスキルアップにつながります。

▼オンライン面接ツールの中でも特に企業からの人気が高いZoomを活用した「簡単！Zoomでオンライン面接入門」の資料を以下から無料でダウンロードいただけます▼ 

オンライン面接のデメリット

ここまで、オンライン面接のメリットをお伝えしてきましたが、もちろんデメリットも。対面面接とは異なる、オンライン面接ならではの難しさや課題になりがちな点について、お伝えします。

距離感が生じやすい

初対面の人とコミュニケーションを取ることになる、面接の場。画面越しでは、その場の雰囲気や微妙な表情、声のニュアンスがやや伝わりづらくなり、どうしても距離感が生じやすい点はデメリットのひとつです。相手が緊張してしまい、本来のポテンシャルを発揮できない、ということもあるでしょう。

求職者の見極めが難しい

短い面接時間の中で、相手の人となりや自社で活躍できそうな人物かどうかを見極めることは、ただでさえ難しいもの。面接担当者として、会話の中での受け答えの内容だけでなく、話している時の表情や仕草などをチェックしている方も多いと思います。

しかし、オンライン面接では、どうしても細かな表情や仕草の変化が読み取りにくくなってしまうもの。見極めの難易度は上がると考えてよいでしょう。

通信障害の可能性

採用企業と求職者側、双方で通信トラブルに見舞われる可能性があります。通信回線の不具合、誤操作、映像や音声のズレなど、予期せぬトラブルが起こる可能性をまったくなくすことはできません。

パソコンやスマホが苦手な人には難しい場合がある

オンライン面接をスムーズに進めるためには、まずは面接担当者自身が利用するツールについてしっかりと理解を深めておくことが大切。面接は多くの個人情報を扱う場でもあるため、セキュリティに対する意識も不可欠です。

また、求職者の中にはPCやスマートフォンの扱いに不慣れな方も。こうした方々にとって、オンライン面接は「ハードルが高いもの」として敬遠される可能性もあります。

オンライン面接のデメリットを解消する方法

「デメリットがあるなら、導入は見送ろうかな…」と諦めるのは、少し早いかもしれません。しっかりと対策すれば、上記のデメリットは解消できるはずです。ここでは、オンライン面接をスムーズに行なうためのポイントやアドバイスをご紹介します。

アイスブレイクとリアクションで距離感をうめる

対面面接の場合は、面接会場までの移動時間やオフィス内の見学等、「面接以外のコミュニケーションの場」が、相手の緊張をほぐすために役立っていることも少なくありません。しかし、オンライン面接ではこうした場を設けることができません。しかも、先程紹介した通り、画面越しのコミュニケーションはただでさえ距離感が生じやすいのです。

そこで意識したいのは、面接をはじめる前の「アイスブレイク」の時間。選考とは関係のない雑談を挟むだけでなく、アイスブレイク用に用意した簡単な動画を流すのも有効です。たとえば、一緒に働く現場社員からのメッセージや、担当面接官の自己紹介動画など、会社や仕事の魅力付けも兼ねたコンテンツにすることも可能です。

そのほか、リアクションを大きめに取ることも重要です。「対面時の1.5倍」を意識して、表情や話す時の抑揚などを工夫しましょう。対面に比べて、相手の表情や仕草が見えにくくなるオンライン面接。相手の反応を引き出すためにも、まずは面接官が大きめにリアクションを取ると効果的です。

「事実」で基づく判断で適切な見極め

画面の中の限られた情報から、相手を判断することになります。そのため、相手の顕著な特徴に引っ張られて全体の評価・印象が歪められる現象（『ハロー効果』といいます）が起きやすくなるようです。

たとえば、テンポや感じの良い会話から、コミュニケーション能力を過大評価してしまう。画面の暗さやカメラの位置がイマイチなだけで「暗い人」という印象を持ってしまう…といったケースも。「印象」や「雰囲気」ではなく、実際の行動・発言など、「事実」をもとに判断するようにしましょう。

通信トラブル時のルールを事前に連絡

オンライン面接に通信トラブルはつきもの。「オンライン面接のツールに接続できない」「途中で通信が途切れてしまった」など、なにか問題が起きた時の連絡手段をあらかじめ決めておきましょう。

もちろん、トラブル時の連絡手段には面接に使うツール「以外」の方法を選択。チャットや電話など、確実に相手と連絡が取れる手段を決め、求職者に伝えておくことが大切です。

 オンライン面接（動画面接）のマニュアルを事前に送付

「オンライン面接ははじめて」という求職者も少なくありません。詳細な接続方法や操作方法を面接のリマインドメールに記載したり、簡単にマニュアル化してメールに添付したりすると、求職者の方も安心して面接に臨むことができます。

利用するツールによっては、事前にアプリのインストールが必要な場合も。事前のメール等で、案内文を添えておくと親切です。

上記の画像は『Skype』を利用する場合の流れと案内文の一例。Skypeを活用したオンライン面接については別ページに詳細をまとめておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

▼オンライン面接ツールの中でも特に企業からの人気が高いZoomを活用した「簡単！Zoomでオンライン面接入門」の資料を以下から無料でダウンロードいただけます▼ 

オンライン面接のルール・マナー

オンライン面接導入までの流れや実施のコツが理解できたところで、次はより具体的な「オンライン面接時に気をつけたいマナーやルール」をお伝えします。

実施場所が自宅等であることも多く、対面面接に比べてリラックスして行なえるのはオンライン面接のいいところ。とはいえ、あくまで会社の顔でもある人事・採用担当者として、きちんとしたマナーを心得ることが必要です。以下、詳しくポイントを解説していきます。

オンライン面接の服装

基本的に、身だしなみや服装については対面面接と同様と考えて構いません。スーツやジャケット＋スラックスなど、きちんとしていて清潔感のある格好で臨みましょう。事実、求職者に向けたオンライン面接に関するアンケートでも、「採用担当者にもきちんとした格好で参加してほしい」といった声が寄せられています。

もちろん、企業ごとにカラーや社風、事業内容等も異なりますので、それぞれの特徴や事情を考慮した上で、TPOをわきまえた服装を選べばOKです。

オンライン面接のカメラ角度と目線

オンライン面接では、カメラの角度や映り方、目線の高さなどが印象を大きく左右することも。事前に機器をセッティングして、映り方を確認しておきましょう。

カメラの位置が低いと、相手を見下ろしているような印象を与えてしまいます。目線と同じ高さにカメラが来るよう、設置する位置を調整しておくと良いです。

また、PCやスマートフォンのカメラは機器の上部についている場合が多く、画面に映る相手の顔だけを見ていても目が合うことはありません。画面だけでなく、時折カメラにも目を向けるようにすると、相手も安心感を持って会話を進めることができるでしょう。

オンライン面接のツール比較

オンライン面接に利用できるツールは様々。それぞれに使い方や機能、特徴が少しずつ異なりますので、自社の採用活動のスタイルに合うもの、使いやすいものを選びましょう。この項目では、代表的な4つのツールについて紹介します。

ZOOM（ズーム）

■ZOOMとは…
オンライン面接が普及しはじめてから、比較的多く耳にするツールではないでしょうか。好きな画像をバーチャル背景に設定することができ、アイスブレイクのネタにつかったり、名刺代わりに名前や肩書を記載したり…と、工夫を凝らしている人も多いようです。

■特徴
大きな特徴は、上記のように設定できるバーチャル背景の自由度が高いこと。また、会議等の予約設定、画面録画、画面共有も可能です。無料版だと1回40分の時間制限があります（有料版は無制限）。

■つなぎ方
企業側の準備は、「アカウント作成→ミーティングのスケジュール登録後、URLを求職者に共有」。求職者側は、「アプリのインストール→送られてきたURLに接続」。

Skype（スカイプ）

■Skypeとは…
Microsoftが提供しているサービス。今回取り上げた4つのツールの中では1番歴史の長いサービスなので、個人的にアカウントをお持ちの方もいるかもしれません。

■特徴
背景にぼかしをかける機能を搭載。そのほか、会議等の予約設定、画面録画、画面共有が可能。1日あたり最長10時間、1回あたり最長4時間の利用が可能です。利用前にアプリのインストールや連絡先への追加等が必要になります。

■つなぎ方
企業側の準備は、「アプリをインストール→アカウントの発行→連絡先追加を求職者に依頼」。
求職者側は、「アプリをインストール→アカウント発行→『連絡する』ボタンで申請→『ビデオ通話』で発信・接続」。

Whereby（ウェアバイ）

■Wherebyとは…
ノルウェーの会社が提供しているサービス。オンライン面接・会議ツールとしての知名度はやや低めかもしれません。ただし、今回取り上げる4つのサービスの中では、唯一時間制限がないサービスです。

■特徴
運営会社がノルウェーだということもあり、公式サイトの説明書きはすべて英語。バーチャル背景の設定、会議等の予約設定、画面録画（有料版で可能）はできませんが、利用時間に制限がないことが特徴です。また、画面共有は可能。接続方法もシンプルです。

■つなぎ方
企業側の準備は、「アカウント・ルーム作成→ルームのURLを求職者に共有」。
求職者側は、「ルームURLにアクセスして接続」。

Google Meet（グーグルミート）

■Google Meetとは…
元々は、Googleがサブスクリプション型で提供するグループウェアツール『G Suite』ユーザーのみ利用できるものでしたが、2020年5月以降は誰でも利用可能になりました。Googleアカウントはすでにお持ちの方も多いはず。シンプルかつ気軽に使えるツールです。

■特徴
バーチャル背景の利用はできませんが、そのほか会議等の予約設定、画面録画、画面共有等は可能。利用は1回につき最長60分ですが、2020年9月30日までは時間制限なしで使えます。

■つなぎ方
企業側の準備は、「Googleアカウントの作成→『ミーティングを開始』をクリック→『今すぐ参加』をクリック→URLを求職者に共有」。
求職者側は、「共有されたURLにアクセスして接続」。

エン転職がオンライン面接サポート

いかがだったでしょうか？

まだオンライン面接の経験がない方、ビデオ通話やWeb会議システムを使ったことがない方は、この機会にぜひご自身の業務でも利用してみることをおすすめします。多くの企業・求職者に広く受け入れられている手法ですから、実際に触って使い方を知る・まずは導入してみることに損はないはず。

また、『エン転職』は新型コロナウイルスの感染拡大の影響が出る前から、オンライン面接の導入を進めてきました。実際に採用の現場で培ったオンライン面接のノウハウをもとに、実践的な採用・選考のアドバイスができるはず。

まずは無料相談だけでも構いませんので、ぜひ『エン転職』にお問い合わせください。

▼オンライン面接ツールの中でも特に企業からの人気が高いZoomを活用した「簡単！Zoomでオンライン面接入門」の資料を以下から無料でダウンロードいただけます▼ 

​​​​​​​